Особенности электронного документооборота в коммерческой сфере

Коммерческая сфера специфична, для нее крайне важна документированность результатов. Хотя бы для того, чтобы при возникновении какой-нибудь юридической коллизии, необходимые документы можно было предоставить в суде. Поэтому документ, хоть бумажный, хоть электронный, для коммерческой сферы играет огромную роль.

Документооборот в коммерческой организации может вестись по трем направлениям:

— удостоверение правоотношений;

— налогообложение;

— бухгалтерский учет.

Как правильно его организовать? Есть два способа. Первый основан на ст. 160 Гражданского кодекса РФ, второй — на целом ряде принятых нормативно-правовых документов:

— Гражданского кодекса РФ, часть I;

— Налогового кодекса РФ, часть II;

— ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

— ФЗ от 6.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Ст. 160 ч. I Гражданского кодекса РФ («Использование при совершении сделок <...> электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотр енных <...> соглашением сторон») говорит, что любые взаимоотношения в сфере электронного обмена должны быть письменно подтверждены контрагентами. С одной стороны, данная статья не ограничивает практику применения электронной подписи, но с другой — кроет в себе и крупные недостатки:

— большое количество договоров при большом количестве контрагентов;

— п роблема применения электронной подписи вне системы корпоративного документооборота.

Как их обойти? Решения могут быть следующими…

ФЗ №63 говорит о необходимости аккредитации удостоверяющих центров. Электронная подпись аккредитованного центра должна приниматься всеми сторонами без исключения. А раз так, то в данном случае совершенно не обязательно иметь соответствующие договора. Об этом говорит п.1 ст. 11 ФЗ от 6.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: «Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное <...>». Таким образом, при наличии усиленной квалифицированной подписи вы можете производить обмен документами абсолютно со всеми контрагентами по всей территории России.

На сегодняшний день в РФ существует 119 аккредитованных удостоверяющих центров.

Проблема с подписанием огромного множества документов при наличии большого количества контрагентов также решаема. В качестве примера можно привести опыт Федеральной налоговой службы России. Для решения задачи ФНС проделала три шага:

— Назначила специальных операторов электронного документооборота. (Оператор электронного документооборота <...> — организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота <...> в электронном виде с использованием электронной подписи).

— Создала сеть доверенных удостоверяющих центров. (Сеть доверенных ОЭД – добровольное объединение операторов электронного документооборота).

— Позволила операторам заключать договорные отношения. (Ответственность доверенного ОЭД перед участниками информационного взаимодействия при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи регулируется законодательством Российской Федерации и условиями договоров, заключенных между ними).

В результате любой контрагент, при желании обмениваться документами внутри сети, имеет право присоединиться к ней. Для этого ему необходимо просто подписать соответствующее соглашение с оператором. Таким образом, и законодательство соблюдено, и контрагенты имеют возможность обмениваться электронными документами друг с другом.

Вывод, сделанный исполнительным директором НАЭДО Владимир Карпов по итогам выступления, сводится к следующему: существующие в России нормативно-правовые акты позволяют любой организации в законных рамках в полном объеме использовать юридически значимый электронный документооборот.

Учитывая определенные характеристики и признаки, присущие юридическому документу, можно сделать вывод что юридический документ - это имеющий значение для юридической практики документ, вовлеченный в правовое регулирование посредством практической деятельности участников правовых отношений, к составлению и содержанию которого предъявляется ряд требований.