Этапы проведения аудита организационной структуры

Аудит организационной структуры делиться на 3 этапа:

· определение финансовых рисков связанных с созданием и работой предприятия или обособленного подразделения (на этом этапе определяется целесообразность существования предприятия или обособленного подразделения);

· оценка структурных связей и бизнес-процессов (выявление дублирования функций, двойной подчиненности, двойной ответственности, отсутствия ответственности, анализ бизнес – процессов);

· корректировка документации организационной структуры (документирование организационной структуры и бизнес-процессов, структурных единиц и категорий менеджмента, корректировка или создание системы документирования).

Дерево решений анализа организационной структуры показано на рисунке 1.

Этап №1. Определение финансовых рисков связанных с созданием или работой организационной структуры.

На первом этапе определяется текущее состояние предприятия или обособленного подразделения и прогнозируется развитие структуры ее работоспособность, необходимость закрытия предприятия или подразделения, внесения в структуру предприятия или обособленного подразделения корректировок или реинжиниринга бизнес процессов и структурных связей с финансовой точки зрения.

В зависимости от желаемого в будущем размера предприятия, специфики его продуктовой программы и потенциала, места расположения производств необходимы правильный выбор или изменение его организационной структуры и правовой формы.

Все это делается в 4 шага

Постановка проблемы: предмет и цели планирования организационно-правовой структуры предприятия.

Поиска: разработка альтернативных вариантов организационно- правовой структуры.

Оценка: оценка альтернативных вариантов организационно- правовой структуры.

Принятия решения: выбор наиболее предпочтительной организационно- правовой структуры.

Этап № 2. Оценка структурных связей и бизнес-процессов.

На этом этапе необходимо определить:

· перечень источников, которые будут использоваться для получения информации о работе существующей системы управления;

· объем данных, которые необходимо получить для полноценного анализа и оценки системы управления;

· перечень основных категорий бизнес процессов предприятия;

· форму получения информации;

· сроки получения информации.

Для этого составляется информационный лист.

Информационный лист - это по сути план аудита организационной структуры и функций, но для того чтобы его составить необходимо изучить организационную структуру и бизнес процессы предприятия, для этого перед началом аудита необходимо запросить определенную информацию о структуре, штатное расписание или перечень сотрудников и информацию о деятельности предприятия.
Структура и штатное расписание передается в графическом и текстовом виде, информация о деятельности получается в индивидуальном порядке, в зависимости от предприятия.
На основании этих данных строиться общее представление о предприятии:

- условно выделяются категории бизнес-процессов;

- принимается организационная структура.

После формирования плана проведения аудита, собирают информацию, необходимую для проведения анализа организационной структуры и процессов предприятия.

Для этого необходимо:

- подготовить анкеты и чек - листы, для проведения опроса персонала и руководства предприятия;

- разработать графики проведения опроса с указанием подразделения и времени проведения опроса персонала. Для получения достоверных сведений необходимо проводить опрос в 3 разрезах одновременно по функциям, по подразделениям и по категориям менеджмента. Таким образом, мы сразу можем построить связи по каждой категории менеджмента и уже во время опроса устранить несоответствия в распределении функций и ответственности;

- установить объем групп документации и записей, которые необходимо проанализировать в ходе проведения аудита. Анализу подвергаются организационно распорядительные документы, положения о подразделениях, инструкции персонала, бизнес – планы, процессы и специфические документы по каждой категории менеджмента.

- по полученным данным необходимо определить, укрупнено, основные и вспомогательные процессы, детализировать их по ходу выполнения работ и построить базовую конфигурация процессов выполняемых на предприятии.

Одновременно с построением процессной модели рекомендуется вести работы по определению объема необходимой организационно распорядительной и специфической документации, что обеспечивает более четкое определение взаимодействий и распределение ответственности за каждый этап процесса. В результате мы должны получить данные по организационной структуре предприятия с указанием:

- двойной подчиненности;

- дублирования функций;

- отсутствием ответственности;

- и других несоответствий.

Этап №3. Корректировка документации организационной структуры.

В состав проверяемых документов входят: положения об обособленных подразделениях, должностные инструкции, положения о финансовом и внутреннем служебном документообороте, производственная документация, нормативная документация, организационно – распорядительная документация.

После проведения анализа организационной структуры и процессов, необходимо перестроить категории и пошаговые схемы процессов в соответствии с полученными данными. Как следствие необходимо откорректировать должностные инструкции персонала и указать на отсутствие документации регламентирующей выполнение операций в пошаговых схемах процессов (там, где это целесообразно), если аудит организационной структуры проводиться на предприятии с системой менеджмента качества, согласно стандарта ISO 9001-2000 то анализу и корректировкам подвергается и документация системы менеджмента качества.