Классификация информации по различным признакам

Информация может классифицироваться по различным признакам:

- общему назначению (директивная и справочно-нормативная информация);

- целевому назначению (плановая, отчетно-статистическая, научно - техническая, административная и др.);

- характеру носителей информации (документированная и недокументированная);

- степени обработки (первичная и вторичная);

- источникам поступления (внутренняя и внешняя);

- направлению движения (входящая, исходящая);

- периодичности (периодическая, разовая);

- стабильности (постоянная, переменная);

- форме представления (письменная и устная, цифровая, буквенная, кодированная);

- насыщенности (достаточная, недостаточная, избыточная);

- действительности (достоверная, недостоверная) и т.д.

В управлении используется множество видов информации. Виды информации, используемые в управлении, классифицируют по следующим признакам:

- содержанию – политическая, директивная, правовая, научно - техническая, экономическая, плановая, административная, производственная, бизнесная, нормативно-справочная, учетно-бухгалтерская, статистическая;

- направлению движения– входящая, исходящая;

- характеру фиксации– фиксированная, нефиксированная;

- способу фиксации – документированная, звуковая, аудиовизуальная;

- отношению к субъекту управления– внешняя, внутренняя;

- степени обработки– первичная, производная, итоговая;

- степени постоянства – постоянная, переменная;

- форме представления– буквенная, цифровая, кодированная;

- насыщенности– достаточная, недостаточная, избыточная;

- правдивости– достоверная, недостоверная.

Для управленческой деятельности наибольшее значение имеет содержание информации.

Политическая информация отражает политику государства в области бизнеса, социально-экономического развития, различных форм хозяйствования.

Директивную информацию вырабатывают вышестоящие органы. Она определяет стратегию хозяйственной деятельности менеджеров, является основой управления.

Правовая информация определяет статус каждого работника, его должностное положение. С ее помощью устанавливают нормы хозяйствования и административного права, добиваются соблюдения законности.

Научно-техническая информация представляет данные о достижениях науки и техники. Для ознакомления работников с новейшими разработками и рекомендациями научно-исследовательских учреждений и опытом передовых предприятий в отдельных организациях созданы бюро научно - технической информации.

Экономическая информация используется для обоснования управленческих решений и управления экономическим развитием организации. Она включает расчеты экономических показателей, результатов хозяйственной деятельности и т. д.

Плановая информация представлена заданиями, технологическими картами, планами по периодам работ, планами-нарядами и т.д.

Административная информация предназначена для оформления деловых взаимоотношений между организациями, гражданами и устранения сбоев, неполадок; оформляется в виде приказов, распоряжений, указаний, положений.

Производственная информация содержит оперативные сведения о технике, технологии, выполнении планов производства и реализации продукции.

Бизнесная информация представляет собой сведения о ценах на рынке, их тенденциях, уровне конкуренции, сроках и объеме поступления продукции, сервисе и рекламе, возможностях коммерческих операций, предпринимательском, коммерческом риске и т. д.

Нормативно-справочная информация включает нормы выработки и обслуживания, тарифную систему оплаты труда, размеры должностных окладов, справочные данные о технике, технологии, организации труда.

Учетно-бухгалтерская информация позволяет проконтролировать ход производства и его результаты, расходование средств, получение прибыли.

Статистическая информация позволяет получить достоверные, научно обоснованные данные, позволяющие принять правильные решения.

Требования к информации

К информации предъявляют определенные требования: достоверность, доступность, точность, достаточность, своевременность поступления.

Достоверность поступающей информации определяется правдивостью, правильностью, однократностью регистрации, точностью передачи. Если информация проходит три-четыре передаточных звена, ее правдивость снижается на 8-10% за счет того, что сведения стареют и искажаются.

Доступность информации состоит в том, что она поступает и накапливается в таком виде, чтобы ее можно было быстро и легко воспринимать и использовать в управлении. Язык сообщений должен быть понятным адресату, имеет значение наглядная информация: графики, планшеты, световые табло, слайды и т. д.

Точность. Точность информации определяется степенью близости получаемой информации к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т.п.

Достаточность информации. Достаточность (полнота) информации означает, что она содержит минимальный, но достаточный для принятия правильного решения набор показателей.

Своевременность информации означает ее поступление не позже заранее назначенного момента времени, согласованного с временем решения поставленной задачи. Своевременность поступления информации повышает эффективность производства.

Руководители и специалисты предприятий, используя различную информацию, должны предъявлять к ней определенные требования.

Информацию руководителям следует давать с конкретными рекомендациями по рассматриваемому вопросу. Желательно, чтобы производная информация после первичной обработки носила элементы прогностического характера. В работе с информацией необходим системный подход.

Каждый вид данных имеет свои преимущества и недостатки. Например, письменная информация обычно определенным образом обработана, стандартизирована и сконцентрирована, но обеспечивает только одностороннюю связь. Устная информация дает возможность ее получателю задавать вопросы, комментировать те или иные сведения, освещать проблему с разных сторон. Письменная информация может сохраняться долго, а устная существует лишь одно мгновение. Недостатком письменной информации является чувствительность к фальсификации; нередко наблюдаются искажение сведений, их неполнота. Как правило, руководители и специалисты сочетают устную и письменную информацию, а также личные контакты и непосредственное наблюдение.