Есть ли отличия между штатным расписанием и штатной расстановкой?

Общеустановленного определения термина "штатная расстановка" в законодательстве не содержится. В пункте 34 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утвержденного Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), лишь указано, что штатные расстановки хранятся 75 лет. На практике чаще всего штатная расстановка представлена формой штатного расписания, дополненной графой с указанием фамилии, имени, отчества работника, занимающего конкретную должность.

Однако понятие "штатная расстановка" упоминается в нескольких ведомственных нормативных правовых актах. Например, Приказом Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372 утверждена и введена в действие Инструкция по кадровому делопроизводству в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, п. 98 которой установлено, что штатная расстановка формируется на основании приказов о приеме, переводах, увольнении работников и содержит:

- наименования и перечень структурных подразделений;

- наименования должностей;

- сведения о количестве штатных единиц;

- размеры должностных окладов;

- размер ежемесячной надбавки к должностному окладу, установленной для конкретного работника;

- размер доплат и иных выплат стимулирующего и компенсационного характера, установленных для конкретного работника;

- фамилию, имя, отчество работников, замещающих должности;

- номер и дату приказа о назначении (переводе) на должность;

- номер и дату приказа о приеме.

Если законом для конкретного учреждения не установлен порядок составления и оформления штатной расстановки, рекомендуем разработать ее форму и утвердить локальным нормативным актом, например, правилами делопроизводства в отделе кадров.

Важное отличие штатной расстановки от штатного расписания - ее не обязательно утверждать руководителю учреждения. То есть штатную расстановку ведет кадровик и по мере необходимости (при приеме, переводе и увольнении сотрудников) вносит в нее изменения.

Как долго хранится штатное расписание?

После внесения изменений в штатное расписание или утверждения нового утратившее силу хранится в архиве работодателя. Согласно Перечню штатные расписания подлежат хранению в течение трех лет, а штатные расстановки - в течение 75 лет начиная с года, следующего за годом, в котором указанные документы были изменены. Такая разница связана с тем, что штатное расписание обезличено и содержит лишь наименования профессий, а штатная расстановка содержит имя работника, занимавшего должность в определенный промежуток времени, что позволит в дальнейшем разрешить возможные споры с назначением пенсии или установлением факта трудовых отношений. В соответствии с п. 2.9 Перечня исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

Порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов урегулирован Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Кроме того, обеспечение сохранности, описание, учет и использование документов архивного фонда РФ, отнесенные к государственной собственности, регламентированы Основными правилами работы архивов организаций*(3), распространяющимися на архивы государственных организаций, а также обязательными для всех негосударственных организаций.

М.О. Строкина,

эксперт журнала "Отдел кадров бюджетного учреждения"

"Отдел кадров бюджетного учреждения", N 11, 12, ноябрь, декабрь 2009 г.

────────────────────────────────────────────────────────────────────────

*(1) Федеральный закон от 19.06.2000 N 82-ФЗ "О минимальном размере оплаты труда" (ред. от 24.06.2008, с изм. от 27.11.2008)

*(2) Приложение к Правилам исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости лицам, осуществлявшим лечебную и иную деятельность по охране здоровья населения в учреждениях здравоохранения, в соответствии с подпунктом 20 пункта 1 статьи 27 Федерального закона "О трудовых пенсиях в Российской Федерации", утв. Постановлением Правительства РФ от 29.10.2002 N 781.

*(3) Одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.