Метод ликвидации «провисания» функций.

Метод ликвидации «провисания» функций.

Для гибкого реагирования на новые вызовы внешней среды организация реализует новые функции. Они могут быть сформулированы, но формально не прописаны. Формально также не прописываются и ответственные за их выполнение. Это допустимо в том случае, если функции выполняются не на регулярной основе, но как правило, с течением времени, они переходят в разряд регулярных и отсутствие их формализации приводит к хаосу. Рис.1.

Ликвидация "провисания" функций

Рис.1. Ликвидация «провисания» функций

Для решения этой проблемы используется метод ликвидации «провисания» функций, согласно которому строится матрица распределения ответственности (весь перечень функций – по горизонтали и все структурные подразделения- по вертикали) «как есть» и изучается на предмет «провисания» функций. Там, где обнаружено провисание функции, необходимо принять решение о назначении ответственного.

Как правило, «скрытое» провисание возникает на стыках различных структурных подразделений, участвующих в одном бизнес- процессе. Для ликвидации «скрытого» провисания необходимо четко прописывать входы- выходы процесса.

Метод разграничения ответственности.

Не должно быть более одного ответственного за одну и ту же работу, за один и тот же процесс. Рис.2.Разграничение ответственности

Рис.2. Разграничение ответственности.

В военных организациях считается, что любую работу можно выполнить качественно и в срок, соблюдая три важных условия. Первое- работа должна быть четко сформулирована, второе- должно быть указано, что является выходом этой работы и третье- за работу должен быть найден и назначен только один ответственный.

В менеджменте применительно к распределению ответственности выражение «все» означает «никто».

Для разграничения ответственности используется матрица распределения ответственности «как есть», в том случае если за выполнение одной и той же функции или одного и того же процесса закреплены два и более ответственных (подразделения или лица) необходимо принять одно из следующих решений:

1. Функция декомпозируется на подфункции и для каждой из них назначается ответственный.

2. За всю функцию выбирается и назначается один ответственный из тех подразделений, ответственность между которыми не была разграничена. В данном случае, назначенному новому ответственному нужно не забыть дать соответствующие полномочия по управлению другими участниками данной функции. Другие участники выполнения функции становятся исполнителями.

Метод ликвидации «провисания» функций.

Для гибкого реагирования на новые вызовы внешней среды организация реализует новые функции. Они могут быть сформулированы, но формально не прописаны. Формально также не прописываются и ответственные за их выполнение. Это допустимо в том случае, если функции выполняются не на регулярной основе, но как правило, с течением времени, они переходят в разряд регулярных и отсутствие их формализации приводит к хаосу. Рис.1.

Ликвидация "провисания" функций

Рис.1. Ликвидация «провисания» функций

Для решения этой проблемы используется метод ликвидации «провисания» функций, согласно которому строится матрица распределения ответственности (весь перечень функций – по горизонтали и все структурные подразделения- по вертикали) «как есть» и изучается на предмет «провисания» функций. Там, где обнаружено провисание функции, необходимо принять решение о назначении ответственного.

Как правило, «скрытое» провисание возникает на стыках различных структурных подразделений, участвующих в одном бизнес- процессе. Для ликвидации «скрытого» провисания необходимо четко прописывать входы- выходы процесса.