Тема: организация делопроизводства в аптеке.

 

Цель занятия:получить навыки составления и оформления документов всоответствии с действующим стандартом; овладеть приемами организации документооборота в аптеке.

Для достижения поставленной цели студент должен:

 

1. Воспользоваться знаниями, полученными при изучении других тем и других разделов дисциплины организации и экономики фармации;

 

2. Изучить материалы лекции и рекомендованную по теме литературу;

 

3. Воспользоваться блоком информации и алгоритмом решения задач и выполнения заданий;

 

Работа на занятии состоит из четырех частей: I. Ответы на вопросы исходного уровня.

 

II. Решение ситуационных задач.

 

III. Выполнение практических заданий. IV. Осуществление самоконтроля.

 

 

I. ОТВЕТЬТЕ НА ВОПРОСЫ ИСХОДНОГО УРОВНЯ:

 

1. Допишите фразу до логического завершения:

Деятельность по созданию документов и организации работы с ними называется

…………………………………………………….. (как?)

 

2. Подберите соответствие:

А. Документирование а) правила оформления и составления документов

Б. Документооборот б) организация работы с документами

 

3. Закончите начатое предложение: документооборот — это движение документов в организации с момента их создания до:

 

а) передачи на исполнение б) подшивки в дело

 

в) завершения исполнения или отправки

 

4. Основными принципами организации делопроизводства являются…………………………………………. и……………………………………(что?)

 

5. Действующими государственными стандартами РФ в области делопроизводства являются:

 

а) ОСТ «Правила оптовой торговли лекарственными средствами. Основные положения» б) ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

 

в) ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов г) ОСТ «Правила отпуска торговли (реализации) лекарственных средств в аптечной

 

организации. Основные положения»

 

 

6. Элементы, из которых состоит документ, называются:

а) данными

б) показателями

в) реквизитами

г) кодами

 

7. По способу размещения реквизитов заголовочной части документа возможны следующие варианты:

 

а) поперечный

б) продольный

в) угловой

г) квадратный

 

 

8. При адресовании документа физическому лицу инициалы ставят:

 

а) перед фамилией адресата

б) после фамилии адресата

 

9. С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя:

а) для оперативной связи с исполнителем

б) для придания документу юридической силы

 

10. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа:

а)	Ректор университета	П.В. Глыбочко
б) Ректор университета	Глыбочко П.В.
в)	Ректор Первого МГМУ им. И.М. Сеченова	П.В. Глыбочко

 

11. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа» плана работы Ученого совета фармацевтического факультета на 2010—2011 учебный год.

 

а) УТВЕРЖДАЮ Решение Ученого совета от 12.09.2010 г. № 1

 

б) УТВЕРЖДЕН Решением Ученого совета от 12.09.2010 г. № 1

 

в) УТВЕРЖДЕН Решение Ученого совета от 12.09.2010 г. № 1

 

12. В отсутствие директора аптеки подписание документа его заместителем, исполняющим обязанности руководителя, осуществляются следующим образом:

а)	За / Директор			А.И.Петров
	(подпись его зама Г.В.Сидорова)
б)	Директор	А.И.Петров
	(подпись его зама Сидорова)
в)	И.О. директора		Г.В.Сидоров
	(личная подпись)

 

13. Дополните названия групп документов, относящихся к организационно-распорядительной документации:

 

а) организационные

б) …………………..

в) …………………..

г)…………………

 

 

14. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?

а) функционально-должностные инструкции

б) положения о структурных подразделениях

в) штатное расписание

г) правила внутреннего трудового распорядка

 

15. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?

а) решения

б) приказы

 

16. Кто несет ответственность за издание приказа:

 

а) должностное лицо, подготовившее проект приказа

б) руководитель организации

в) юрисконсульт

 

 

17. Какой реквизит не входит в состав формуляра—образца приказа?

а) вид документа

б) дата документа

в) адресат

г) наименование организации

д) подпись

е) текст

ж) заголовок к тексту

 

18. Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью?

а) да б) нет

 

19. Подберите соответствие:

А. Приказы по основной деятельности	а) приказы по организации работы
	аптеки и выполнению ее основных
Б. Приказы по личному составу аптеки	функций
	б) приказы о приеме, увольнении,
	переводе	сотрудников	аптеки,
	предоставлении отпусков,	поощрениях
	и взысканиях
20. Найдите соответствие между содержанием и структурой приказа:
Содержание:	Структура:
А. Приказ по основной деятельности	а) распорядительная часть и основание
Б. Приказ по личному составу	б) констатирующая и распорядительная
	части

 

21. Приказ по личному составу доводится до сведения работника:

а) в устной, личной беседе

б) путем визирования сотрудником 1 экземпляра приказа

в) по телефону

г) по факсу

 

22. Какая часть текста приказа является обязательной?

а) констатирующая б) распорядительная

 

23. В каких документах рядом с регистрационным номером указывается буква «Л» или

«К»:

 

а) акты

б) докладные записки

в) приказы по основной деятельности

г) приказы по личному составу

д) справки

 

24. Текст протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме:

а) - слушали б) - выступили в) - слушали

 

- выступили - постановили - выступили

- постановили (решили)

25. Ставится ли в протоколе на подписях председателя и секретаря печать: а) да; б) нет.

 

26. Что является датой протокола:

а) дата подписания протокола

б) дата заседания

в) дата регистрации протокол

 

27. Кем подписываются документы, составляемые комиссией:

а) руководителем организации

б) председателем

в) председателем и членами комиссии

г) председателем и секретарем

 

28. Дополните названия 3-х основных потоков документов в документообороте аптечной организации:

 

а) входящие

б) ………………….

 

в) ………………….

 

29. Какие формы регистрации документов используются в фармацевтических организациях:

 

а) журнальная

б) карточная

 

в) автоматизированная

 

30. Регистрация документов может осуществляться в следующих документах:

 

а) протоколы

б) журналы

в) инвентаризационные описи

г) карточки

 

31. Фиксирование создания или поступления документа проставлением на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах - это ……………………………………….

 

32. Если документ отправляется в 2 адреса по почте, то сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа:

 

а) четыре

б) два

в) три

 

33. Сбор и обработка необходимой информации, подготовка проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение, подготовка к пересылке адресату) - это………………………………………

34. Подберите соответствие:
А. Дело	а) систематизированный	и оформленный	в
Б. Номенклатура дел	установленном порядке перечень заголовков
	(наименований) дел с указанием сроков их
	хранения;
	б)	совокупность	документов,
	сформированных по какому-либо признаку и
	помещенных		в
	твердую	оболочку,	оформленную	по
	определенным правилам.

 

35. В номенклатуре дел документы систематизируются:

а) по видам документов

б) по содержанию

в) по срокам хранения

 

 

36. Экспертиза ценности документов осуществляется (кем?) …………………………….

 

…………................................……………………..…………………………………. (сколько раз в год?)…………………………………………………………….. с целью (какой?)

 

…………..………………………………………………………………………………………

 

 

37. Подберите соответствие:

 

По результатам экспертизы в зависимости от ценности дела по истечению сроков хранения в аптеке:

 

А) дела временного хранения (до 10 лет)	а) уничтожаются
Б) документы, имеющие историческое,	б) сдаются на государственное хранение
научное, социальное, экономическое,	в архив
политическое,	художественное,
культурное значение

 

II. РЕШИТЕ СИТУАЦИОННЫЕ ЗАДАЧИ.

 

Задача 1.

Проанализируйте предложенные варианты оформления соответствующих реквизитов и дайте ответы на следующие вопросы:

 

Вопросы:

 

1.1. В каком варианте правильно оформлен реквизит «Адрес»?

а) Директору аптеки № 269

 

Матвеевой Тамаре Петровне

б) Директору аптеки № 269 г-же Матвеевой Т.П.

в) Директору Московской аптеки № 269 Т.П. Матвеевой

 

1.2. В каком варианте правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?

 

а) Приложение:

 

1. Справка о согласовании проекта реконструкции помещения аптеки на 4 л. в 1 экз.;

 

2. Отзыв на проект на 2 л. в 1 экз.

б) Приложение: на 6 л. в 1 экз.

 

Задача 2.

Проанализируйте предложенный вариант приказа по основной деятельности и назовите выявленные ошибки:

 

2. 1. Приказ"О порядке использования компьютера"Приказываю:

 

1. Обеспечить гл. бухгалтеру О.М. Кузьминой оперативный доступ к работе на требуемом компьютере;

 

2. Без согласия с гл. бухгалтером О.М. Кузьминой запрещается отключать, перемещать компьютерное оборудование;

 

3. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора аптеки Л.К. Иванову.

 

Директор подпись М.С. Соколова

 

С приказом ознакомлены:

 

 

Задача 3.

Проанализируйте предложенный вариант приказа по личному составу и назовите выявленные ошибки:

Аптека № 242 Приказ № 14 10.10.2010 г.

 

Москва

О приеме на работу

 

В целях улучшения внутриаптечного контроля

Приказываю:

Принять Иванькову О.С. на должность провизора-аналитика с 15.10.2010 г. с окладом

18000руб.

 

Директор аптеки подпись М.С. Орлова

 

III. ВЫПОЛНИТЕ ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ.

 

Задание 1.