Хранение учётных документов.

Все исполненные учетные документы вместе с приложениями подшиваются в деле строго в хронологическом порядке их поступления или исполнения; при этом каждое дело формируется, как правило, по однотипным (приходным или расходным) документам.

Финансовая документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учёта и финансовую отчётность.

Первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены уполномоченным органом, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа:

Дату составления;

Наименование организации или фамилию и инициалы руководителя, от имени которых составлен документ;

Содержание операции или события;

Единицы измерения операции или события;

Наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц ответственных за совершение операции и правильность её оформления.

В зависимости от характера операции или события, требования нормативных правовых актов и способа обработки учётной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Делопроизводство в органах управления государственного учреждения организуется и ведётся с соблюдением общих правил по делопроизводству в воинских частях Вооружённых сил Республики Казахстан.

Вся служебная переписка по финансовым вопросам подписывается руководителем и начальником финансового органа.

В учреждениях использующие электронные подписи, должны установить меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям, в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Государственные учреждения обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учёта на бумажных и электронных носителях, отчётность, учётную политику, программы электронной обработки учётных данных в течении периода, установленного законодательством Республики Казахстан.

Для хранения переписки в государственных органах ведутся следующие дела:

Нормативно-правовые акты;

Указания по службе;

Переписка по планированию и истребованию дополнительных материальных средств;

Отчётные документы;

Переписка по претензиям и расчётам с поставщиками и платными потребителями;

Переписка по исполнению судебных решений;

Переписка и донесения по актам проверок.

Изъятие первичных учётных документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами, налоговым комитетом и финансовой полицией на основании их постановлений в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.

Во всех случаях взамен изъятых подлинных документов в дело подшиваются заверенные установленным порядком копии, с указанием где находятся подлинные документы.

Приходные и расходные документы на продукцию подсобного хозяйства воинской части подшиваются в отдельное дело. Все листы в каждом деле нумеруются, количество их в законченном деле подтверждается подписью начальника службы и заверяются мастичной печатью «Для внутренних, хозяйственных документов» воинской части.

Все учетные документы, не содержащие секретных данных, должны хранится в запирающихся шкафах (ящиках), обеспечивающих сохранность документов.

Ответственность за организацию хранение учетных документов несет начальник службы, а в подразделениях командиры подразделения.

Учетные документы хранятся в службе течение установленных сроков, после чего сдаются в архив или уничтожаются установленным порядком.

«Инструкция о введении в действие перечней документов

Со сроком их хранения».