Технология управленческих процессов

Технология управленческих процессов - это совокупность отдельных видов деятельности, направленных на упорядочение и координацию функционирования и развития организации и ее элементов в интересах достижения стоящих перед ними целей. Он решает две задачи: тактическая заключается в поддержании устойчивости, гармоничности взаимодействия и работоспособности всех элементов объекта управления; стратегическая обеспечивает его развитие и совершенствование, перевод в качественно и количественно иное состояние. Этот процесс характеризуется непрерывностью, циклической повторяемостью отдельных фаз (сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации; выработки и принятия решений; организации их выполнения), неравномерностью, инерционностью, проявляющейся в запаздывании управленческих действий. Он развивается и совершенствуется вместе с самой организацией.

Главными задачами технологии управления являются: установление организационного порядка и рациональной последовательности выполнения управленческих работ; обеспечение единства, непрерывности и согласованности действий субъектов при принятии решений; участие вышестоящих руководителей; равномерную загрузку исполнителей.

Для описания технологии работы аппарата управления используются всевозможные виды графических моделей, таблиц и анализа.

· Оперограмма.

· Блок-схема.

· Фотография рабочего времени.

· Причинно-следственная диаграмма.

 

Оперограмма

 

 

Оперограмма - организационный документ, регламентирующий процесс обработки входящих или исходящих документов; таблица, строки которой предназначены для осуществляемых операций учета, регистрации, согласования и т.п., а колонки - для ответственных исполнителей.

Оперограмма — это графическое изображение процедуры, выполненное в виде таблицы, с левой стороны которой по вертикали формулируются операции процедуры, а вверху по горизонтали перечисляются исполнители этих операций.

Наиболее распространенным и многовариантным средством изучения технологии управленческих работ является оперограмма. Этот вид графических моделей прочно вошел в практику оргпроектных работ. Координатные представляют собой таблицу, в подлежащем которой располагаются наименования структурных частей, а в сказуемом - операции. Рабочий процесс фиксируется операционной цепью в поле таблицы. Каждая операция обозначается условным знаком. Последовательность операций во времени изображается стрелками, соединяющими обозначения операций. Нерегулярные операции или связи обозначаются пунктирными линиями.

С помощью оперограмм фиксируются операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается данный процесс работы, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции соответствующих исполнителей.

Для более наглядного примера проследим за внутренним движение документа на примере приказа в Центре занятости населения г. Новокузнецк, начиная с подготовки и оформления проекта приказа и заканчивая передачей его в архив. Оперограмма представлена на таблица. 1

 

№ п/п	Операции	Исполнители
Специалист ДОУ	Юрист	Заместитель директора	Директор ЦЗН	Заведующий канцелярией	Вед.специалист архива	Время операции
	Подготовка и оформление проекта Приказа
	Согласование проекта Приказа, визирование
	Передача проекта Приказа в службу ДОУ
	Подписание проекта Приказа
	Регистрация Приказа
	Доведение Приказа до исполнителей
	Передача в архив
	Архивное хранение

Таблица. 1. Оперограмма

 

Блок-схема

При разработке программ рекомендуется использовать графический способ записи алгоритма в виде блок-схемы. Блок-схема — это графическое изображение алгоритма в виде плоских геометрических фигур (блоков), соединенных линиями. Внутри блока записывается действие, которое нужно выполнить, или условие, которое необходимо проверить. Блок-схема — стандартный способ записи алгоритма, существует государственный стандарт (ГОСТ), содержащий перечень правил построения блок-схем.

Основные блоки, которые используются при составлении графического алгоритма, изображены ниже (см. рис. 1):

Начало, конец

Вход/Выход

Регистрация/хранение

Решение

Процесс

Рис. 1. Основные используемые блоки

· При соединении блоков следует использовать только вертикальные и горизонтальные линии потоков.

· Горизонтальные потоки, имеющие направление справа налево, и вертикальные потоки, имеющие направление снизу вверх, должны быть обязательно помечены стрелками.

· Прочие потоки могут быть помечены или оставлены непомеченными.

· Линии потоков должны быть параллельны линиям внешней рамки или границам листа.

Начало

Ниже представлена блок-схема получение письма «Об Инструкции по делопроизводству» из Департамента труда и занятости населения Кемеровской области в Центр занятости населения г. Новокузнецка (рис. 2).

Получение письма

Постановка отметки о поступлении (входящего штампа) на документе

Предварительное рассмотрение (сортировка)

Регистрация

Передача письма руководителю

Передача документа исполнителю

Изготовление копий

Сделать копии

Контроль исполнения документов

Исполнение документов

Конец

Рассмотрение руководителем (резолюция)

Рис. 2. Блок-схема получение письма «Об Инструкции по делопроизводству»

Фотография рабочего времени

Фотография рабочего времени (ФРВ) – это вид наблюдения, при котором фиксируется время, затраченное сотрудником на каждое действие во время рабочего дня, действия могут быть связанны либо не связанны с рабочими задачами. Наблюдение продолжается несколько рабочих дней, чаще без ведома сотрудника.

Фотография рабочего времени - это особый вид измерения и наблюдения в производственной практике. В течение, которого фиксируется время, затраченное сотрудником на каждое его значительное действие, совершаемое во время рабочего периода: дня, смены, суток в зависимости от его длительности. Такие действия могут быть как связанны, так и не связанны с его рабочими задачами.

Фотография рабочего времени применяется для выявления как затрат, так и потерь рабочего времени, ибо при ее проведении измеряются все без исключения затраты времени исполнителя за определенное время работы. Фотография рабочего времени служит основой для установления причин потерь рабочего времени и позволяет разработать мероприятия по их снижению.

 

Основные цели проведения фотографии рабочего времени:

· определение работников, которые неэффективны в использовании своего рабочего времени;

· накопление опыта наиболее ценных и эффективных сотрудников;

· получение исходных цифр и материалов для выработки постоянных и временных и расчетных норм для каждой рабочей задачи;

· оптимизация бизнес-процессов в компании;

· нормирование;

· выявление отклонений или причин отхода от выполнения норм;

· ФРВ применяется у тех сотрудников с невысокой отдачей и плохой эффективностью, с целью повышения отдачи за счет обоснования измеренными нормами;

· определение у сотрудников основных источников потерь рабочего времени.

 

В начале работы определяется цель фотографии (выявление потерь рабочего времени, разработка нормативов и т.д.) и выбирается в соответствии с поставленной задачей объект наблюдения.

Проведение наблюдений состоит в последовательной и подробной записи в наблюдательном листе всего происходящего на рабочем месте. Фотографирование проводится с момента начала работы. Запись производится текстом, индексом или графически в масштабе времени. Фиксируется время окончания наблюдаемых категорий затрат времени.

Обработка результатов наблюдений начинается с вычисления продолжительности отдельных элементов затрат времени. Затем все элементы работы, имеющие одинаковый характер или признак, объединяются в группы и составляют сводку одноименных затрат, которая характеризует фактические затраты времени на выполнение работы.

Анализ результатов наблюдений позволяет установить, все ли затраты рабочего времени необходимы и рациональны при существующей организации труда, каковы потери рабочего времени и какие мероприятия необходимо осуществить в целях дальнейшего повышения производительности труда.

 

В ходе измерения фотографии рабочего времени:

· выявляются основные блоки времени и затем все время сотрудника объединяется в эти группы согласно полученных результатов;

· рассчитывается точный срез информации о том, на какие группы и виды деятельности и в каких пропорциях тратил этот сотрудник свое рабочее время.

Обработка результатов начинается с определения продолжительности каждого элемента. Из показаний текущего времени первого элемента вычитается время начала наблюдения, из показания текущего времени второго элемента – текущее время первого элемента и т. д. Результаты записывают в графу «Продолжительность».

Далее каждому элементу, согласно классификации затрат рабочего времени, присваивается «Индекс»:

- ПНД – перерыв из-за нарушений трудовой дисциплины;

- ПЗВ - время выполнения производственного задания

- О – основное время;

- ПЗ – подготовительно-заключительные работы; т.е время, используемое на подготовку к выполнению задания или на действия, связанные с ее окончанием;

- В – вспомогательное время;

- ПР – потери рабочего времени по вине рабочего;

- ОП – оперативная работа, т. е время, затрачиваемое на работы по осуществлению технологической операции;

- ОБ – время обслуживания рабочего места;

- ОТЛ – время отдыха и личных надобностей.

 

Лист наблюдений индивидуальной фотографии рабочего времени ведущего инспектора архива ЦЗН представлен в таблице 2.

Следующий этап обработки – составление сводки одноименных затрат, где элементы группируются по видам затрат рабочего времени и определяется суммарная продолжительность каждого вида затрат.

На основании данных сводки одноименных затрат составляется фактический баланс рабочего времени.

Наблюдательный лист фотографии рабочего времени

Структурное подразделение – правовой отдел

Исполнитель (должность) – ведущий инспектор архива

Стаж работы – 5 лет

«18» августа 2013 г.

 

№ п/п	Наименование затрат рабочего времени	Текущее время	Продол-жительность, мин.	Индекс
ч	мин.
	Начало наблюдения Приход рабочего на рабочее место				Пр
	Включение оргтехники Подготовка рабочего места				Пз
	Ответы на запросы				О
	Заседание экспертной комиссии Оформление протокола				О
	Обед
	Составление сводной номенклатуры дел за 2012 год				О
	Личные нужды				Отл
	Формирование дел				О
	Составление описей дел				О
	Приведение в порядок рабочего места				Об
	Уход с рабочего места в связи с окончанием рабочего дня Конец наблюдения

 

Таблица 2 - Лист наблюдений индивидуальной фотографии рабочего времени ведущего инспектора архива ЦЗН.