Каковы правила обработки входящих и исходящих документов?

Входящие документы проходят следующие этапы обработки:

1. Прием и первичная обработка.

2. Предварительное рассмотрение.

3. Регистрация.

4. Передача документов руководителю.

5. Рассмотрение документов руководством.

6. Внесение сведений из резолюций в журнал регистрации входящей документации.

7. Передача документов исполнителям.

8. Контроль исполнения.

9. Исполнение документов.

10. Подшивка документов в дело.

Прием входящей корреспонденции в учреждении осуществляется централизованно в службе ДОУ или секретарем. Конверты вскрываются (кроме тех, на которых стоит пометка «лично»). Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя. Вся поступающая документация сортируется на регистрируемую и нерегистрируемую.

Все документы, поступившие в организацию, подлежат обязательному предварительному рассмотрению, которое выполняется наиболее квалифицированными сотрудниками документационной службы. Эти сотрудники должны хорошо знать структуру организации, функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения документов, которые поступили, на те, что нуждаются в обязательном рассмотрении руководством, и те, что направляются непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предварительное рассмотрение документов должно осуществляться в день получения или на следующий день, в случае поступления их в нерабочее время.

Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа и занесения соответствующей записи в журнал регистрации или регистрационно-контрольную карточку.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и высших органов, которые содержат информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и нуждающиеся в решении руководства. Другие документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решение по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Оригинал передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, которое организует выполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы.

11. Составление проекта документа исполнителем.

12. Согласование проекта документа с компетентными лицами.

13. Проверка правильности оформления проекта документа.

14. Подписание документа руководителем.

15. Регистрация документа.

16. Отправка документа адресату.

17. Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект документа составляется секретарем или другим сотрудником и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре.

Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.

При рассылке документа более чем в четыре адреса секретарь готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправление документов осуществляется централизовано экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в день получения от структурных подразделений или не позднее следующего рабочего дня.

Не допускается отправление или передача документов без их регистрации в канцелярии.