Какие документы и в какой срок нужно выдать работнику при увольнении

Как выдать трудовую книжку при увольнении работника

Как правило, трудовую книжку нужно выдать работнику на руки в последний день работы, в том числе если он уходит в отпуск с последующим увольнением (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 N 131-О-О, Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1). Если это сделать невозможно, то в этот день направьте ему уведомление о необходимости явиться или дать согласие на отправку трудовой книжки по почте. Об этом подробнее далее.

Если работник в последний день работы отсутствовал или отказался забрать трудовую книжку, то направьте ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку почтой. Рекомендуем направить такое уведомление в день увольнения заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по всем известным адресам работника. Это позволит подтвердить факт исполнения обязанности, предусмотренной ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Если работник согласится на отправку трудовой книжки по почте, то отправьте ее почтой по адресу, указанному работником. Согласие работника должно быть письменным (Письмо Минтруда России от 10.04.2014 N 14-2/ООГ-1347). Рекомендуем направить трудовую книжку ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

Если работник после увольнения обратился к вам с просьбой о выдаче трудовой книжки (например, если отказался от ее отправки почтой), то выдайте трудовую книжку работнику на руки в течение трех рабочих дней со дня обращения. Поскольку обращение должно быть письменным, то обычно работник пишет заявление. Это следует из ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, Письма Минтруда России от 10.04.2014 N 14-2/ООГ-1347.

О получении трудовой книжки работник ставит подпись в графе 13 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также в разд. XI личной карточки (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Какие сведения вносить в графы 12 и 13 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, если работник не получал трудовую книжку лично, нормативно не урегулировано. Полагаем, что в графе 12 следует указать дату отправки уведомления о необходимости явиться или дать согласие на отправление трудовой книжки по почте, а графу 13 оставить незаполненной. Обязательно сохраните почтовые документы, в частности квитанцию об отправке письма.

В какой срок необходимо выдать трудовую книжку при увольнении

Как мы уже отметили выше, трудовую книжку обычно нужно выдать работнику на руки в последний день работы. А если вы направляли уведомление и работник дал вам согласие на отправку трудовой книжки по почте, то рекомендуем направить ее сразу после получения письменного согласия уволившегося работника, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Если работник обратился к вам с просьбой о выдаче трудовой книжки после увольнения, то выдайте ее не позднее трех рабочих дней со дня такого обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Как составить заявление о выдаче трудовой книжки при увольнении

Заявление о выдаче трудовой книжки работник составляет в произвольной форме, так как нормативно утвержденной нет. Обычно работник пишет такое заявление, если не получил трудовую книжку в день увольнения и вы не высылали ему трудовую книжку по почте (например, работник не согласился на это). Это следует из ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.

При приеме такого заявления проверьте, чтобы в нем было выражено желание работника лично получить трудовую книжку, указана дата и подпись работника. Также работник может указать в заявлении желаемую дату получения трудовой книжки.