Понятие и виды документированной информации

Документированная информация выступает одной из форм представления свободной информации.

Под документированной информацией понимается информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

На основании определения документированной информации можно назвать следующие ее признаки:

1) наличие материального носителя информации. Законодатель не конкретизирует эти материальные носители. В качестве таковых могут рассматриваться любые объекты материального мира, в кот. фиксируются определенные све­дения;

2) идентифицируемость сведений на материальном носителе. Это достигается с помощью рекви­зитов, т.е. данных, кот. позволяют установить источник и назна­чение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того или иного документа (элект­ронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафик­сированы на том же материальном носителе, что и иден­тифицируемые сведения.

Также в качестве признака документированной информации можно указать на возможность изменения форм ее закрепления. Дан­ный признак проявляется в том, что информация, закре­пленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов.

Созданная документированная информация подразделяется на следующие виды:

1) информация как результат творчества. В процессе творчества может создаваться следующая документированная информация: литературные и научные произведения; патенты на изобретения и промышленные образцы, свидетельства на полезные модели; документы, содержащие секреты производства (ноу-хау) и т.п.;

2) обязательно представляемая информация, т.е. документированная информация, которая готовится юридическими и физическими лицами в порядке отчетности о собственной деятельности и представляется ими уполномоченным органам и организациям, а также обязательные экземпляры документов. Документированной информацией такого рода являются различные отчетные формы;

3) документированная информация о гражданах (персональные данные), которая создается самими гражданами в их повседневной деятельности, в том числе связанной с реализацией прав и свобод и выполнением обязанностей, и представляется как сведения о себе (персональные данные) разным субъектам;

4) официальная документированная информация, подготавливаемая и распространяемая органами гос. власти, местного управления и самоуправления, судебными органами, общественными объединениями в соответствии с их компетенцией в порядке реализации возложенных на них ф-ций. Это законы, судебные решения, иные тексты законодательного, исполнительного и судебного характера. В соответствии со ст. 8 З-на РБ от 16 мая 1996 года “Об авторском праве и смежных правах” официальные документы (законы, судебные решения, иные тексты законодательного, административного и судебного характера), а также их официальные переводы не являются объектом авторского права. Поэтому документированная информация в виде официальных документов в большинстве случаев открыта и может распространяться свободно. Исключение составляет информация, касающаяся граждан (например, судебные решения), которая распространяется только в соответствии с действующим законодательством;

5) массовая информация, содержащая сообщения инф. характера, подготавливаемая и распространяемая средствами массовой информации с целью информирования населения, в том числе реклама деятельности физических и юридических лиц, производимых продуктов и предоставляемых услуг, предлагаемых потребителям;

6) иная создаваемая исходная и производная информация.

Информация обретает режим документированной ин­формации в результате прохождения процедуры докумен­тирования, которая является обязательным условием вклю­чения информации в систему инф. ресурсов.

Документирование информации осуществляется ее обладателем в соответствии с требованиями делопроизводства, установленными законодательством РБ. 19 января 2009 года постановлением Мин-ва юстиции РБ утверждена Инструкция по делопроизводству в гос. органах и организациях РБ (далее – Инструкция по делопроизводству), которая устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в гос. органах и организациях РБ независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Также законодательством устанавливается порядок документирования информации, обработки, хранения, распространения и (или) предоставления документированной информации, пользования ею.