Раздел 2. «Структура и штатная численность подразделения»

Данным разделом Положения о структурном подразделении определяются:

2.1. Структура подразделения.

Если структурное подразделение само разделено на структурные единицы, то в Положении необходимо отобразить его внутреннюю структуру и указать порядок ее формирования.

Первоначальное предложение о «дроблении» структурного подразделения обычно исходит от его руководителя. Затем оно согласовывается с отделом организации и оплаты труда, отделом кадров, иными подразделениями и представляется на утверждение либо руководителю организации, либо его заместителю, курирующему деятельность подразделения или осуществляющему функциональное руководство этим подразделением. Инициатива структурирования подразделения также может идти «сверху» — напрямую от руководителя организации или его заместителей.

Подразделение может изначально иметь сложную структуру, например, если оно было образовано путем слияния или объединения отдельных подразделений, без их расформирования, но с подчинением руководителю образованного подразделения.

Структура подразделения изображается различными способами. Прежде всего — это текстовой способ. Так, определить структуру отдела главного механика можно простым перечислением:

«2.1. В состав отдела главного механика входят следующие структурные единицы:

2.1.1. Ремонтно-механический участок.

2.1.2. Участок по обслуживанию и ремонту холодильных установок.

2.1.3. Участок по ремонту и обслуживанию санитарно-технических систем».

Структуру подразделения можно изобразить в виде схемы, которая сопровождается соответствующим введением, например:

2.1. Отдел кадров имеет в своем составе структурные единицы, согласно приведенной схеме:

или

2.1. В состав отдела кадров входят структурные единицы, согласно приведенной схеме:

Схема, отражающая структуру подразделения, может иметь более сложный вид и отражать связи между структурными единицами.

Подвергая структурное подразделение дроблению, нужно обязательно учитывать характер создаваемых внутри подразделения единиц. Если отдел структурируется на постоянные секторы и эта структура отражается в штатном расписании, то работа в конкретном секторе может быть отнесена к существенным условиям труда. С учетом того, что трудовое законодательство предусматривает весьма сложную процедуру проведения таких организационно-штатных мероприятий, как создание, ликвидацию или преобразование структурных подразделений, вопрос распределения отдельных функций структурного подразделения целесообразно решать посредством образования временных структурных единиц — секторов, участков, групп.

Право руководителя структурного подразделения формировать временные структурные образования (например, для решения конкретных задач, для реализации отдельных проектов, пр.) должно быть закреплено в Положении о структурном подразделении. Если руководитель структурного подразделения не наделяется правом самостоятельного принятия решения об образовании временных структурных единиц, то в Положении необходимо определить, кто полномочен принимать такое решение и описать процедуру его принятия (согласования, утверждения, пр.).

Если структурные единицы в составе подразделения созданы на постоянной основе, то необходимо решить вопрос о том, какой документ будет определять их статус и регламентировать их деятельность. Например, это может быть Положение о данном подразделении (в этом случае желательно распределить функции между структурными единицами подразделения непосредственно в тексте этого Положения). Если же по вопросам деятельности этих структурных единиц будут разрабатываться отдельные положения, то в основном Положении необходимо определить порядок разработки и утверждения этих локальных нормативных актов.

2.2. Порядок изменения структуры подразделения.

В данном пункте описывается механизм изменения структуры подразделения — создания в составе подразделения структурных единиц (если подразделение изначально не структурировано), ликвидации отдельных из них, а также их слияния, преобразования, присоединения и выделения новых структурных единиц. В Положении определяется, от кого может исходить инициатива по изменению структуры подразделения, как она оформляется, кто принимает окончательное решение, какие последствия влечет такое изменение.

2.3. Порядок разработки и утверждения должностных инструкций.

Здесь определяется: кто разрабатывает должностные инструкции работников подразделения, кто их утверждает и как они вводятся в действие, например:

«2.3. Обязанности и права каждого работника финансового отдела определяются соответствующей должностной инструкцией, согласовываемой с начальником финансового отдела и утверждаемой приказом руководителя организации».

2.4. Штатная численность.

Этот вопрос может непосредственно регулироваться в Положении о структурном подразделении (в том числе и в качестве приложения к Положению) или решаться посредством отсылки к штатному расписанию организации.