Организация внешнеэкономических служб предприятия

Функция организации предполагает формирование определенной организационной структуры предприятия и подразделения, отвечающего за внешнеэкономическую деятельность.

Структура управления внешнеэкономической деятельностью – это совокупность отделов и служб, занимающихся построением и координацией функционирования системы менеджмента, разработкой и реализацией управленческих решений по выполнению бизнес-плана в области внешнеэкономической деятельности.

Таким образом, под организационной структурой управления внешнеэкономической деятельностью предприятия понимается состав (перечень) отделов, служб и подразделений в аппарате управления занимающихся внешнеэкономической деятельностью, а также их системная организация, характер соподчиненности и подотчетности друг другу и высшему органу управления фирмы, а также набор координационных и информационных связей, порядок распределения функций управления по различным уровням и подразделениям управленческой иерархии.

В международной и отечественной практике существуют различные типы организации внешнеэкономической деятельности предприятия, предмет всего в зависимости от его отраслевой принадлежности. Выбор форм организации службы ВЭД определяют разные факторы:

- мотивы и потребности, побуждающие к участию в международном разделении труда (экспорт, импорт, привлечение иностранных инвестиций, участие в международной кооперации и др.);

- степень интернационализации производственной деятельности (уже участвует или только намерено включиться в международные операции);

- методы реализации продукции фирмы: самостоятельные экспортные операции или через посредников;

- масштаб предприятия и объем его фактического и потенциального экспорта, что определяет количественные параметры службы управления ВЭД;

- внешнеэкономические операции имеют постоянный характер или осуществляются время от времени.

В зависимости от этих факторов предприятия применяют различные формы организации ВЭД:

- отдел внешнеэкономических связей в структуре управления предприятием (встроенные, специальные);

- внешнеторговые фирмы в составе крупных объединений, в ряде случаев с правами юридического лица;

- при посредничестве отраслевых внешнеэкономических объединений;

- при посредничестве предприятий-учредителей, специализированных внешнеэкономических акционерных обществ системы министерства торговли;

- через услуги иностранных посредников.

При постоянном характере экспортных и других внешнеэкономических операций, нацеленности их на расширение, предприятие должно иметь в своем составе профессиональную службу ВЭД, в зависимости от объема функций, это может быть отдел ВЭД или встроенный (например, в коммерческую службу), или специальный, а для более масштабных операций – внешнеторговую фирму.

Отдел ВЭД является структурным подразделением предприятия и осуществляет функции управления ВЭД. Основные задачи отдела: планирование ВЭД, участие в определении экспортных цен, поиск новых экспортных заказов, контроль за выполнением обязательств по заключенным контрактам, анализ эффективности операций, организация и участие в проведении переговоров с потенциальными клиентами, управление экспортным потенциалом предприятия, контроль за организацией отгрузки, страхования, таможенной очистки и транспортировки экспортных товаров, валютный контроль, анализ рекламаций, изучение конъюнктуры зарубежных рынков, сбор конкурентной информации (ценовой, технической, коммерческой по фирмам конкурентам), подготовка предложений по рекламным компаниям, по участию в выставках, ярмарках, разработка проектов стратегии ВЭД предприятия с привлечением иностранных инвестиций.

При встроенной форме организации только выполнение основных функций сосредотачиваются в отделе (протокольно-визовая, заключение контрактов и контроль за их выполнением, подготовка и проведение деловых переговоров и т.п.), другие необходимые функции выполняются в соответствующих отделах (бухгалтерия, экономический отдел, служба маркетинга и т.д.).

Специальная форма организации предполагает, что в отделе ВЭД реализуются все необходимые функции, в том числе и валютно-финансовые.

При нарастании объемов внешнеторговых операций, их усложнении происходит преобразование отдела ВЭД во внешнеторговые фирмы (ВТФ). ВТФ создаются в рамках крупных объединений с высоким удельным весом экспортно-направленного производства, большими импортными закупками (сырья, комплектующих, оборудования) и инвестиционными проектами.

Внешнеэкономические службы предприятия строятся на двух уровнях:

высший – в виде центральных служб стратегического управления внешнеэкономической деятельностью; низовой – в виде отделов оперативной работы.

В практике организации внешнеэкономических служб предприятия встречаются пять основных типов структур построения. Для низового уровня характерны следующие структуры линейно-функционального характера: