Организация синтетического и аналитического учета

Счета, на которых имущество организации, её обязательства и хозяйственные процессы отражаются в обобщённом виде, называются синтетическими. К ним относятся счета "Основные средства", "Материалы", "Уставный фонд", "Расчёты с персоналом по оплате труда" и др. Учёт, осуществляемый на синтетических счетах, называется синтетическим. Он ведётся только в денежном выражении. Название "синтетические" счета и учёт происходят от слова "синтез" (объединять, обобщать, соединять отдельные части, объекты в целое, в совокупность).

Практически все счета, открываемые в настоящее время к балансу, являются синтетическими, объединяющими учёт различных наименований средств или источников, учёт расчётов с различными дебиторами и кредиторами, юридическими и физическими лицами. Эти синтетические счета ещё называют счетами первого порядка.

Для оперативного руководства хозяйственной деятельностью, а также для контроля за сохранностью собственности, обобщающих данных, получаемых с помощью синтетического учёта, недостаточно. Например, кроме данных об общей сумме основных средств, необходимо иметь сведения о конкретных видах основных средств (здания, оборудования, машины и т.п.); помимо данных об общей сумме задолженности перед рабочими и служащими, нужны сведения о задолженности каждому работнику в отдельности и т. д. Для получения детальных, подробных, расчленённых (аналитических) данных об объектах бухгалтерского учёта открывают счета аналитического учета.

Счета, открываемые в развитие счетов синтетического учета и предназначенные для учета составных частей отдельных видов средств, их источников и хозяйственных процессов, называются аналитическими (слово "анализ" означает расчленение, разложение целого на составные части (элементы)). Отражение составных частей отдельных видов средств, их источников и хозяйственных процессов в системе аналитических счетов называется аналитическим учетом.

Счета аналитического учета, предназначенные для отражения товарно-материальных ценностей, имеют наряду с денежными и натуральные показатели, а счета, отражающие источники средств и расчеты (кроме расчетов с рабочими и служащими), - только денежный измеритель. Аналитический учет расчетов с рабочими и служащими ведется в денежном и трудовом измерителях.

Для ведения аналитического учёта к каждому конкретному синтетическому счёту открываются аналогичные по строению (активные и пассивные) аналитические счета. Эти счета имеют своё название, начальное и конечное сальдо, дебетовые и кредитовые обороты. Записи на аналитических счетах производятся строго на основании тех же первичных документов, что и на синтетических счетах, но с большей детализацией. При записи операций на счетах аналитического учета излагается краткое содержание операций, указываются документы и ряд данных, необходимых для оперативной работы.

Однако при открытии аналитических счетов и ведении на них учёта необходимо строго придерживаться правила. Любые показатели синтетического счёта (начальное и конечное сальдо, суммовые и количественные данные по каждой конкретной операции, дебетовый и кредитовый обороты) должны соответствовать сумме аналогичных показателей всех открытых к нему аналитических счетов. Это одна из главных контрольных функций аналитического учёта, которая реализуется в виде проведения периодических обобщений (сводок) данных аналитических счетов и их сверки с данными синтетического учёта.

Не все синтетические счета требуют ведения аналитического учёта. Счета, не требующие такого ведения, называются простыми (счета "Касса", "Расчётный счёт" и др.). Счета, которые требуют ведения аналитического учёта, называются сложными (счета "Расчёты с подотчётными лицами", "Материалы" и др.).

Некоторые сложные синтетические счета непосредственно связаны с аналитическими счетами, без каких-либо промежуточных групп. Например, в дополнение синтетического счёта "Расчёты с подотчётными лицами" открываются аналитические счета на каждое подотчётное лицо. Также обстоит дело и со счётом "Расчёты с персоналом по оплате труда" и др.

Однако такое простое построение аналитического учёта не всегда обеспечивает получение необходимых показателей. Некоторые синтетическое счета состоят из групп аналитических счетов. Первые (после синтетического счёта) группы счетов аналитического учёта называются субсчетами. Субсчёт является промежуточным звеном между синтетическими и аналитическими счетами, объединяющим несколько аналитических счетов.

Субсчетами называются счета, предназначенные для дополнительной группировки аналитических счетов в пределах данного синтетического счета, с целью получения по группе аналитических счетов сводных показателей, необходимых для оперативного руководства и составления баланса.

Обычно субсчета открываются к счетам синтетического учета, имеющим значительное количество счетов аналитического учета.

Субсчета имеют счета "Материалы", "Товары" и др. Перечень субсчетов един и обязателен для всех организаций, что удобно при получении сводных показателей.

Связь между синтетическим счётом, его субсчетами и аналитическими счетами можно проследить на примере счёта 10 "Материалы". На железной дороге в развитие счета 10 "Материалы" используются следующие субсчета:

1. Сырьё и материалы.

2. Запасные части, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали.

3. Топливо и смазочные материалы.

4. Тара и тарные материалы.

5. Прочие материалы.

6. Материалы, переданные в переработку на сторону.

7.Инвентарь и хозяйственные принадлежности на складе.

8. Специальная оснастка и специальная одежда на складе.

9. Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации.

0. Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации.

В свою очередь, в дополнение каждого субсчёта открываются аналитические счета или счета третьего порядка на каждый конкретный вид материалов (мука, сахарный песок, шпагат, марля и т.п.).

Количество групп счетов аналитического учёта может быть больше, чем это показано по счёту 10 "Материалы". Например, если у организации будет несколько материальных складов, то нужно сначала открыть аналитические счета для каждого склада, а затем по видам материальных ценностей. Количество групп счетов аналитического учёта зависит, в основном, от сложности хозяйственной деятельности организации, от целей и задач учёта.

Прямую взаимосвязь между синтетическим и аналитическим учетом можно рассмотреть на примере.

Пример. Допустим, что на 1 апреля имелись следующие остатки по счетам синтетического учета (в у.е.).