Основные механизмы эффективности внутриорганизационных коммуникаций.

 

Коммуникация — процесс и результат обмена информацией.

Эффективные коммуникации — обмен информацией, на основе которого руководитель получает возможность принятия эффективных решений и доводит до сотрудников принятые решения.

Коммуникации — главное препятствие на пути достижения целей организации. Основная причина низкой эффективности коммуникаций в организациях заключается в забвении факта, что коммуникация — это обмен. В ходе обмена обе стороны играют активную роль: недостаточно лишь передать информацию — необходимо, чтобы другая сторона восприняла ее.

Выделяют восемь основных категорий коммуникационного процесса:

· отправитель — человек (или группа), желающий сообщить информацию;

· сообщение — информация, смысл и идея, которые хочет передать отправитель;

· канал — способ, которым передается информация: устно, письменно, невербально, по телефону, через Интернет и т.п.;

· код — система знаков и символов, посредством которой передается смысл сообщения. В качестве кода могут выступать слова, произнесенные вслух, написанный текст, жесты, мимика, условные сигналы и т.п.;

· контекст — внешняя среда, обстановка, ситуация, наполненные индивидуально различимыми смыслами и ассоциациями;

· получатель — человек (или группа), до которого отправитель хочет донести свое сообщение;

· шумы (помехи) — все, что искажает смысл сообщения;

· обратная связь — реакция (отклик) получателя на воспринятое им послание.

Таким образом, процесс коммуникации включает в себя несколько этапов:

· формирование сообщения отправителем — формулирование идеи, осознание необходимости передать сообщение;

· выбор канала связи и отображение сообщения с помощью системы кодов;

· передача закодированного сообщения отправителем;

· восприятие закодированного сообщения получателем;

· расшифровка кода и формулирование идеи сообщения;

· реакция на воспринятое сообщение.

Барьеры на пути организационных коммуникаций:

· искажение сообщений. Возможные причины: непреднамеренно, в результате затруднений в межличностных коммуникациях; сознательно, когда кто-либо из менеджеров среднего звена не согласен с сообщением и модифицирует его таким образом, чтобы сообщение отражало его интересы; в результате фильтрации; из-за статусных различий; из-за страха перед наказанием или при ощущении бессмысленности коммуникации;

· информационные перегрузки — превышение реальных возможностей системы и входящих в нее людей обрабатывать информацию;

· неэффективная структура организации — чем выше в организации вертикаль власти (количество иерархических уровней), тем больше вероятность искажения информации;

· некомпетентность персонала — коммуникативная, профессиональная и методологическая;

· неэффективный способ организации работ и распределения задач;

· конфликты как между подразделениями, так и между людьми.

Пути повышения эффективности организационных коммуникаций:

· создавайте системы обратной связи;

· регулируйте информационные потоки;

· предпринимайте управленческие действия, способствующие облегчению обмена информацией по вертикали и горизонтали;

· развертывайте системы сбора предложений;

· используйте внутриорганизационные информационные системы: корпоративные печатные издания, стенгазеты, стенды, Интранет и т. п.;

Классификация внутриорганизационных коммуникаций

По подразделениям:

А) горизонтальные (на одном уровне),

Б) вертикальные (на разных уровнях),

В) диагональные (между руководителями и работниками различных подразделений);

По уровням:

А) нисходящие (от руководства к подчиненным),

Б) восходящие (руководителями от подчиненных);

По форме общения:

А) вербальные (с помощью устной речи),

Б) невербальные (мимика, жесты, взгляд, манеры; отсутствует устная речь);

По субъекту общения:

А) межличностные (между двумя и более людьми в непосредственной близости),

Б) организационные (две и более группы, обладающие собственным интересом и собственными целями);

 

По используемым каналам общения:

А) формальные (возникают в процессе взаимосвязи различных уровней и отделов),

Б) неформальные (источники слухов).