Сноски, примечания, прямая речь

В машинописных работах часто встречаются сноски, приложения, примечания, прямая речь и цитаты.

Сноски – это текст, помещаемый в самом низу страницы отдельно от основного. Сноску обозначают цифрой. Если на страницах текста встречается по нескольку сносок, их обычно обозначают цифрами в возрастающем порядке. Знак сноски в тексте пишут на пол-интервала выше строки текста без пробела после слова, к которому сноска относится. Если сноска относится к цитате, то ее знак пишут после кавычек.

Сноску печатают внизу страницы под чертой, которую делают при помощи знака переноса длиной в 15 ударов на расстоянии двух интервалов от основного текста. Сноску пишут через один интервал. В зависимости от размера сноски нижнее поле делают шире. В среднем на одну сноску оставляют снизу 2 см., если сноска большого размера, необходимо сначала отметить карандашом конец странице. Все сноски печатают на той странице, к которой они относятся. Если текст кончается в середине листа, то сноску пишут внизу листа на уровне отметки нижнего поля. Разрывать сноски и переносить их со страницы на страницу нельзя. При нескольких сносках между ними делают два интервала. Каждую сноску пишут с красной строки.

Сноску можно вставлять автоматически: меню Вставка – Ссылка – Сноска.

Примечание – это объяснение к тексту. Текст примечания, пишут через один интервал. Первую и последнюю строки примечания отделяют от основного текста двумя интервалами. Слово «примечание» пишут прописными буквами от левого поля.

Если примечание одно, его пишут в одну строку со словом «Примечание».

Если примечания печатают на отдельных страницах, то их обычно выносят в конец печатного издания.

Приложения и основания оформляются по тем же правилам, что и примечания.

Прямая речь – точно воспроизводит чужое высказывание и сопровождается авторскими словами, поясняющими, кому принадлежит речь и при каких условиях она произнесена.

Если прямую речь начинают с абзаца, то перед ней ставят тире. Прямую речь, записанную в строку текста, заключают в кавычки, а авторские слова отделяют знаком тире.

Цитаты – дословно приведенные выдержки из высказываний и сочинений разных авторов. Цитаты заключают в кавычки и сопровождают ссылками на источник. В случае, когда фраза приводится не полностью, то в местах пропуска текста ставят отточия (…).

Если цитата включается в текст в качестве самостоятельного предложения, то ее пишут так же, как основной текст.

 

2.3.8. Модели и варианты синтаксических конструкций

Составителю документа нетрудно построить стилистическую конструкцию – предложение или несколько предложений в едином целом, если он будет располагать набором готовых, уже проверенных долголетней практикой конструкций или фраз и словосочетаний, по аналогии с которыми можно было бы сформулировать свою мысль. Рассмотрим примеры.

Модель синтаксической конструкции. Варианты ее реализации

Извещаем, что… …мы сократили на месяц срок

поставки запрошенных

Вами деталей.

Доводим до Вашего сведения, … завод «Прогресс» прекратил

что… производство автосамосвалов

прежней конструкции.

Начало не должно повторять того, что будет сказано в теме письма; оно вводит адресата в поставленную проблему. Рассмотрим примеры.

МОДЕЛИ ВЫРАЖЕНИЙ, ОБЪЯСНЯЮЩИХ МОТИВЫ:

В порядке оказания технической помощи…

В связи с тяжелым положением…

В связи с проведением совместных работ…

В соответствии с письмом заказчика…

В соответствии с протоколом…

В целях усиления охраны государственного имущества…

В ответ на Вашу просьбу…

В подтверждение нашего телефонного разговора…

В подтверждение нашей договоренности…

Предлагаемые варианты являются наиболее распространенным началом стандартного делового письма.

Если автор – лицо юридическое, то действия передаются: от третьего лица единственного числа,

например:

Завод «Прогресс» не возражает…

Кооператив «Поиск» гарантирует…

Совместное советско-английское предприятие «Рэнк ксерокс» предлагает…

от третьего лица множественного числа, например:

Дирекция, профсоюзный комитет завода «Прогресс» убедительно просят…;

от первого лица множественного числа,

Например:

Просим…

Сообщаем…

Подтверждаем…

Если автор – лицо физическое, то действия передаются:

от первого лица единственного числа, например:

Прошу…

Ставлю Вас в известность…

Довожу до Вашего сведения…

от первого лица множественного числа,

Например:

Поздравляем…

Поддерживаем…

Одобряем…

Мы получили Вашу телеграмму…