Контроля исполнения документов.

совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами: нормативно-правовые акты устанавливаемые законодательными и исполнительными органами РБ, приказы, распоряжения, нормативные акты организации, запросы и указания вышестоящих организаций, предложения, заявления и жалобы граждан. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (учреждения).В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя организации (учреждения). Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно – правовым актом, организационно – распорядительным документом или резолюцией.Существует два вида срока исполнения документа: Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе, поставленном на контроль, делается отметка знаком «К» или штампом «КОНТРОЛЬ».

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.

9.Номенклатура дел, порядок ее разработки и утверждения. В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела. Дело можно определить как «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Основное требование, которое предъявляется к номенклатуре – это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации (учреждения).Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.Дела формируются и хранятся в структурных подразделениях организации (учреждения). Формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется ведомственным архивом.

Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное дело в номенклатуре должна быть заведена папка. Обложка дела должна быть оформлена, и содержать следующую информацию: •наименование организации (полное или сокращенное, если оно официально закреплено), указывается непосредственная подчиненность; •наименование структурного подразделения; •индекс дела по номенклатуре (Например, Дело №06–03, где 06 – это индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер дела в номенклатуре); •заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры без изменений); •срок хранения.При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: •помещать в дело только исполненные документы,  •документы постоянного и временного хранения группировать отдельно; •включать в дело по одному экземпляру каждого документа; •группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют – судебные дела, личные дела, переходящие дела; •дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1, т.2» и т.д. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле, конечно, значительно облегчают работу с документами в текущей деятельности, проведение экспертизы ценности документов и подготовку документов к последующему хранению и использованию.