Порядок уничтожения проектной и рабочей документации, в том числе аннулированной

8.3.1 Процедуры уничтожения ПД и РД подразделениями УКС (ОКС) определяются с учетом требований ОР-03.100.00-КТН-061-15 и нормативных актов, действующих в ОСТ.

8.3.2 Экземпляры ПД и РД, оставшиеся невостребованными при организации закупок по выбору подрядной организации по строительно-монтажным работам и аннулированные комплекты (чертежи) не подлежащие передаче в архив, уничтожаются УКС (ОКС) после окончания строительно-монтажных работ на объекте по решению комиссии. Акт о выделении к уничтожению ПД и РД, не подлежащей хранению, оформляется в соответствии с приложением Д настоящего документа.

8.3.3 Приказом по ОСТ назначается комиссия. В состав комиссии входят главный инженер ОСТ, заместитель генерального директора ОСТ по строительству, начальник УКС (ОКС), начальник отдела экспертизы, работник УКС (ОКС), ответственный за учет, хранение и передачу ПД и РД, представитель службы безопасности ОСТ, начальник отдела, отвечающий за документооборот, представитель службы информационной безопасности ОСТ. Решение комиссии об уничтожении ПД и РД оформляется актом и протоколом в соответствии с приложениями Д и Ж настоящего документа.

8.3.4 Экземпляры ПД и РД, которые использовались производственными подразделениями УКС (ОКС), штабами строительства в процессе выполнения строительно-монтажных работ после сдачи объекта, завершенного строительством в эксплуатацию, должны быть уничтожены по решению комиссии с составлением актов и протокола в соответствии с приложениями Д, Е, Ж настоящего регламента. Также уничтожению подлежат экземпляры тендерной документации, оставшиеся после организации закупок по выбору подрядной организации по строительно-монтажным работам.

 

Приложение А
(обязательное)
Форма журнала учета и регистрации проектной и рабочей документации

 

 

№ п/п	Номер регистра­ции (дела)	Номер пункта по Инвестици­онной про­грамме, про­грамме ТПР и КР, программы ликвидации	Наименова­ние проекта	Генераль­ный про­ектиров­щик	Обозначение ПД и РД, наиме­нование проектной организа­ции	Фамилия передав­шего ПД и РД	Номер накладной и дата по накладной приема	Фамилия приняв­шего ПД и РД	Номер при­каза утвер­ждения ПД и РД «в произ­водство ра­бот»	Номер накладной и дата по накладной передачи	Адрес и дата вы­бытия ПД и РД из техниче­ской биб­лиотеки
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Примечание – Номера регистрации присваиваются в хронологическом порядке поступления ПСД на объект по Программе ТПР и КР, Инвестиционного проекта в целом.

 

 

 

Приложение Б
(обязательное)
Форма накладной для оформления процедуры передачи
проектной и рабочей документации

				Приложение № ___ к сопроводительному письму
				от «__» _______ 20__ исх. № _____
Отправитель				Получатель
____________________________				________________________________
почтовый адрес				почтовый адрес

НАКЛАДНАЯ [1] ⁾

№ _______ от «__» ___________ 20__ г.

Настоящая накладная составлена в том, что, представитель ______________________ передал, а представитель______________________ принял для

название организации                                                                 название организации

________________________________________________________________________________

название организации                                                  цель передачи

нижеперечисленную документацию:

 

№ п/п	Наименование документации	Различительный индекс	Инвентарный номер из состава проекта, (при наличии изменений указать номер изменения)	Количество листов	Количество экземпляров	Ограничи-тельный гриф (КТ/К)
1	2	3	4	5	6	7
1	По объекту Инвестиционной программы, Программы ТПР и КР, программы ликвидации 200_ г. № _____________  пункта Программы  наименование объекта
2

ИТОГО  _________               единиц хранения

количество

Документацию передал
________________________   _______________     И.О. Фамилия    ______________       должность                              подпись                                                                    дата
Документацию принял
________________________   _______________     И.О. Фамилия    ______________       должность                              подпись                                                                    дата

Исполнитель ___________ И.О. Фамилия

Телефон _______________

Приложение В
(обязательное)
Форма книги учета выдачи проектной и рабочей документации в ОСТ (подразделения ОСТ)

№ п/п	Учетный номер единицы хранения (альбома, книги, диска)	Выдача проектной и рабочей документации во вре­менное пользование						Возврат проектной и рабочей документации в биб­лиотеку
		Дата вы­дачи	Сдал		Принял		Коли­чество экзем­пляров	Дата воз­врата	Сдал		Принял		Коли­чество экзем­пляров
			фами­лия	под­пись	фами­лия	под­пись			фами­лия	под­пись	фами­лия	под­пись
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

 

 

Приложение Г
(обязательное)
Форма электронного реестра проектной и рабочей документации ОСТ

 

 

№ п/п	Номер пункта по Инвест. про­грамме, про­грамме ТПР и КР, программы ликвидации	Наименование проекта	Различительный индекс ПД и РД, наименование проектной организа­ции	Получено
				От ОПиПП в УКС
				Перечень (изм.№)	Дата, № накладной	Экз.	№№ стеллажа, полки
1	2	3	4	5	6	7	8

 

 

Выдано						Передано в архив ОСТ
Передано в филиал ОСТ (РНУ, НУ, ПО, УМН, ПК, ПНБ, РНПУ, РПУ, РУМН)		Тендерная документация		Передано подрядной организации
Дата, № накладной	Экз.	Дата, № накладной	Экз.	Дата, № накладной	Экз.	Дата, № накладной	Экз.
9	10	11	12	13	14	15	16

 

Приложение Д
(обязательное)
Форма акта о выделении к уничтожению проектной и рабочей документации, не подлежащей хранению

УТВЕРЖДАЮ (Руководитель, подпись, расшифровка, дата)                                                                                

АКТ № _______

о выделении к уничтожению проектной и рабочей документации

не подлежащей хранению

_________________         ________________

место составления         дата составления

 

На основании ___________________________________________________________ «Об уничтожении проектно-сметной документации находящейся на хранении в Технической библиотеке УКС в г _______» выделена к уничтожению следующая документация на бумажном/электронном носителе (нужное подчеркнуть) как утратившая практическое значение

 

№ п/п	Наименование документации	Различи-тельный индекс	Ограничи-тельный гриф (КТ/К)	Инвентарный номер из состава проекта (при наличии изменений указать номер изменения)	Количество листов	Количество экземпляров
1	2	3	4	5	6	7
Наименование объекта (проектной и рабочей документации)
	ИТОГО	_____			единиц хранения

 

Ответственный за хранение документов -                                               (Должность, Ф.И.О). СОГЛАСОВАНО:

Протокол ЭК от ________ №___                                                                     

Приложение Е
(обязательное)
Форма акта об уничтожении проектной и рабочей документации,
не подлежащей хранению

 

АКТ № _______

об уничтожении проектной и рабочей документации

не подлежащей хранению

_________________         ________________

место составления         дата составления

 

 

На основании акта № _______ от _________ «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» уничтожена следующая документация на бумажном/электронном носителе (нужное подчеркнуть)

 

№ п/п	Наименование документации	Различи-тельный индекс	Ограничи-тельный  Гриф (КТ/К)	Инвентарный номер (при наличии изменений указать номер изменения)	Количество листов	Количество экземпляров
1	2	3	4	5	6	7
Наименование объекта (проектной и рабочей документации)
	ИТОГО	______			единиц хранения

 

Документация уничтожена: ____________________________

способ уничтожения

 

Представитель службы безопасности

организации системы «Транснефть» _________________ И.О. Фамилия

                                                                подпись

 

Специалист технической

библиотеки УКС                   _________________ И.О. Фамилия

                                                                  подпись

Представитель УКС                   _________________ И.О. Фамилия

                                                                                       подпись

Приложение Ж
(обязательное)
Форма протокола заседания комиссии по вопросам уничтожения экземпляров проектной и рабочей документации оставшихся невостребованными при организации закупок по выбору подрядной организации по строительно-монтажным работам и после завершения строительно-монтажных работ

 

Протокол № __

Заседания комиссии по вопросам уничтожения экземпляров проектной и рабочей документации оставшихся невостребованными при организации закупок по выбору подрядной организации по строительно-монтажным работам, и после завершения строительно-монтажных работ

 

_________________                                                                  ________________

место составления                                                                            дата составления

 

Комиссия в составе

 

Главный инженер ОСТ                                  ________________ И.О. Фамилия

Заместитель генерального директора ОСТ

по строительству                                                 ________________ И.О. Фамилия

Начальник УКС                                                   ________________ И.О. Фамилия

Начальник отдела экспертизы                              ________________ И.О. Фамилия

Работник УКС,

 ответственный за учет, хранение

и передачу ПД и РД                                            ________________ И.О. Фамилия

Представитель службы безопасности ОСТ      ________________ И.О. Фамилия

Начальник отдела отвечающий за документооборот _____________ И.О. Фамилия

Представитель службы

информационной безопасности ОСТ                   _______________ И.О. Фамилия

 

На основании акта № _______ от _________ «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» рассмотрев представленную проектную и рабочую документацию в составе

№ п/п	Наименование документации	Различи-тельный индекс	Ограничи-тельный  гриф (КТ/К)	инв.№, (при наличии изменений указать №)	Количество листов	Количество экземпляров
1	2	3	4	5	6	7
Наименование объекта (проектной и рабочей документации)
	ИТОГО	______			единиц хранения

приняла решение об уничтожении перечисленных комплектов проектной и рабочей документации в связи с отсутствием необходимости хранения и использования комплектов документов.

Дополнительная информация ______________________________________________________

________________________________________________________________________________

Подписи членов комиссии

 

Приложение И
(обязательное)
Форма журнала учета и регистрации проектной и рабочей документации с грифом

Учетный  номер документа	Наименование документа	Кол-во экз. и № экз.	Кол-во листов		Электрон-ный диск	Куда и кому направлено или выдано	Дата и расписка получения	№ исх. документа	Дата и № акта об уничтожении
			документа	приложения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

 

 

Приложение К
(обязательное)
Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборов
для измерения температуры и влажности воздуха

 

Дата записи	Климатические параметры воздуха		Фамилия И.О., Подпись сотрудника, сделавшего запись	Примечание
	температура, оС	относительная влажность, %
1	2	3	4	5

Приложение Л
(обязательное)
Порядок передачи проектной и рабочей документации в подразделения ОСТ и подрядные организации

 

 

Приложение М
(рекомендуемое)
Форма журнала учета выдачи проектной и рабочей документации в подрядной организации

№ п/п	Обозначе-ние комплекта ПД и РД (альбома, книги)	Выдача комплекта ПД/РД						Возврат комплекта ПД/РД
		Дата вы­дачи	Сдал		Принял		Коли­чество экзем-пляров	Дата воз­врата	Сдал		Принял		Коли­чество экзем­пляров
			фами­лия	под­пись	фами­лия	под­пись			фами­лия	под­пись	фами­лия	под­пись
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

 

 

                                                                                                                                                                                

                                                                                                                                                                                

Библиография

 

[1] Федеральный Закон Российской Федерации от 30.12.2001 № 197 «Трудовой кодекс Российской Федерации»

[1]⁾ Накладная не содержит объединенных и скрытых столбцов, строк, ячеек.