Назначение ответственного лица

Чтобы качественно подготовиться к новогоднему корпоративу, необходимо в первую очередь назначить лицо, ответственное за подготовку. Задачу можно возложить на любого работника. Это может быть и менеджер по персоналу, и секретарь, и PR-менеджер или начальник АХО. Выбор за руководителем компании.

Будет лучше, если такая обязанность прописана у работника в должностной инструкции. Это позволит избежать споров о том, кто в компании ответственный за организацию праздников, а ответственный работник будет обязан выполнять порученное задание. Если такие обязанности не предусмотрены, лучше это сделать. Такое изменение должностной инструкции потребует согласия работника (ведь это изменение его трудовых функций).

Но если ни у кого из работников обязанность по организации праздников в должностной инструкции не предусмотрена, то, скорее всего. в инструкциях имеется пункт об обязанности работников выполнять поручения и приказы руководства. Поэтому в данном случае можно поручить работу по организации новогоднего корпоратива приказом. Главное – чтобы поручение не противоречило в целом трудовой функции работника. В противном случае работник имеет полное право отказаться от выполнения поручения.

В таком случае можно будет зафиксировать, например, несвоевременную подготовку, отклонение от утверждённого сценария или бюджета.

Документом рекомендуем также установить план подготовки мероприятия. Планирование организации проведения корпоратива должно включать определение целей его проведения, списка участников, сроков подготовки, места проведения, меню, бюджета и других существенных моментов. моменты.

 

Пример 1. Приказ о подготовке к проведению новогоднего мероприятия

 

Общество с ограниченной ответственностью «Стеллс»

(ООО «Стеллс»)

 

ПРИКАЗ

 

31 октября 2018 г.                                                                                                                                                   № 56                                                

г. Москва

 

О подготовке к проведению

новогоднего мероприятия

 

           В связи с необходимостью планирования, организации и проведения новогоднего мероприятия с целью повышения лояльности работников, а также повышения уровня их коммуникации,

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

1. Назначить ответственным за подготовку новогоднего мероприятия менеджера по персоналу Алексееву О.В.

2. Назначить дату проведения мероприятия на 29 декабря 2018 года.

3. Менеджеру по персоналу Алексеевой О.В. предоставить сценарий проведения мероприятия в срок по 16.11.2018 на утверждение генерального директора.

4. Менеджеру по персоналу Алексеевой О.В. предоставить расчет бюджета для проведения мероприятия в срок до 16.11.2018 на утверждение генерального директора.

5.Менеджеру по персоналу Алексеевой О.В. предоставить информацию по подрядным организациям, выбранным для мероприятия подрядчикам в срок по 30.11.2018 (а именно предложения по поводу места проведения мероприятия, вариантов меню)

6.Менеджеру по персоналу Алексеевой О.В. провести опрос работников и предоставить список участников мероприятия в срок по 30.11.2018.

7. Контроль исполнения приказа возлагается на директора по персоналу Артемову И.П.

 

Генеральный директор                                                     Сорокин                                          А.Л. Сорокин

 

С приказом (распоряжением) ознакомлены:

Артемова         И.П.Артемова 31.10.2018

Алексеева          О.В.Алексеева 31.10.2018

 

Если корпоратив будет подготовлен плохо, наличие обязанности в должностной инструкции или приказа и ознакомления с ним работника под подпись позволит наказать работника за некачественную работу, а отказ от выполнения такого поручения можно рассматривать в качестве нарушения трудовой дисциплины.

Для наказания работника необходимо придерживаться стандартной процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности (ст. 193 ТК РФ):

· фиксация факта нарушения (актом, служебной запиской);

· зарос объяснений от работника (при отказе от объяснений составляется акт);

· издание приказа об объявлении замечания или выговора (при отказе от ознакомления составляется акт).

 

Пример 2. Приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности

Общество с ограниченной ответственностью «Стеллс»

(ООО «Стеллс»)

 

ПРИКАЗ

 

01 декабря 2018 г.                                                                                                                                    № 65                                                     

г. Москва

 

О привлечении к дисциплинарной

ответственности

 

           Менеджер по персоналу Артемова И.П. не предоставила сценарий проведения новогоднего мероприятия, расчет бюджета, предложения по подрядным организациям, выбранным для мероприятия. В связи с чем, подготовка к мероприятию была сорвана, на основании приказа № 56 от 31.10.2018, объяснительной записки Артемовой И.П. от 01.12.2018, в соответствии со ст. 192-193 Трудового кодекса РФ,

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

1. Привлечь менеджера по персоналу Алексееву О.В. к дисциплинарной ответственности в виде выговора за нарушение приказа № 56 от 31.10.2018, п. 4.11 должностной инструкции.

2. Контроль исполнения приказа оставляю за собой

 

Генеральный директор                                                     Сорокин                                          А.Л. Сорокин

 

С приказом (распоряжением) ознакомлены:

Алексеева          О.В.Алексеева 01.12.2018

 

 

       Определение важных вопросов

 

При подготовке к проведению мероприятия кроме сценария необходимо определить также другие важные вопросы. Среди них можно перечислить:

· обязательно ли участие в мероприятии;

· место проведения;

· время проведения (начало и окончание);

· как добираться до места (будет ли организован трансфер либо работники добираются самостоятельно);

· дресс-код (если имеется);

· необходимость алкоголя;

· кто оплачивает (работодатель, участие работников);

· обеспечение безопасности.

 

Проработка этих вопросов поможет снизить риск недоразумений при проведении мероприятия. Например, работники ожидали, что к месту проведения мероприятия их отвезут на транспорте работодателя, а оказалось, что нужно добираться самостоятельно.