Роль информации в системе гос и муниципального управления

Поведение человека обусловлено определенной полученной, усвоенной и обработанной им информацией. Под информацией понимается совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека.

Управленческая информация – это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации. Информацию об объектах управления и происходящих в них событиях и процессах не без основания называют их своеобразной моделью, а также словесным или цифровым портретом.

Ценность информации может рассматриваться с двух позиций:

· ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность)

· ценность с точки зрения понесенных затрат.

Информация, в отличие от товара, при передаче остается у источника (продавца).

Особенностями информации как ресурса являются ее неисчерпаемость, сохраняемость, возможность параллельного использования, легкость передачи.

Правильность действий руководителя зависит от того, располагает ли он достаточно полной информацией об управляемом объекте, и чем сложнее объект, тем больший объем информации ему необходим для управления. Быстрое получение всех видов информации является одной из предпосылок ускорения развития производства. Но одновременно при этом возрастает и роль самого менеджера, призванного на основе получаемой информации своевременно принимать ответственные решения в быстроменяющейся обстановке. Чем полнее удовлетворены информационные потребности руководителей в области планирования и прогнозирования, учета и регулирования производства, изучения потребительского спроса, финансовой деятельности и т.д. тем выше будет производительность его управленческого труда.

Но, к сожалению, менеджеры иногда не в полной мере используют доступную информацию, несмотря на приписываемую ей первостепенную роль в процессе управления, т. к. работники управленческой сферы иногда оказываются завороженными обилием информации и статистических данных. Информация будет бесполезной до тех пор, пока, менеджер не знает как ее осмыслить, оценить и как действовать на ее основе. Поэтому очень важно, чтобы менеджер получал относительно систематизированную информацию, которая бы помогала в совершенствовании его управленческой деятельности.

Понятие «информация» достаточно широко используется в обычной жизни современного человека. Информация – это ценнейший интеллектуальный ресурс в системе жизнеобеспечения общества, важнейшая часть его интеллектуальной собственности, доля которой постоянно возрастает. Особенно велико её значение (процессов сбора, хранения, переработки и использования) в управлении общественными делами, социальными процессами

1.Информация в системе государственного управления должна собираться, анализироваться и использоваться с учетом особенностей уровня и специфических особенностей субъекта управления, для каждого из которых должны быть разработаны новые или адаптированы разработанные алгоритмы, формы, способы и методы применения управленческой информации. На уровне силовых министерств и ведомств как федерального, так и регионального уровня управленческая информация в большей мере используется при введении в действие подведомственных структур. На уровне министерств и ведомств социальной направленности в большей мере она выстраивает вертикаль прохождения социальных решений на всех уровнях государственного управления. На региональном уровне управленческая информация в большей мере ориентирована на взаимодействие информационных потоков по вертикали вверх с федеральными органами и по вертикали вниз — с муниципальными органами управления.
2. Управленческая информация больше всего ориентирована на взаимодействие информационных потоков с системообразующими организациями, а не на границы существующих моделей органов государственного управления. В такой системе управленческая информация носит характер более мягкого воздействия на объект хозяйственного управления, отсутствует жесткий диктат, при этом она выполняет роль обобщения и информирования. Управленческая информация государственной системы, таким образом, охватывает и уровень муниципального управления и становится системообразующей для цельного механизма государственного и муниципального управления. То есть особенность управленческой информации заключается именно в том, что она пронизывает все звенья муниципального управления, и образует коммуникационную вертикаль управленческой системы.

Управленческий цикл начинается и заканчивается анализом информации

требования к информации используемой при принятии решений в системе государственного управления и оказании государственных услуг:

1) полезность – информацию можно использовать для принятия обоснованных решений;

2) актуальность – информация реально отражает в каждый момент времени состояния среды организации;

3) своевременность – если информация получена позже необходимого срока, она уже не может повлиять на принятие решения;

4) достоверность (правдивость) – достаточно точное воспроизведение объективного состояния среды. Учитывая условия конкурентной борьбы, при которых нередко сознательно искажается реальная действительность, этот принцип требует повышенной надежности источников данных и отсутствия фальсификаций. Важным средством борьбы против дезинформации являются множественность источников и анализ полученных сведений на непротиворечивость;

5) релевантность – отсутствие лишней (ненужной) информации, получение информации в точном соответствии со сформулированными требованиями и избежать работы с ненужными данными. Это требование к информации взаимосвязано с требованием целенаправленности данных – их ориентация их на конкретные цели и задачи. В условиях постоянного расширения информационного поля особо важно суметь выделить наиболее важную информацию, отбросив все лишнее, несущественное.

6) полнота (достаточность) – учет всех необходимых данных, для объективного учета всех факторов, формирующих либо оказывающих влияние на состояние и развитие среды;

7) сопоставимость (согласованность и информационное единство)– возможность сопоставлять данные разных временных периодов и разных объектов наблюдения по сходным информационным группам, информацию вторичную и первичную

Отсутствие необходимой информации, использование недостоверных или неактуальных данных являются причиной серьезных просчетов в принятии решений. Целью использования информации, прежде всего, является уменьшение неопределенности в процессе принятия решений. Поэтому прежде чем приступить к сбору и анализу информации, необходимо представлять какие именно данные и для чего вы хотите получить.

Основное орудие информационных техно­логий — современная индустрия массовой информации. Инфор­мация как элемент управленческого воздействия пронизывает все способы управления, и поэтому рассматриваемые методы ре­ализуются в составе всех других методов. Самостоятельно дей­ствующими они являются в политике и специализированных отраслях духовной жизни: в науке, идеологии, телерадиовеща­нии, печати и др.

Информационные технологии нацелены как на косвенное, так и на прямое влияние на управляемых. Они формируют соответ­ствующие алгоритмы действий, ориентации и установки, убеж­дения и культурные (или контркультурные) образцы, способ­ствуют интеграционным или дезынтеграционным процессам. Ин­формационная деятельность превратилась в специализирован­ную функцию системы и составляет неотъемлемый элемент лю­бого вида управленческой деятельности и отношений — комму­никативные взаимосвязи. Для нормального функционирования властей в условиях, когда возникла «система вездесущих средств массовой информации» нужно сделать их «составной частью управле­ния» [7]. Огромная роль СМИ в жизни государства и общества побудила органы власти к созданию законодательной базы их функционирования.

• разработан новый подход к технологии анализа и применения информации в управлении, заключающийся в том, что происходит не просто поэтапный процесс ее сбора, накопления, обработки, передачи, хранения и представления информации, а селекция на всех этапах технологического цикла в интерактивном коммуникационном процессе всех субъектов, участвующих в сборе, кодировании/декодировании, передаче, обработке и использовании информации. Применение этих новых подходов в государственном управлении позволит перейти на качественно новый уровень выработки и принятия управленческих решений;

• выделена важнейшая особенность управленческой информации, заключающаяся в том, что она пронизывает государственное муниципальное управление и образует коммуникационную вертикаль управленческой системы. Несмотря на то, что вертикаль власти прерывается на региональном уровне, трансформируясь в систему местного самоуправления, управленческая информация не встречает препятствий на стыке государственного и муниципального управления при прохождении ее по вертикали (вверх и вниз). Таким образом, такая управленческая информация становится неким механизмом или средством фактического объединения систем государственного и муниципального управления в реально функционирующей вертикали власти.