Внутренние документы компании

• Планы продаж Составляются по компании и по коммерческому отделу (отделу продаж). Рекомендуется планировать сразу на три периода – на месяц, квартал и год и в трех вариантах — min, норма, max Первые планы продаж делаются в момент запуска отдела продаж.

Цель работы системы продаж – стабильное выполнение плана продаж и увеличение продаж в соответствии с утвержденным годовым планом Нет планов – нет системы продаж!

• Внутренние прайс-листы на товары и услуги компании.

В них описывается, какие скидки и в каких случаях ваши бойцы могут давать клиентам, какие дополнительные условия могут предлагать. Также указываются условия поставки и другие специальные условия продажи Называются «внутренними» потому, что ни при каких обстоятельствах не должны попадать на глаза клиенту. Делаются одновременно с обычными прайс-листами. Если ваши бойцы не могут давать скидок и специальных условий нет, внутренний прайс-лист не нужен

• Система мотивации и оплаты труда менеджеров по продажам Самый важный документ для управления вашими бойцами В большинстве компаний менеджеры по продажам находятся на особом положении. Свободный график работы и нахождение вне офиса большую часть дня – неотъемлемая часть их профессии. Поэтому они не обращают внимания на должностные инструкции. Они могут подчиняться вашему личному воздействию – но только когда вы рядом.А значит, редко. Единственное, чему они подчиняются, – это приказу об оплате труда На них он влияет каждый день, каждый час, с утра и до вечера При этом им не важны соображения, которые вы намеревались отразить в приказе, когда его писали. Им важно, что написано в нем на самом деле То есть как считается зарплата. Часто бывает, что в приказе записано прямо противоположное тому, чего хотели руководители, которые его разработали

Вот несколько вопросов, которые позволяют проверить, есть ли в вашей компании система продаж

♦Естьлиувасприказпооплатетруда, в котором выплаты бойцам завязаны на результаты их продаж?

♦Установленлиличный план продаж для каждого бойца? Зависит ли размер выплат бойцу с каждого контракта (ставка процента) от выполнения или невыполнения бойцом личного плана продаж?

♦Установленли план продаж по отделу/компании? Зависит ли размер выплат бойцу с каждого контракта (ставка процента) от выполнения или невыполнения плана продаж по отделу/компании?

Если вы ответили «Нет» на какой-то из этих вопросов – вы не влияете на объем продаж бойцов и не можете гарантировать, что необходимый уровень продаж будет достигнут. А значит, системы продаж у вас нет

Приказ по оплате труда разрабатывается при запуске отдела продаж После чего постоянно корректируется. Например, при изменении планов продаж Или ваши бойцы находят в приказе очередную дыру И ее нужно закрыть. Нельзя разработать и навсегда утвердить совершенный приказ об оплате труда Это живой, развивающийся организм. Как и ваша система продаж

• Описания вакансии менеджера по продажам Делается в полном и сокращенном виде Короткий текст используется для объявления о вакансии В полном варианте вакансия описывается развернуто:

♦анонсвашейкомпании;

♦чтозаработапредлагается, вчемееспецифика;

♦ктовашиклиентыикакнужновестиснимипереговоры;

♦какиетоварыиуслугипредлагает ваша компания и зачем они нужны клиенту;

♦какиеуваспожеланияитребованияктем, ктохочетустроитьсяквамнаработу;

♦чтопривлекательноговэтойработедлявашихсотрудников;

♦чтоэтаработаможетдатьсамомусотруднику;

♦чтонужносделать, чтобы попасть на работу в вашу компанию.

Полный вариант вакансии вы будете отдавать для изучения тем, кто придет к вам на конкурс. В первый раз оба варианта делаются за месяц до запуска отдела продаж

• Регламент и стандарт работы отдела продаж. В процессе развития отдела формируются стандарты и правила работы сотрудников. В определенный момент появляется необходимость зафиксировать их на бумаге. Обычно это происходит на продвинутых стадиях развития отдела продаж.

• Личные планы менеджеров по продажам Планы работ ваших бойцов на следующий месяц. Они самостоятельно разрабатывают план действий: как в ближайшем месяце планируют выполнить личный план продаж и что им необходимо для этого предпринять Разрабатываются в начале каждого месяца Обсуждаются и утверждаются с непосредственным руководителем продаж. Такие планы начинают использоваться на продвинутых стадиях развития отделов продаж.

• Личные рабочие журналы менеджеров по продажам Список клиентов, с которыми работает боец Заполняется по установленной форме. Содержит всю контактную информацию клиентов и описание сделанных им предложений. Также содержит информацию о том, когда и какое следующее действие необходимо предпринять с данным клиентом Использование рабочих журналов начинается в 1–3 неделю работы отдела продаж.

• Прогнозы продаж на 3 ближайших месяца Информация о наметках по сделкам на ближайшие 3 месяца. Личные прогнозы продаж ведутся каждым бойцом и сдаются руководству еженедельно.

На основе личных прогнозов продаж составляются сводные прогнозы по отделам и по компании Интересно отслеживать прогнозы продаж в динамике: что изменилось за последнюю неделю. Также полезно сравнивать прогнозы с планами продаж. Именно благодаря прогнозам можно гарантировать доходы компании на ближайшие несколько месяцев. Вы можете приступать к прогнозам, как только появятся первые продажи

• Сводная база клиентов в электронном виде (Excel, CRM-система) Необходима для контроля за базой клиентов Дублирует контакты клиентов из рабочих журналов. Закрепляет клиентов за бойцами, ведущими с ними переговоры Используется, чтобы предотвратить пересечения на клиентах То есть ситуацию, когда один боец начинает работать с клиентом, с которым уже работает другой, что приводит к потере репутации компании и к снижению объемов продаж. Сводная база клиентов начинает использоваться в первые недели работы отделов продаж

• Статистика входящего потока клиентов Реклама не может обеспечить вам продажи – только обращения клиентов Если вы не анализируете эффективность рекламы, значит, вы тратите деньги на рекламу зря. Формы «Статистики обращений» кладутся рядом с каждым телефоном, по которым могут поступать входящие звонки клиентов Необходимо проинструктировать сотрудников, как заполнять эти формы И постоянно контролировать, что статистика обращений действительно заполняется С формой должны работать не только бойцы отдела продаж, но и все другие сотрудники компании, принимающие звонки клиентов.

Еженедельно все формы заменяются на новые. По заполненным готовится сводная статистика анализа эффективности рекламы. Результаты докладываются на еженедельных совещаниях Анализэффективности рекламы должен вестись с момента запуска рекламы и PR вашей компании.

• Статистика коммерческой работы с клиентами Форма используется с момента начала работы отдела продаж (саму форму см выше)

• Отчет по результатам работы отдела продаж. Сводный отчет по финансовым результатам работы ваших бойцов Обычно делается в Excel. Содержит расчет вознаграждения, заработанного бойцами от сделанных ими продаж. С его помощью контролируются результаты работы сотрудников и начисляется заработная плата.

Информация отчета выверяется еженедельно, перед отчетно-плановым совещанием отдела продаж. Именно по этому отчету делается доклад: кто сегодня передовик производства и сколько он уже заработал Отчет используется с самого начала работы отдела продаж

Приложение Перечень документов, передаваемых заказчику в рамках консалтинга по построению системы продаж