Внедрение графика документооборота в учетный процесс

Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики. Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

· утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);

· ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;

· оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;

· налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;

· проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;

· налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.

График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.

Ход выполнения занятия:

Задание № 1

Время выполнения: 5 минут

Количество баллов: 0,5 балл.

1.1. Дайте ответ на вопросы:

1. Что такое документооборот?

2. Какие обязательные реквизиты должны содержать первичные документы?

3. Каковы требования по оформлению первичных документов?

4. Каковы способы исправления ошибок в первичных документах?

Задание № 2

Время выполнения: 5 минут

Количество баллов: 0,5 балл.

Состав документов в организации зависит от:

а)​ порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);

б)​ объема и характера взаимосвязей в организации;

в)​ характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами;

г)​ все вышеперечисленное

Унификация документов – это:

а)​ установление не единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов;

б)​ установление единого комплекса видов и разновидностей отчетов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

в)​ установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов;

г)​ нет правильного ответа

Документооборот – это:

а)​ движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

б)​ документ, не требующий особого внимания;

в)​ движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в комитет по делам несовершеннолетних;

г)​ не знаю

4. Отметьте основные этапы подготовки и оформления внутренних документов в офисе:

а)​ составление проекта и согласование;

б)​ проверка правильности оформления;

в)​ подписание и регистрация;

г)​ все вышеперечисленные

Регистрация документа включает в себя:

а)​ проставление даты;

б)​ проставление регистрационного номера;

в)​ запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме;

г)​ все вышеперечисленные

Должностная инструкция – это:

а)​ инструкция директора, которую необходимо выполнять в обязательном порядке;

б)​ документ, в котором отмечены нарушители распорядка дня в офисе;

в)​ нет правильного ответа

г)​ организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц;