Источники, способы, формы документообеспечения

к источникам комплектования относят: библиотечный коллектор, книжные магазины, издательства, посреднические фирмы, подписку, фонды других б-к, личные б-ки, благотворительные организации, информационные центры. Способы документообеспечния: платные (покупка, подписка, замена, обмен утерянных и испорченных читателями изданий), бесплатные (обязательный экземпляр, обмен изданиями с другими б-ки, посредством ОРФ, дар, копирование, благотворительная помощь). Обязательный экземпляр бывает: бесплатный, платный. Обязательным экземпляром обеспечиваются, как правило, научные б-ки, например НББ. По обязательным экземплярам составляют национальные библиографические пособия.

6. Учет, проверка и обработка библиотечного фонда

 

Все поступающие в библиотечный фонд документы подлежат учет. Его осуществляет отдел комплектования.

Значение учета – раскрывает динамику развития библиотечного фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов его пополнения, темпы обновления, местонахождение каждого документа. Единицы учета библиотечного фонда лежат в основе расчетных величин всех помещений библиотеки, предназначенных для библиотечной деятельности.

Функции учета состоят в том, чтобы фиксировать наличие и местонахождение документов в фонде. Существование чета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего количества, чтобы:

- знать величину, структуру и состав библиотечного фонда;

- осуществлять контроль за его сохранностью;

- отражать данные библиотечного фонда в планово-отчетной документации.

Учет можно осуществлять не только централизовано, но и каждым структурным подразделением по отношению к своему фонду.

Требования к учету:

- обязательно его ведения всеми библиотеками;

- полнота;

- точность и тщательность;

- оперативность;

- унификация стабильность.

Во всех библиотеках проводят плановую или внеплановую проверку фонда. Проверка фонда – это сличение фонда с формулами дифференцированного учета с главной целью – установить наличие зарегистрированных учетных единиц. Поэтому проверку можно рассматривать как реализацию контрольной функции учета. Проверка в этом случае выступает в роли вторичного учета библиотечного фонда. Сроки проверок устанавливают в Министерстве и зависит от фонда библиотек. Внеочередные проверки осуществляются при смене должностных лиц.

Способы: непосредственно по формуле дифференцированного учета. И посредством специально создаваемого контрольного аппарата.

7. Размещение и расстановка библиотечного фонда

 

Учтенный и обработанный фонд нуждается в пространстве и размещении.

Размещение фонда – это физическое объединение учтенных и обработанных документов в систематизированную совокупность и расположение ее в здании (помещении) библиотеки.

Задача:

1) обеспечить хранение и сохранность документов в промежутке между их использованием;

2)оперативность, доступность их по заявкам абонентов на размещение библиотечного фонда влияют факторы: тип, вид библиотеки, величина и состав библиотеки, интенсивность использования фонда, количество абонентов.

Способы размещения: деление на подфонды, горизонтальное, вертикальное и т.д.

 

Расстановка – завершающий этап размещения документов. Это собирательный термин для обозначения нижн. Иерархических уровней упорядочения библиотечного фонда.

Способы расстановки делятся на 2 класса: в зависимости от того, какой признак документа они учитывают.

1 класс – расстановка семантического типа

- систематическая;

- содержательная;

- предметная.

2 класс – формальная

- алфавитная;

- хронологическая;

- географическая;

- языковая и т.д.

 

При открытом доступе фонд раскрывается не только перед библиотекарем, но и перед абонентом.

В ориентировке в фонде помогает его оформление раскрывающее содержание, местонахождение документов.

8. Сохранность библиотечного фонда

 

Библиотечный фонд должен быть не только укомплектован, учтен, обработан и размещен, но его необходимо сохранить - без этого использование библиотечного фонда становится невозможным.

Сохранность библиотечного фонда означает целостность и неизменность физического состояния документов, их содержание в специально оборудованных помещениях в условиях оптимальном физико-химическом и биологическом режимах, соблюдение также правил их выдачи и приема, а также обеспечение их охраны.

Основное правило сохранности в том, что она не должна противоречить использованию фонда – так же, как и его использование не должно идти в ущерб сохранности.

Задача фондохранителя – обеспечить сохранность документа в течение всего срока его использования, но не более этого срока, ибо тогда он будет использоваться мало, либо меры сохранности обойдутся слишком дорого!

Сохранность предполагает физическое наличие документа компонентов его материальной основы.

Охрана – внешняя по отношению к хранению не техническая функция, поэтому она осуществляется не только библиотечными работниками, но также санитарно-эпидемиологическими станциями, ОВД, Госпожарнадзором.

1. Световой режим;

2. Температурно-влажный режим;

3. Санитарно-гигиенический режим;

4. Экологический фактор;

5. Реставрация;

6. Предупреждение причин пожара;

7. Биостойкость фонда и т.д.

9. Управление библиотечным фондом

 

Управление библиотечным фондом (УБФ) – это постоянное, объективное целесообразное упорядочение, изложение (при сохранении качества специфики) состава, величины и структуры библиотечного фонда, его приведение в соответствие с задачами библиотеки и информационными потребностями ее абонентов.

Управление библиотечным фондом осуществляется внутренних технологических процессов по ФБФ.

Управление библиотечным фондом подвержены и моделир-е, и комплектование и учет и т.д. Необходимость управление библиотечным фондом вызвана постоянным изменением внешней по отношению к библиотечному фонду среды – развитием информационных потребностей абонентов библиотеки.

Управление библиотечным фондом имеет структуру и выполняет управленческие функции. Структура управление библиотечным фондом включает в себя 2 подсистемы:

1. управляемую или объект управления

2. управляющую или субъективное управление информирование связи между подсистемами и внешней средой.

Субъектом управление библиотечным фондом выступает лицо, которому поручено управление людьми, выделяют 2 подсистемы: социального управления как способ воздействия на сотрудников библиотеки (субъект – субъективные отношения) и управление технологическими процессами ФБФ (субъект – объективные отношения).

Объект управление библиотечным фондом – поток, циркулирующих в процессах создания, развития и использования фонда. Социальное управление ФБФ – это руководство ФБФ.

Технологическое управление – управление ФБФ. Их совокупность - управление библиотечным фондом.

 

В процессе управление библиотечным фондом велика роль информации без нее управление невозможно.

Библиотечный фонд – как объект имеет 4 рода связей:

1. информация из внешней среды;

2. управляющие воздействия от субъекта управления;

3. библиотечный фонд перед библиотечным персоналом информацию о своем состоянии

4. фонд имеет связь на выходе с внешней средой.