Документация – методический прием бухгалтерского учета.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в нормативно-методических документах – государственных стандартах. Они являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

· права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

· состав применяемых в аппарате управленческих документов;

· компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

· порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

· обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

· обеспечение юридической силы документа;

· создание условий для оперативного исполнения документов;

· возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

· возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Бухгалтерия имеет право принимать к учету только полноценные документы. Поэтому все документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются с точки зрения соответствия их установленным формам, правильности заполнения реквизитов, верности арифметических вычислений и подсчетов, законности и целесообразности хозяйственных операций. С момента составления и до сдачи в архив на хранение документы проходят определенный путь, используются на различных стадиях учетного процесса, т.е. совершают документооборот.

Документооборот – это движение первичных документов в учетном процессе от момента их возникновения до сдачи в архив.

Документы, составленные в хозяйственных подразделениях, передаются в бухгалтерию, где они проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах.

После записей в учетных регистрах документы переплетаются в папки и используются в дальнейшем для выдачи различных справок, проверок и документальных ревизий.

В соответствии с инструкцией главного архивного управления документы, имеющие научно-историческую ценность, по истечении установленных сроков сдаются в местный государственный архив, а другие старые документы уничтожаются.

В каждой организации должен быть план документооборота (график) в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым структурным подразделением. График документооборота определяет последовательность выполняемых учетных работ, сроки выполнения, перечень конкретных исполнителей.

График обработки учетной информации содержит сведения о назначении документов, количество экземпляров, должностных лиц, кому передаётся документ в сроках сдачи в обработку, в видах технологических бухгалтерских операций. Здесь же указывается форма и наименование регистра, составляемого на основании документа.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером, утверждается и вводится в действие приказом руководителя в составе учетной политики и является безоговорочно обязательным для всех сотрудников, связанных с учетом.

В соответствии со ст. 17 закона «О бухгалтерском учете» предприятие обязано хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела.

После сдачи годового отчета все документы, относящиеся к отчетному году, должны быть подготовлены и сданы в архив. Сроки хранения основной части документов составляют пять лет, годовые балансы и отчеты, передаточные, разделительные и другие балансы, протоколы заседаний по утверждению годовых - 10 лет, а лицевые счета (расчетные ведомости) работников по начислению заработной платы 75-В лет, где В-возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Место хранения документов организация определяет самостоятельно. Как правило, это специальные помещения либо закрывающиеся шкафы в бухгалтерии. Сохранность бумаг, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер, по иным документам ответственность несет и руководитель организации.