Сущность контроля и его место в системе управления

Контроль - вид управленческой деятельности направленный на достижение целей организации с помощью оценки и анализа результата, внесение корректив в случае отклонения фактических результатов от запланированных. Контроль предусматривает:

1. Оценку деятельности организации в целом либо или отдельных структурных единиц

2. Оценка гибкости управления

3. Выявление и анализ факторов, препятствующих достижению цели

4. Предотвращение возникновения и накопления ошибок

5. Учет взносов каждого в конечный результат

6. Формирование обратной связи с помощью контроля

7. Минимизация расходов

8. Преодоление проблем, связанных с ростом организации

 

Функция контроля относится к тем функциям, которые не делегируются.

Система контроля - это взаимосвязь субъекта, объекта и средств контроля, которые взаимодействуют как единое целое в процессе определение задач, их выполнения, измерения, оценки состояния объекта контроля и оценка выполнения, а также разработка корректирующих мероприятий.

Планирование системы контроля предусматривает определение предмета и объекта управления, определение субъекта управления, выбор типа контроля, средств контроля, определение границ отклонения, определение типичных корректирующих действий.

Принципы системы контроля:

1. Достоверность и точность

2. Своевременность контроля

3. Экономичность

4. Гибкость

5. Обоснованность критериев и их множественность

6. Стратегическая направленность контроля

7. Объективность контроля. Результаты должны иметь для всех одинаковые последствия

8. Связь с вознаграждением

9. Ориентированность на человеческий фактор

 

2. Виды управленческого контроля:

1. По содержанию:

- финансовый. Контроль за движением финансовых средств

- производственный контроль. Поддержка производственных мощностей в

- маркетинговый. Оценка уровня реализации и эффективности маркетинговой концепции, сопоставление затрат на стимулирование сбыта и увеличение продаж от этого

2. По характеру отношений субъекта и объекта

- внутренний. Исполнитель самостоятельно контролирует свою деятельность

- внешний. Исполнителя контролирует сам руководитель

3. По сущности

- линейный (в целом объект)

- функциональный (контролируется часть задания либо отрезок выполнения)

- операционный

4. По качественным характеристикам

- единичный (контроль отдельного параметра)

- множественный (контроль совокупности параметров)

- многофункциональный (контроль множества параметров)

5. По этапам проведения

- предварительный (возможность оценить ресурсы)

диагностический - степень соответствия характеристик стандартам

терапевтический - способность исправить сложившуюся ситуацию

- текущий осуществляется в процессе работы, внимание сосредоточено на качестве работ, которые обеспечивают преобразование ресурсов в продукт. Должна иметься обратная связь, которая дает возможность оперативно решить проблему.

фильтрующий - выявление бракованной продукции, что имеет эпизодический характер

направляющий длится от начала операции и до конечного результата. Позволяет установить насколько система рационально

- итоговый (завершающий) происходит после завершения трудовой операции. Направлен на оценку качества труда

6. По уровню централизации

Централизованный - проверка происходит сверху вниз и информация о проверке является закрытой

- децентрализованный основан на социальных нормах, корпоративной культуре.

 

Характеристика предварительного, текущего и завершающего контроля в организации

Виды ресурсов	Характеристика процесса контроля относительно каждого вида ресурсов
ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ
Трудовые	Реализуется на основе анализа профессиональных навыков претендентов на вакантные должности, квалификации и черт характера, которые необходимы для выполнения определенных работ. При этом устанавливают требования к работникам относительно профессионального образования, опыта работы, привычек и т.п.
Информационные	Проверяется внешняя и внутренняя информация, которая поступает со всех информационных каналов на достоверность и объективность. Для этого формируется система сбора, обработки и проверки информации
Финансовые	Проверяются все доходы и расходы предприятия, их соответствие финансовой документации, сроки поступления и выплаты.
Материальные	Проверяется качество и количество полученных от поставщиков необходимых материальных ресурсов согласно заключенным договорам и зафиксированным в них критериям.
ТЕКУЩИЙ КОНТРОЛЬ
Трудовые	Происходит в процессе производственно-хозяйственной деятельности. Осуществляется в форме регулярных проверок труда работников, обсуждения проблем, периодической аттестации работников и т.п.
Информационные	Охватывает проверку системы обработки и группировки информации, выделение первоочередной и второстепенной, срочной и несрочной информации, а также ее распределение в пределах организации
Финансовые	Предусматривает проверку текущей работы финансовых структур, использование финансовых поступлений, формирование расходов, соответствия финансовой документации и финансовых операций нормам действующего законодательства и т.п.
Материальные	Проверяется эффективность использования имеющихся материальных ресурсов в процессе производственно-хозяйственной деятельности деятельности
ЗАВЕРШАЮЩИЙ КОНТРОЛЬ
Трудовые	Охватывает проверку соответствия квалификации работников должности, производительность их труда, способность к постоянному усовершенствованию профессиональных навыков
Информационные	Сосредоточен на проверке полноты, достоверности и объективности информации, необходим для выполнения поставленных задач
Финансовые	Предусматривает проверку фактических финансовых результатов с запланированными
Материальные	Сориентирован на проверке количества и качества изготовленной продукции

 

 

Этапы процесса контроля

1. Установление стандартов и критериев контроля

Стандарт - это норма или модель, которая становится основой для измерения новой модели

Критерий - конкретная цель и стратегия.

Эффективное функционирование предусматривает производственные стандарты, финансовые параметры, этические нормы.

Этические нормы - система общих ценностей, которых должны придерживаться все сотрудники.

2. Измерение достигнутых результатов и сопоставление со стандартами.

Этот этап контроля предусматривает: определение масштаба отклонений; измерение результатов; передача информации о полученных результатах; оценка достигнутых результатов.

Масштаб отклонений — отклонение от заданной траектории, которое необходимо фиксировать в процессе измерения. При этом следует учитывать, что весьма большой масштаб увеличивает риск несвоевременного выявления отклонений, а весьма маленький —способствует реагированию системы контроля на незначительные отклонения и требует лишних средств на проверку их влияния на состояние контролируемого объекта. Поэтому система контроля должна срабатывать лишь тогда, когда имеют место важные для объекта контроля отклонение от стандартов.

Измерение результатов - это установления фактически достигнутых результатов, которые характеризуют состояние объекта контроля. Система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который контролируют. Различают физическое и динамическое измерение.

Физическое измерение касается размера, формы, внешнего вида объекта контроля. Основные единицы - штуки, тонны, километры, гривны и т.п..

Динамическое измерение характеризует уровень использования ресурсов по качеству или свойствам (например, фондоотдача, материалоемкость, производительность). При измерении важно, чтобы скорость, повторяемость и точность контроля согласовывались с деятельностью, которая подлежит контролю. Несоблюдение этого требования приводит к лишние расходы.

Передача информации - это процесс передачи полученной в процессе измерения информации лицу, которое принимает решение. Информацию следует передавать в тот момент, когда это нужно для принятия решения. Поэтому необходимо выяснить, кто передает информацию, в кокой форме, с кокой регулярностью и как быстро она может поступать; как обеспечить ее полноту и достоверность. Часто эти вопросы решают, применяя компьютерные и информационные технологии.

Оценка информации — это сопоставления фактических результатов с стандартами и определение степени их достижения. Предусматривает обязательное выяснение достоверности полученной информации лицом, которое принимает решение. Это звено в процессе контроля должно быть четко налажено, во избежание принятия неэффективного решения о коррекции действий.

3. Принятие решений о коррекции действий. От правильности действий на этом этапе зависит эффективность функционирования организации. Учитывая это менеджер может выбрать три линии поведения:

а) не вмешиваться в ход процесса (если фактические результаты отвечают установленным стандартам);

б) корректировка действий, на основе выявления причин, из-за которых стандарты не достигнуты. Существует два вида корректировки - ликвидация причин отклонения (если они могут быть ликвидированы силами фирмы) или поиск лучших способов приспособления к новым условиям (например, снижение объема продаж продукции показывает окончании жизненного цикла продукта, поэтому его необходимо снимать с производства, или же о неэффективности тактики сбыта, поэтому ее следует изменить соответственно новым тенденциям рынка);

в) пересмотреть стандарты и цели, если они нереальные. Такие случаи наиболее частое случаются, если руководитель идеализирует деловые и профессиональные качества своих подчиненных, слишком оптимистически оценивает ситуацию.