Выделение приоритетов в управленческой деятельности.

Слишком много задач – это распыление. Одна из главных проблем многих людей заключается в том, что они стремятся выполнить одновременно слишком много дел. Это таит в себе опасность распыления. В конце напряженного рабочего дня они чаще всего приходят к сознанию того, что несмотря на большую проделанную работу, важные дела остались невыполненными.

Успешно работающие люди отличаются тем, что, выполняя большой объем разнообразных задач, в каждое конкретное время они посвящают себя выполнению только одной единственной задачи, но делают это последовательно и целенаправленно.

Эффективным средством экономии рабочего времени является четкое уста­новление приоритетов в управленческой деятельности и строгое следование им. Расстановка приоритетов означает определение первостепенных, второстепенных и последующих задач. Задачи первостепенной важности должны выполняться в первую очередь.

При определении приоритетов следует использовать уже известный нам принцип Парето, базовый постулат которого "правило 80:20".

Применительно к управленческой работе это означает, что сначала не­обходимо решать немногие "жизненно важные" проблемы, потом - много­численные "второстепенные".

Также при установлении приоритетов запланированных задач можно использовать ана­лиз АВС, согласно которому доли в процентах более важных и менее важ­ных дел во всём их общем количестве остаются в целом неизменными. Он усовершенствован президентом США Д. Эйзенхауэром: т.н. «Принцип Эйзенхауэра» «Сетка принятия решений» (рис. 5).

Практика показывает, что наибольшая часть времени тратится на решение побочных проблем (С), в то время как действительно важным работам (А) уделяется слишком мало времени.

Анализ АВС основывается на следующих трёх закономерностях:

1) Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% количе­ства всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значи­мость этих задач (вклад в достижение цели) составляет примерно 65%. Их выполнение не может быть делегировано (поручено) никому.

2) На важные задачи (категория В) приходится в среднем 20% общего числа и также 20% значимости задач и дел руководителя. Могут быть частично делегированы.

3) Менее важные и несущественные задачи (категория С) составляют, напротив, 65% общего числа задач, но имеют незначительную долю - 15% в общей значимости всех дел (бумажная, рутинная работа, чтение, телефонные звонки, архив, корреспонденция и др.).

4) «Корзина для бумаг» – задачи и дела не срочные и не важные, от выполнения которых вообще можно отказаться.

Это вовсе не означает, что выполнять необходимо только задачи А, а от выполнения задач С полностью отказаться, Наоборот, посредством расстановки приоритетов необходимо установить уравновешенное соотношение между ними, правильную иерархию и очередность выполнения.

Срочность	С - задачи	А – задачи
«Корзина для бумаг»	В – задачи
Важность

Рис. 5. Сетка принятия решений

Применение АВС – анализа:

Использование 8-часового рабочего дня с учетом АВС – анализа будет оптимальным, если Вы будете планировать:

Ø Выполнение 1 – 2 задач А в день (общий объем времени – 3 часа);

Ø Выполнение 2 – 3 задач В (общий объем времени – 1 час);

Ø Оставшееся время Вы планируете для задач С (3/4 часа).

Эффективность – ориентированность на цель (выполнение правильных задач), а не на вид деятельности (правильное выполнение задач).