Генеральный директор несет ответственность за обеспечение инфраструктурой и ресурсами архива ПСД.

Исполнительный директор, заместитель исполнительного директора по проектированию несут ответственность за контроль работы архива, принятие решений по совершенствованию архивного дела и делопроизводства.

4.3 Руководитель СКВиА несет ответственность за:

· организацию приемки, учета, выдачи, списания, восстановления, внесения изменений документации, принятой на хранение;

· соблюдение условий обеспечения сохранности документов;

· предотвращение утрат и несанкционированного уничтожения документов;

· соблюдение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных в организации.

Инженер II категории СКВиА несет ответственность за архивирование разработанной проектно-сметной и другой технической документации.

4.5 Ответственный за нормативно-техническую документацию несет ответственность за регистрацию и хранение типовых проектных решений в архиве организации (МИ 3.01).

4.6 Руководители и сотрудники проектных подразделений несут ответственность за:

· подготовку комплектов документов и их сдачу в архив ПСД;

· обеспечение качества проектной продукции, внесение изменений в рабочие экземпляры, при необходимости.

4.7 Главные инженеры проектов (ГИП) несут ответственность за:

· техническое руководство проектированием объектов строительства,

· контроль обеспечения качества проектной продукции.

Начальник СИТ несет ответственность за организацию и контроль в области автоматизации управления и производства проектных работ архива PW.

4.9 Руководитель СлМК несет ответственность за управление настоящей ДП (СТП 0.01).

4.10 Уровень ответственности за функционирование и соблюдение процедуры определен соответствующими должностными инструкциями, положениями о подразделениях и Матрицей ответственности за элементы СМК в соответствии с требованиями ISO 9001:2015.

Требования настоящей ДП обязательны к применению генеральным директором, исполнительным директором, заместителем исполнительного директора по проектированию, главными инженерами проектов, начальником СИТ, руководителем, инженером II категории СКВиА, ответственным за нормативно-техническую документацию, руководителями и сотрудниками проектных подразделений.

 

Порядок учета и хранения проектной продукции (ПСД)

5.1 Общие положения

Подлинники проектной, рабочей и иной технической документации подлежат хранению в архиве организации в бумажной и электронной формах, если иное не оговорено договором с заказчиком документации.

Подлинники текстовых документов в бумажной форме хранят как в сброшюрованном, так и несброшюрованном виде (полистно) - в папках.

Подлинники документов в электронной форме хранят в автоматизированной информационной системе «Архив электронного хранилища».

5.1.4 В состав документации на бумажном носителе, подлежащей учету и хранению в архиве СКВиА, включают:

· подлинники и копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами, представляемой на хранение (Р 3.01);

· копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями (субподрядными организациями: инженерные изыскания и т.п., СТП 3.02);

· разрешения на внесение изменений (СТП 4.02);

· документацию повторного применения (типовую) (МИ 3.01).

5.1.5 В состав документации в электронном виде, подлежащей учету и хранению в Архиве электронного хранилища в каталоге «PDF» разрабатываемого комплекта, включают:

· текстовую и графическую часть проектной документации;

· расчетные материалы конструктивных и технологических решений в ПД (МИ 3.02);

· разрешения на внесение изменений (СТП 4.02);

· заключения экспертных организаций (СТП 3.11);

· сопроводительную документацию процесса проектирования (переписка с заказчиком);

· инженерные изыскания (СТП 3.02).

 

5.2 Требования к приему на хранение подлинников электронных документов

Подготовка и передача комплектов документов в СКВиА

Разрабатываемые проектными подразделениями части проектной документации: графическая часть, исполняемая в чертежах формата DWG, текстовая часть проектной документации и расчеты - подлежат передаче в Архив электронного хранилища (приказ № 57 от 26.07.2013г. «О формировании электронного архива»).

5.2.1.2 Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.

5.2.1.3 Алгоритм разработки, подготовки и передачи комплектов документов в СКВиА. Сотрудники проектных подразделений:

· разрабатывают комплекты документов в выделенном им каталоге хранилища документов (Р 3.01);

· подготавливают комплекты к сдаче в СКВиА:

Ø внедряют все внешние ссылки;

Ø проверяют документы на отсутствие ошибок;

Ø очищают документы от неиспользуемых объектов;

Ø вставляют электронные подписи в основную надпись документов (МИ 2.13);

Ø готовят PDF версию комплектов документов;

Ø размещают PDF чертежи в каталоге PDF разрабатываемого комплекта;

Ø устанавливают конечный статус документов;

· передают комплекты в СКВиА, посредством регистрации разрабатываемого комплекта на специальном сайте http://archive/registration, согласно инструкции размещенной непосредственно на сайте;