С какой целью производится анализ системы ДОУ организации?

Чтобы не перенести в автоматизированную систему ДОУ (АСДОУ) все ошибки, допущенные в «ручной» системе ДОУ, необходимо привести её в состояние, соответствующее современным нормативным требованиям. Это может стать итогом соответствующего обследования организации. Целью анализа состояния системы ДОУ в организации является: классификация и оптимизация состава применяемых в деятельности организации форм документов, упорядочение в целом ДОУ организацией, оптимизация документооборота, повышение эффективности использования информационных технологий (ИТ). Анализ позволит выявить специалистов, наиболее «загруженных» документами; исключить лишнее согласование или визирование документов; сократить количество возвратных движений документов к одному и тому же сотруднику, но в разное время; исключить хранение лишних копий документов. До начала внедрения ИТ в сферу ДОУ анализ и предпринятые корректирующие действия по итогам анализа состояния ДОУ позволят «навести порядок» в «ручном» делопроизводстве. Для получения количественных характеристик состояния ДОУ предлагается разработанная анкета. Её заполнение можно осуществить методом опроса и интервьюирования специалистов организации, занятых решением вопросов ДОУ.
Результаты обработки данных обследования организации по этой анкете необходимо представить графически. Анализ состояния ДОУ должен проводиться в несколько этапов.

Вопрос № 15

Какие этапы включает анализ состояния системы ДОУ?
1. Построение структурной схемы предприятия.

Цель:

· определить место службы ДОУ, ее подчинённость, состав должностных лиц в службе ДОУ;

· прописать индексы структурных подразделений;

· выявить особенности подготовки и принятия решений в системе управления организацией.

2. Построение схемы информационных потоков в организации (в привязке к организационной структуре).

Цель:

· определить состав исходной и выходной информации, получаемой в виде документов, при решении задач управления. При этом всю информацию желательно представить в виде схемы, с использованием современных инструментальных средств.

· получить данные о важности обрабатываемой и циркулирующей документированной информации, используемой в управлении;

·

· приблизительно оценить объём документооборота (проверить, проводится ли в организации такая оценка систематически), подсчитать, сколько и каких видов документов оформляется, какие способы доставки и отправки используются.

3. Описание порядка документирования управленческой деятельности в организации.

Цель:

· определить правила классификации организационно-распорядительных документов организации;

·

· выявить, на кого возложена ответственность за подготовку, согласование, подписание и утверждение каждого документа.

·

· При этом опять же наглядно и удобно для анализа графическое представление результатов обследования.

4. Анализ порядка документирования на соответствие современным нормативным требованиям и методическим рекомендациям. Цель — провести документный аудит и выявить степень отклонения от ГОСТа, ведомственных инструкций по делопроизводству или от Правил делопроизводства в органах власти (если обследование идёт в органе власти); определить, имеются ли как самостоятельные документы утверждённые инструкции по подготовке отдельных видов документов, показан ли в них порядок подготовки документа или изложены только требования к оформлению.

5. Описание и анализ процедуры регистрации документов в организации.

Цель:

· определить, какая система регистрации используется в организации, какие приняты регистрационные формы, как формируются регистрационные номера;

· если система регистрации журнальная, то выяснить:

· сколько существует различных журналов регистрации входящих документов;

· какие документы регистрируются в каждом журнале;

· какие графы введены в каждом журнале?

· если используются регистрационно-контрольные карточки, то какие поля они имеют?

· если существует автоматизированная система регистрации входящих документов, то какие данные заносятся в систему?

· существует ли как самостоятельный документ инструкция по регистрации входящих документов?

· имеется ли утверждённый перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов?

· все ли внутренние документы регистрируются?

· каков порядок регистрации внутренних документов? Место регистрации каждого вида и разновидности документа. Порядок присвоения регистрационного номера.

6. Описание и анализ процедуры контроля за исполнением документов в организации.

Цель:

· определить, как подходят к контролю в организации (формальная фиксация факта исполнения / срыва или выявление реальных причин);

· описать, как строится контрольная картотека (если она имеется);

· для каких входящих документов производится контроль исполнения;

· проставляется ли на документе «Отметка о контроле»? Как она выглядит;

· кто контролирует сроки исполнения документов? Каким образом? Как это отражается в регистрационной карточке или в журнале?

· оформляется ли по результатам контроля исполнения каждого документа какой-либо отчётный документ;

· проводится ли контроль исполнения внутренних документов? Для каких документов и каким образом?

· имеется ли Журнал контроля исполнения;

· выявить, для чего и как используются компьютерные технологии.

 

7. Описание и анализ процедуры контроля за исполнением документов в организации.

Цель:

· определить, как подходят к контролю в организации (формальная фиксация факта исполнения / срыва или выявление реальных причин);

· описать, как строится контрольная картотека (если она имеется);

· для каких входящих документов производится контроль исполнения;

· проставляется ли на документе «Отметка о контроле»? Как она выглядит;

· кто контролирует сроки исполнения документов? Каким образом? Как это отражается в регистрационной карточке или в журнале?

· оформляется ли по результатам контроля исполнения каждого документа какой-либо отчётный документ;

· проводится ли контроль исполнения внутренних документов? Для каких документов и каким образом?

· имеется ли Журнал контроля исполнения;

· выявить, для чего и как используются компьютерные технологии.

8. Описание и анализ процедуры формирования дел в организации.

Целью является проверка следующих моментов:

· как формулируются заголовки дел;

· сразу ли исполненные документы подшиваются в дела;

· нет ли в одном деле документов разных видов и разных сроков хранения;

· не подшиваются ли в дела незаверенные копии, дубликаты, проекты документов;

· как подшиваются документы с разными сроками хранения;

· соблюдается ли хронологический порядок при формировании документов дел;

· нумеруются ли листы дела;

· составляются ли описи дел;

· проводится ли экспертиза ценности документов;

· как организовано уничтожение документов.

9. Анализ перечня локальных нормативных актов организации, регламентирующих порядок документирования.

Цель: проверка наличия и доработка:

· Положения о службе ДОУ,

· Должностных инструкций сотрудников службы ДОУ

· Инструкции по делопроизводству,

· Табеля и Альбома унифицированных форм документов,

· Номенклатуры дел,

· Положения об экспертной комиссии организации,