Архива организации, хранящей управленческую документацию

на 1 декабря 20_______ года

1. Общие сведения

 

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища (кв. м.)	Загруженность архивохранилища (%)
А

 

2. Сведения о документах

Показатели	Код	К о л и ч е с т в о е д и н и ц х р а н е н и я
	строки		Крайние даты	Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения	Хранится сверх	Образуется в год
		Всего			Всего	Крайние даты	установленного срока	дел
			Начальная	Конечная		Начальная	Конечная
А	Б
Постоянного хранения
По личному составу

 

3. Кадры Код Количество строки штатных работников     “________” ___________________ 20 ______ г. Руководитель организации, предприятия____________________________ (подпись) Фамилия и телефон исполнителя

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть): · Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное. · Отопление: центральное, печное, отсутствует. · Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет. · Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют. · Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет. · Читальный зал: есть, нет. · Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается. Формат А3 (297×420 мм)

Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию

Приложение 30 к п. 6.3.3

Кому представляется ___________________________________________

(наименование и адрес получателя)

_______________________________________________________________

Кем представляется ____________________________________________

(наименование и адрес отчитывающейся организации)

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

(форма собственности отчитывающейся организации)

П А С П О Р Т

Организации, хранящей документы отраслевого фонда

_________________________________________________

(название отраслевого фонда)

на 1 декабря 20_______ года

 

1. Сведения о хранилищах 3. Кадры

Код строки	Количество хранилищ	Площадь хранилищ	Степень загруженности (%)		Код строки	Количество штатных работников
А					А

2. Сведения о документах

Показатели	Код	Кол-во	Крайние даты	Количество	Объем записанной	Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):
	строки	ед. хр.	начальная	конечная	баз данных	информации (Мбайт)	Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное.
А	Б						Отопление: центральное, печное, отсутствует.
Научно-техническая документация					—	—	Стеллажи: металлические, деревянные, комбиниро- ванные; нет.
Фотодокументы					—	—	Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют.
Документы на машинных носителях							Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.
Другие документы					—	—	Читальный зал: есть, нет.

Примечание: В строке 202 указывается количество подлинников (негативов и позитивов при отсутствии негативов) Температурно-влажностный режим: соблюдается,

без учета копий и отпечатанных позитивов. не соблюдается.

 

“__________” _______________ 20________г.

 

Руководитель организации, предприятия ___________________________ Расшифровка

(подпись) подписи_________________

Формат А3 (297´420 мм)

Фамилия и телефон исполнителя

Форма паспорта организации, хранящей документы отраслевого фонда

Приложение 31 к п. 6.3.5

Учетная карточка единицы учета

Электронных документов (ЭД)

Фонд № __________ Опись №____________ Ед. учета _______________

 

Наименование организации/подразделения, от которых поступили документы	Заголовок единицы учета	№ единиц хранения	Отметка о наличии копий ЭД	Дата поступления
Формат	Вид носителя	Объем (Мбайт)	Количество записей для БД	Дата создания
Срок хранения	Место хранения (стеллаж, полка, сейф и т.д.)	Примечание	Подпись лица, внесшего запись

 

Формат А5 (148´210 мм)