Переговоры: этапы и фразы клише

 

1 этап. Вступление в коммуникацию: принимающая сторона (представитель) обозначает одним предложением предмет переговоров и предоставляет слово стороне-гостю через выражение просьбы изложить собственную позицию:

ПРИМЕРЫ В РЕЧИ ПРЕДСТАВИТЕЛЯ ПРИНИМАЮЩЕЙ СТОРОНЫ:

«Мы встретились с целью…», «В ходе нашей встречи хотелось бы…»; «Просим Вас сообщить нам..», «Просим Вас представить предложения, проинформировать нас…»

ПРИМЕРЫ В РЕЧИ ПРЕДСТАВИТЕЛЯ СТОРОНЫ-ГОСТЯ (в ходе изложения и аргументации собственной позиции):

«Я полагаю, что прежде всего нам следует обсудить…», «Нам хотелось бы сразу сказать (уточнить), что…», «Мы представляем себе решение этого вопроса следующим образом…., «В связи с этим мы хотели бы пояснить..», «Мы полагаем, что существует такой вариант решения, который хотели бы обсудить с Вами…», «Думаем, следует обратить внимание на следующие стороны вопроса/аспекты проблемы…», «Мы очень рассчитываем на Вашу помощь в…»

2 этап. Вопросы и уточнения принимающей стороны:
а) вопросы с целью проверки собственного понимания: «Правильно ли я понял Ваше сообщение о том, что….?», «Если мы Вас правильно поняли…»;

б) уточняющие вопросы: «В чем заключается…», «Вы говорите, что…То есть Вы хотите….»;

в) вопросы на получение согласия: «Вы согласны?»;
г) вопросы, провоцирующие аргументацию: «Как Вы пришли к такому выводу? Почему Вы так считаете?»;

Этап. Изложение позиции и аргументация принимающей стороны

Примеры: «Учитывая характер сложившихся между нами отношений..», «Исходя из наших интересов (региона, учреждения), предлагаем Вашему вниманию…», «Вашему вниманию предлагается…», «Принимая во внимание особые обстоятельства, мы можем предложить Вам…», «Исходя из результатов предварительных переговоров, мы предлагаем…», «Речь идет о….», «Предлагается следующий порядок…», «Условия и порядок определены…», «Предложение будет действовать до момента получения нами Вашего ответа..», «В дополнение к Вашему предложению…»

4 этап. Обсуждение позиций представителями обеих сторон
ПРИМЕРЫ:«Мы бы просили Вас уточнить»; «Нам кажется, что это вариант решения преждевременен..», «Наша точка зрения расходится с Вашей в части…» «Нам трудно судить об этом..»; «Мы не уполномочены обсуждать (если нужно отложить решение)», « В дополнение к Вашему предложению…», «Предлагаем дополнить проект…», «В представленном Вами варианте решения проблемы нас устраивает следующее…», «Мы будем вынуждены в случае….», «К нашему сожалению, мы не можем согласиться с…», «Мы представим иную интересующую Вас информацию…», «Мы будем рады получить от Вас…», «Неоспоримым преимуществом..», «Важным дополнительным плюсом…», «Ваше участие является необходимым…», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «Благодарим Вас за…», «Рекомендуем Вам….», «С сожалением вынуждены сообщить Вам….», «Надеемся, это решение не повлияет на наши отношения…», «Ваша деятельность внушает уважение…»

5 этап. Принятие решения
ПРИМЕРЫ:«Давайте подведем итоги..», «Полагаю, что по этим вопросам мы договорились..», «Если возможно, то назначим встречу на…»

 

ПЕРЕГОВОРЫ: ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ

Длительность – до 2 часов; каждая часть – до 50 минут. Желательно – одночастные переговоры.

Если двухчастные переговоры, то кофе-пауза. Организуется в помещении, где идут переговоры. За столом обслуживаются персоналом только главы делегаций, остальные обслуживают себя сами.

Подготовка:

1. Определение состава делегации, назначение руководителя. Состав делегации: а) если конкретная задача (соглашение), то в составе 2-3 человека; б) если обсуждение направлений сотрудничества, то до 5 человек. Чем точнее задача, тем меньше людей.
2. Предварительное согласование (письмо\телефон) состава делегации (количество людей от сторон должно совпадать), места и времени. Самое удачное место – собственная территория. Самое удачное время – с 10.00, но до 17.00.
3. Формирование приглашения (абзац-приглашение, состав участников, примерная программа)
4. Подготовка помещения. Обязательно наличие кондиционера, неяркого света, удобных стульев, но не кресел, настенных часов. Столы по форме - прямоугольные или овальные, должны дать возможность 2 сторонам сидеть напротив друг друга. Исключение: трехсторонние переговоры. На столах: таблички для каждого участника с указанием ФИО и должности, папки (блокноты, ручки), если цветы, то в низких вазах (до 3 штук в зависимости от длины стола). Заранее не выкладываются материалы по содержанию переговоров ни от одной из сторон, передаются по ходу переговоров.
5. Определение «помогающего состава» на переговорах: секретарь, переводчик, технический персонал.
6. Подготовка спича принимающей стороны \ гостя (с презентацией \ без презентации), материалов с учетом предварительной информации о второй стороне.
7. Подготовка вопросов для уточнения позиций и обсуждения (заготовка).

ПРОВЕДЕНИЕ

1. Встреча делегации (приветствие глав делегаций, представление участников друг другу, рассаживание в машины, доставка в гостиницу, из гостиницы).
2. Встреча в фойе здания секретарем, который провожает в гардероб и в переговорную.
3. Делегация принимающей стороны в полном составе находится в зале. Рассадка – по протокольному старшинству. Главы делегаций – в центре, рядом – переводчик, остальные - по рангам с двух сторон (количество людей пропорционально по сторонам). Если три стороны и более, то рассадка по алфавиту вокруг стола, все должны видеть друг друга.
4. Невербальные средства, которые нельзя использовать (поза вполоборота друг к другу, двери; шепот за столом с улыбкой; стук пальцами, ладонью по столу, поправление одежды, прически, руки под подбородком, пальцы у лица, жесты в сторону собеседника руками.

Переговоры: коммуникация

1. Нежелательны поучение, ложь, эмоциональность.

2. Технология трех «да». Сначала два несущественных вопроса, чтобы собеседник сказал «да», затем существенный для Вас вопрос.

3. Выбор модели: жесткие, мягкие, компромиссные переговоры.