Вопрос 11. Система отчетной документации

Отчетная документация состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени (декада, месяц, квартал, полугодие, год). Эта документация в деятельности государства и организации выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

Анализ отчетной документации дает возможность руководству корректировать деятельность как самой организации, так и подведомственной системы, совершенствовать организационную структуру, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансовыми, материальными и иными ресурсами.

Отчетная документация состоит из нескольких комплексов.

Государственная статистическая отчетность является обязательной для всех учреждений, организаций, предприятий России. Формы документов плановой отчетности разрабатываются Росстатом РФ. Порядок составления и оформления таких документов государственной статистической отчетности установлен специальным постановлением Госкомстата РФ.

Ведомственная отчетность устанавливается министерствами и ведомствами. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции органов межотраслевой координации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений. Центробанк, Налоговая служба, Министерство финансов разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности.

ФОИВ, выполняющие функции отраслевого управления, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для учреждений и организаций конкретной отрасли. Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в определенные сроки соответствующим территориальным органам (печатная и электронная копия документа).

Внутриучрежденческая отчетность о выполнении планов, заданий, поручений руководства составляется каждой организацией. Внутриучрежденческие отчеты готовятся специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Отчетные документы могут называться «Отчет» или «Справка» (отчетного характера) и составляются по различным направлениям деятельности организации:в целом о деятельности организации или структурного подразделения (отчет вуза и кафедры), о результатах научно-внедренческой деятельности, о командировках, о результатах рекламной деятельности, о выполнении разовых мероприятий и т. д.

Отчет– это документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме, порядок ее составления и оформления аналогичен другим управленческим документам. При составлении внутренних отчетов учитывается их назначение и круг рассматриваемых вопросов.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартом листе бумаги.Обязательными реквизитами отчета или справки являются:

· наименование организации;

· наименование структурного подразделения (если это отчет о работе подразделения);

· название вида документа;

· дата, номер документа

· место составления;

· заголовок к тексту;

· подпись;

· гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указываются: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии», «Отчет о работе отдела обслуживания» и др.); отчетный период (за 1 квартал, за первое полугодие 2017 г., за 2015–2016 год).

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. К отчету могут прилагаться пояснительная записка и различные справочные материалы.

Отчеты о работе структурного подразделения подписываются руководителем подразделения, о работе организации в целом – руководителем организации, о работе сотрудника – самим составителем. Отчет о работе организации утверждается руководителем организации или вышестоящим органом. Датой отчета является дата его утверждения или вынесения резолюции.