Формирование структуры таблицы

Информация, которая должна храниться в БД КАДРЫ, представлена в Табл. 1.

 

Таблица 1

Структура БД КАДРЫ

Информация	Имя поля	Тип	Размер (* означает, что размер задается автоматически)	Дес. знаков
Табельный номер	ТабНом	Текстовый	5	0
Фамилия, имя, Отчество	ФИО	Текстовый	25
Дата рождения	ДатаРожд	Дата	*
Пол	Пол	Текстовый	1
Район	Район	Текстовый	15
Домашний Телефон	ДомТел	Текстовый	9
Служба в армии (ДА/НЕТ)	Армия	Логический	*
Количество Детей	Детей	Числовой	Целое	0
Должность	Должность	Текстовый	15
Оклад, руб.	Оклад	Число	Денежный	2
Автобиография	АвтоБиогр	Поле объекта OLE	*
Фото	Фото	Поле объекта OLE	*

 

Выберите на листе Таблицы действие Создать, выберите для создания Конструктор. В появившемся окне задавайте параметры каждого поля в соответствии с Табл. 1. В списке (сверху) показываются только имя и тип поля, а также необязательные комментарии к каждому полю. В комментарии можно внести сведения из столбца Информация Табл. 1. В результате будет создана структура таблицы в виде списка полей.

Детально свойства каждого поля задаются в окне свойств (внизу). В этом окне видны свойства текущего (выбранного) поля.

Поле можно удалить, выделив всю строку его описания щелчком по серому квадрату, расположенному слева от поля (аналогично выделяется вся строка таблицы в Excel) и нажав клавишу Delete. Для изменения порядка следования полей перетащите строку с описанием поля на нужное место за этот же серый квадрат.

Выделить сразу несколько полей можно, если щелкать по их серым квадратам, удерживая нажатой клавишу Ctrl или Shift, точно так же, как это делается при выделении нескольких файлов в Проводнике.

После того, как работа будет завершена, назовите новую таблицу КАДРЫ.

ВНИМАНИЕ. Не следует добавлять счетчик в качестве ключевого поля. Ключевые поля пока задавать не следует.

Не следует также задавать значения непонятных свойств.

Для того, чтобы внести изменения в структуру таблицы, ее следует выделить на листе Таблицы и нажать кнопку Конструктор. Вы снова окажетесь в Конструкторе данной таблицы.

Заполнение данными

Требуется заполнить таблицу данными о нескольких людях (порядка десяти). Автобиографию достаточно сделать одну, вставив в поле АвтоБиогр файл, созданный в любом текстовом редакторе. Для заполнения поля Фото можно открыть БД Борей, прилагаемую как образец, и скопировать оттуда фотографии. Заполнение полей объектами OLE удобнее всего производить с помощью буфера обмена.

Внимание. Не увлекайтесь множеством богатых событиями биографий и крупных высококачественных фото. Файл БД может стать большим и не поместиться на дискету.

Открыв таблицу, можно вносить в нее данные. Приемы работы в основном интуитивны и аналогичны работе с другими приложениями, но имеются некоторые особенности.

¨ Для того, чтобы внести в некоторый элемент данных (клетку) значение из элемента данных, расположенного выше (например, если новый сотрудник имеет тот же оклад, что и ранее введенный), следует нажать клавиши Ctrl и " ’ "(апостроф).

В поле Пол должны находится только два значения. Если это будет не так, выполнение последующих работ будет затруднено. Потребуются корректировки. Соглашение о кодировании пола заключается в том, что он обозначается заглавными русскими буквами М и Ж. Чтобы не искать их каждый раз на клавиатуре, рекомендуется воспользоваться списком возможных значений для поля. Такой список Вы встречали много раз. Пример списка – перечень возможных типов полей. Для создания списка значений поля Пол следует установить свойства этого поля согласно Рис. 1.

Ðèñ. 1. Çàäàíèå çíà÷åíèé äëÿ ïîäñòàíîâêè

 

¨ Для элемента данных или прямоугольного блока элементов можно пользоваться буфером обмена, копируя, вырезая и вставляя данные на новое место. При этом контроль типов данных возлагается на пользователя. Вы сами должны заботиться о том, чтобы текст не записывался в числовые поля. Если это случится, будет выдано сообщение об ошибке.

Внимание. Можно скопировать либо таблицу целиком, либо только ее выделенную часть. Можно копировать закрытую или открытую таблицу. Результат может оказаться различным, так как в некоторых режимах в копировании участвуют заголовки полей. Потренируйтесь в копировании и выберите свой метод. Для оценки происходящего полезно скопировать элемент данных, блок данных, открытую и закрытую таблицу из Access, а вставить ее в Excel.

¨ В соответствии с определением таблицы БД, разработчики реализовали принцип произвольности расположения строк. Таким образом, при повторном открытии таблицы Вы можете не найти введенных ранее записей на прежних местах.