Каковы функции секретариата редакции? Кто руководит им и как организована его работа?

Секретариат редакции. Это организационно-творческий центр оперативного управления ее коллективом. Не случайно его называют штабом редакции – его задачи и обязанности во многом сходны с задачами и обязанностями штаба воинской части. Если редактор, его заместители и редколлегия определяют стратегию редакции, то секретариат, которым руководит ответственный секретарь, разрабатывает ее тактику. И принимает меры к ее воплощению в деятельности коллектива.

В задачи секретариата входят разработка моделей периодического издания и работы коллектива, планирование его деятельности, координация всех его творческих подразделений, подготовка номеров газеты и руководство процессом ее выпуска. К этому присоединяются обязанности по руководству техническими службами редакции, поддержанию трудовой, производственной дисциплины в коллективе. Секретариату непосредственно подчиняется отдел иллюстраций редакции. Кроме того, он осуществляет оперативный повседневный контроль за деятельностью всех творческих отделов и ее результатами.

Полифункциональный, разносторонний характер обязанностей секретариата, фактически охватывающих большую часть всех творческих и производственных процессов, протекающих в редакционном коллективе, определяет и требования, предъявляемые к его сотрудникам. Прежде всего к ответственному секретарю редакции. От его знаний и умений зависит не только процесс подготовки и выпуска каждого номера газеты, но и поддержание творческой атмосферы в редакции.

Ответственный секретарь вынужден быть в определенном смысле универсалом. Он первым определяет судьбу материала, представленного ему отделом, и включает его в состав очередного номера или возвращает для доработки, объясняя автору каковы недостатки и как их устранить. Ему приходится разбираться в особенностях всех жанров публикаций, образующих жанровую систему материалов газеты. Он редко выступает на полосах своей газеты как публицист – у него нет времени для сбора информации и ее разработки, но он должен уметь писать не хуже других журналистов редакции – и на этом держится его авторитет как одного из руководителей творческого коллектива. Особое значение имеют его знания и умения в области дизайна газеты – ее верстки, оформления и иллюстрирования, его мастерство в использовании технической базы редакции, новых технических средств. Заметим, что нередко ответственный секретарь непосредственно выполняет и обязанности бильд-редактора, отвечающего за редактирование всех иллюстраций газеты и высокий эстетический уровень ее дизайна. Сочетание инициативности с требовательностью, высокая работоспособность, умение инициировать новые свежие идеи и помогать их реализации – качества профессионального ответственного секретаря газетной редакции. И если мы утверждали прежде: каков главный редактор, такова газета, то теперь уточним: каковы редактор и ответственный секретарь, такова и газета.

В секретариате крупной ежедневной газеты, состоящем из ответственного секретаря, его заместителей и других сотрудников, устанавливается достаточно четкое разделение труда. Обычно ответственный секретарь руководит секретариатом, отвечает за планирование работы редакции и выпуска газеты. Кроме того, как член редколлегии, он принимает участие в обсуждении и решении всех важнейших вопросов жизни коллектива. Иногда он сочетает, по должности, обязанности одного из заместителей главного редактора и ответственного секретаря. Основная обязанность его заместителей – подготовка очередных номеров газеты: их планирование, редактирование материалов, макетирование полос, поочередное дежурство на выпуске. При этом каждый из заместителей, ведущий очередной номер, отбирает из материалов, подготовленных отделами редакции, самые важные и актуальные – в соответствии с планом номера или сетевым графиком – и объединяет их в органичное целое – газетный выпуск. Выполнение этой задачи облегчается при существовании в редакции единой компьютерной системы. Персональный компьютер сотрудника секретариата позволяет ему свободно и быстро формировать и макетировать полосы номера, пополняя их материалами из запаса, проверять выполнение редакционного плана, редактировать тексты и т.п.

При оптимальной организации труда в редакции редактирование всех материалов номера, как и их заголовков, производится в отделах. В секретариате лишь завершают эту работу – удаляют лишнее, как говорят, «выжимают воду», уточняют формулировки и т.п.

Структура секретариата и организация его работы зависит, понятно, от уровня периодического издания. В редакции небольшой региональной – городской или районной газеты секретариат обычно представлен одним ответственным секретарем. Ему приходится выполнять все обязанности, связанные с оперативным управлением редакционным коллективом, подготовкой и выпуском издания.

Изменение структуры редакции может привести и к изменению функций секретариата. При плоской структуре коллектива и утверждении института ведущих редакторов, сосредоточивающихся на планировании и формировании номеров газеты, задачи секретариата сужаются – он отвечает лишь за руководство процессом производства номера, его набора, верстки и выпуска.

С формированием в нашей стране информационного рынка ответственный секретарь становится в редакции одним из важнейших ее менеджеров, отвечающих за укрепление её экономической базы. К его обязанностям присоединяется необходимость поддержания непрерывных контактов с коммерческими службами редакции, в частности с отделом рекламы. Вместе с руководителем этого отдела он определяет место рекламных и частных объявлений в номере, их распределение по полосам, следит за их сочетанием с другими публикациями.