Первичные документы по учету численности сотрудников.

Для оформления организационной структуры, штатного состава и штатной численности организации применяется унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание». Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Оно утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

В настоящее время, согласно ТК РФ, трудовые отношения устанавливаются одним из трех видов найма работника на предприятие:

1) бессрочный трудовой договор;

2) срочный трудовой договор (на срок до 5 лет);

3) срочный трудовой договор или гражданско-правовой договор (подряда, поручения, аренды, купли-продажи, мены и др.) на время выполнения определенных работ.

Основанием приема на работу является приказ (распоряжение) о приеме работников (согласно ст. 18 КЗоТ приказы по личному составу объявляются работнику под расписку) и заключенный письменный трудовой договор.

На всех работников, принятых на постоянную, временную работу по трудовому договору, заполняется «Личная карточка работника» (форма Т – 2). Личная карточка заводится в одном экземпляре, хранится в отдельной картотеке. Записи в личной карточке производится на основании представленных работником (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; документы об образовании, получении квалификационных категорий; трудовая книжка; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и др.). Лицам, поступающим на работу впервые, трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

На руководящих работников и специалистов, материально ответственных лиц дополнительно ведется личный листок по учету кадров или формируется личное дело.

Фармацевтическое предприятие имеет право самостоятельно решать вопрос о способе формирования личных дел и их ведении. В состав личного дела работника могут быть включены следующие документы: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; анкета или личный листок по учету кадров; автобиография или резюме; копии документов об утверждении в должности; характеристики или рекомендательные письма; трудовой договор (контракт); копии приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава и оплаты труда.

В случаях увольнения или перевода работника на другую работу его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение 1 – 2 лет.

Для правильного начисления заработной платы необходимо постоянно вести учет использования рабочего времени в «Табеле учета использования рабочего времени» (форма № Т – 13). Табель составляется в 1 – м экземпляре табельщиком или лицом, уполномоченным на это.

Табель заполняется на всех принятых на постоянную или временную работу сроком от одного дня и более со дня зачисления работников, кроме принятых по договорам подряда.

Всё учитываемое время делится на три вида:

·  отработанное оплачиваемое время (повременная работа, служебные командировки, руководство практикой студентов и др.). Предельные нормы продолжительности рабочего дня для различных категорий работников устанавливаются законодательно;

·  Неотработанное оплачиваемое время (льготные часы подростков, повышение квалификации, учебные и очередные отпуска и др.);

·  Неотработанное (рабочее и нерабочее) неоплачиваемое время (административный отпуск, выходные и праздничные дни, опоздания, прогулы и др.).

Заполнение табеля проводится ежедневно путем отметки количества отработанного времени, неявок, дней болезни, командировок и т.п. Отметки в табеле должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листков нетрудоспособности, справок об исполнении государственных обязанностей, приказов о командировке и др.). Для удобства заполнения на титульном листе табеля даны условные обозначения отработанного и неотработанного времени, дней командировок, болезни и т.д. Табель передается в бухгалтерию табельщиком 2 раза в месяц для корректировки суммы выплаты за половину месяца и для расчета заработной платы за месяц.

На основе информации, содержащейся в «Табеле учета использования рабочего времени», бухгалтерия начисляет сотрудникам заработную плату.