В случае поломки, выхода из строя, в результате естественного износа или по причинам, не зависящим от сотрудника, ответственного за помещение.

В случае поломки, выхода из строя, в  результате естественного износа МЦ, или по причинам, не зависящим от сотрудника, ответственного за помещение, МЦ необходимо списать, данный факт необходимо согласовать с вышестоящим руководством.

В каждом магазине и автомойке есть блокнот, который называется «Списание материальных ценностей». Если руководитель дает разрешение на списание МЦ, то сотрудник, ответственный за помещение обязан сделать запись в блокнот. Пример заполнения списания МЦ в Приложении 1.

Раз в месяц, до 5 (пятого) числа, бухгалтер обязан списать МЦ из данных блокнотов. Для этого он совершает следующие действия в 1С:

Склад и доставка \ Списание МЦ \ В строке «Склад», выбрать необходимый склад \ В строке «Помещение», выбрать необходимое помещение \ Добавить \ В столбце «МЦ», выбрать необходимую номенклатуру двойным щелчком \ В столбце «Количество», внести количество МЦ \ после внесения всей номенклатуры нажать «Провести и закрыть».

Далее необходимо распечатать документ на списание МЦ в двух экземплярах, для этого необходимо совершить следующие действия:

Склад и доставка \ Списание МЦ \ Выбрать двойным щелчком необходимое поступление МЦ \ Печать1 \ Ctrl + P

На данном списании МЦ, в двух экземплярах в строке «Ответственный», подпись и ФИО ставит сотрудник, ответственный за помещение. Один экземпляр хранится в бухгалтерии в папке «Движение МЦ», в течение одного года, затем его необходимо утилизировать. Второй экземпляр ответственный за помещение оставляет себе. После списания МЦ запись в блокноте нужно перечеркнуть.

В случае поломки или утери по вине сотрудника организации.

В случае поломки или утери МЦ, по вине сотрудника организации, он обязан либо приобрести аналогичный товар и передать его сотруднику, ответственному за помещение, в которой произошла поломка или утеря МЦ, либо стоимость данной МЦ взимается с его заработной платы (если МЦ не имеет цену в 1С, то цену определяет руководитель данного помещения). Если поломка или утеря МЦ произошла по вине сотрудника, ответственного за помещение, то приобрести аналогичный товар или оплатить его с заработной платы обязан он. Если аналогичный товар был приобретен и передан сотруднику, ответственному за помещение, то никаких действий в 1С совершать не нужно.

При обнаружении поломки или утере МЦ, необходимо сообщить ответственному бухгалтеру, для фиксации им данных в журнал «Взыскания за порчу и утерю МЦ» (Приложение 2). Если сотрудник совершил поломку или утерю МЦ и не сообщил об этом бухгалтеру и сотруднику, ответственному за помещение, но был уличен, то на него налагается штраф в размере 1 000 рублей и обязанность покупки аналогичного МЦ, либо оплата его стоимости с заработной платы. Если сотрудник, ответственный за помещение знал о поломке или утере и не сообщил об это ответственному бухгалтеру, то он получает зеркальный штраф в размере 1 000 рублей.

В начале каждого месяца, до 4 (четвертого) числа, месяца за текущим, ответственный бухгалтер предоставляет данные их журнала аудитору, для взыскания данных сумм с заработной платы виновных сотрудников. Затем ответственный бухгалтер списывает данные МЦ с остатков, соответственно выше прописанным действиям.

Если необходимо совершить перемещение МЦ с одного помещения на другое, то с остатков помещения, с которого забирают МЦ их нужно списать, а на остатки помещения, на которое поступает МЦ, их нужно оприходовать.

За несанкционированное перемещение МЦ, на сотрудника, который не сообщил об этом ответственному бухгалтеру, налагается штраф 500 рублей.

Ревизия МЦ.

МЦ, которые находятся на автомойке, торговых точках, складах, бухгалтерии и прочих помещениях, находятся на остатках в программе 1С, ответственный за данные помещения обязан следить за их сохранностью и целостностью. Каждому из МЦ присваивается инвентарный номер и на каждую МЦ клеится наклейка с данным номером (исключение предметы на которые приклеить инвентарный номер невозможно).

Проклеивает МЦ ответственный бухгалтер, а за сохранность наклейки с инвентарным номером отвечает ответственный за помещение сотрудник. Если он замечает отсутствие наклейки, то он обязан сообщить об этом ответственному бухгалтеру, позвонив или написав в Viber, WhatsApp, VK. Ответственный бухгалтер обязан распечатать наклейку с необходимым инвентарным номером, и передает его сотруднику, либо если возможность, то сотрудник переклеивает сам. Так же, необходимо поступить с приобретенными МЦ, которые были оприходованы на остатки МЦ и если произошла замена поврежденного или утерянного МЦ на новое.

Один раз в два месяца, начиная с марта 2019г., будет происходить проверка целостности инвентарных номеров.

У каждого помещения есть ответственный за помещение, он отвечает за сохранность и целостность МЦ. Один раз в два месяца, начиная с марта 2019г. проводится ревизия МЦ, каждого помещения. При проведении плановой ревизии, ответственный за помещение обязан, находится на рабочем месте.

Так же по решению руководителя проводится внеплановая ревизия по МЦ, для этого руководителю, достаточно устного указания ответственному бухгалтеру.

Для проведения ревизии МЦ в конкретном помещении необходимо вывести список МЦ, которые находятся на остатках в данном помещении на актуальную дату. Для этого необходимо совершить следующие действия в 1С:

Склад и доставка \ Отчеты по складу \ Движение материальных ценностей \ установить период в строке «Период» \ выбрать необходимый склад в строке «Склад»\ выбрать необходимый помещение в строке «Помещение» \ Сформировать \ Печать

В сформировавшемся отчете в столбце «МЦ», отражаются названия МЦ, в столбце «Количество конечный остаток», отражается количество МЦ на актуальную дату.

Далее пересчитывается все МЦ по списку. Если в процессе ревизии не было выявлено отклонений, то ревизия считается закрытой. Если в процессе ревизии были выявлены излишки, то они приходуются на остатки на данное помещение. Если в процессе ревизии была выявлена недостача МЦ, то сотруднику, ответственному за помещение дается три дня, на проверку ревизии, если он подтверждает недостачу, то ответственный за помещение обязан либо приобрести аналогичный товар, либо стоимость данных МЦ взимается с его заработной платы, путем фиксации данных в журнал «Взыскания за порчу МЦ», далее действовать по выше прописанному алгоритму.