Расшифровка отдельных категорий документов

— первичные составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов и др.

— сводные оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Например, материальные отчеты, кассовые отчеты, товарные отчеты.

— распорядительные — документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают провести операцию, но не удостоверяют ее совершение.Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчётного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т.д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций;

— исполнительные (оправдательные) — только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приема-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие произведенные расходы, счета­фактуры на проданную продукцию и др;

— документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или в целях подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений и т.п.;

— комбинированные — одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т.д.

— разовые — применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой

для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета­фактуры, расчетно­платежные ведомости и т.д.;

— накопительные — составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что сводный документ составляется постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно­заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д

— внутренние — составляются в организации для отражения текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно­ платежные ведомости и т.д.;

— внешние – заполняются вне пределов данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета­фактуры, выписки банка, товарно­-транспортные накладные и др.

— Группировка — это подборка документов в однородные группы не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.

— А рифметическая проверка — контроль арифметических подсчетов итогов, правильности отражения количественных и стоимостных показателей.

— Таксировка документов — выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы.

— Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции.

После записи документов по бухгалтерским регистрам происходит их погашение, которое оформляется приложением к каждому документу штампа «получено» или «погашено».

Такое погашение следует проводить для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использования уже проведенных документов.