Порядок рассмотрения документов руководством

учреждения и органа УИС и доведение документов до исполнителей

109.  Документы руководителю учреждения и органа УИС (лицу, исполняющему его обязанности), заместителям руководителя учреждения
и органа УИС передаются на рассмотрение только после их регистрации.

110.  Проекты указаний руководителя учреждения и органа (лица, исполняющего его обязанности), заместителей руководителя учреждения
и органа УИС оформляются службой делопроизводства.

111.  После рассмотрения руководителем учреждения и органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями руководителя учреждения и органа УИС документы возвращаются в службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению документа
в электронную базу данных.

112.  Служба делопроизводства направляет структурным подразделениям рассмотренные документы, в соответствии с указаниями  по их исполнению. Подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения – ответственному исполнителю,                             а соисполнителям – копии документов в бумажном или в электронном виде.

113.  Для ознакомления руководителей структурных подразделений и их работников с полученным документом используется лист ознакомления (приложение № 15).

 

Регистрация отправляемых документов

 

114.  Регистрация отправляемых документов осуществляется службой делопроизводства в журнале учета исходящих документов (приложение № 16) или в электронной базе данных.

115.  Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления и комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

116.  Регистрация отправляемых документов осуществляется в день
их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

117.  Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в соответствующих реквизитах бланка (на внутренних документах, оформляемых не на бланках – после реквизита «Подпись») и на копии, остающейся в деле структурного подразделения.

118.  Копия документа с визами согласования и приложениями к нему
в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ хранится в деле вместе с документом-ответом), копия отправляемого документа заверяется отметкой «Верно» (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

 

 

Отправка документов

119.  Отправка документов осуществляется службой делопроизводства
в следующем порядке.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа, направляются фельдъегерской связью.

120.  Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

121.  Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

122.  Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции,
и документы неслужебного характера к отправке не принимаются
и возвращаются исполнителю.

123.  Документы подлежат отправке в день их регистрации
или на следующий рабочий день.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

124.  Документы отправляются в пакетах. На пакетах указываются:

степень срочности, если она имеется на подписанном документе;

адресат, его почтовый адрес и индекс предприятия связи;

номера документов, вложенных в пакет;

почтовый адрес отправителя.

В один пакет могут помещаться несколько документов.

125.  В случаях, когда приложения направляются в нескольких пакетах,
в первый пакет вкладывается сопроводительное письмо, ставится исходящий номер, а на остальных пакетах ставится пометка «К исх. № ___».

На оборотной стороне сопроводительного письма делается запись
о количестве направленных пакетов. Например:

 

Всего в Ваш адрес направлено пять пакетов к исх. № 10/3-65.

 

126.  Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение
по реестру (спискам), фиксирующему количество отправленных пакетов.

127.  Заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и/или получения адресатом.  

128.  Заказные письма в пакетах передаются в почтовое отделение
по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на пакетах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид
и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения помещается в номенклатурное дело службы делопроизводства.

129.  Документы массовой рассылки направляются в соответствии
со списком к рассылке, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель структурного подразделения
и утверждает руководитель службы делопроизводства. Список к рассылке,      в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело структурного подразделения.