Документация, документооборот и порядок хранения в банке ОАО «ВТБ»

В банковской деятельности используются самые разные документы (директивные, юридические, плановые).

Документы, которые используются в учетно-операционной работе, относятся к особому виду банковских документов.

Учетно-операционные документы - это:

то, что является основанием для операции отражения в учете банка;

то, на основе чего совершаются бухгалтерские записи;

то, что подтверждает правильность совершенных операций и их отражения в учете.

В составе документов выделяют те, которые содержат эти записи (мемориальные документы), и те, которые раскрывают содержание этих записей, подтверждают их правильность и достоверность (первичные документы).

К числу мемориальных документов относятся расчетно-денежные документы, мемориальные документы, кассовые и внебалансовые ордера. Приложение 2.

Первичные документы - это акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность.

Первичные документы, как правило, прилагаются к мемориальным документам. В последних делается запись о прилагающихся первичных документах. В случае, если первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки.

Все мемориальные документы с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день, называются документами дня.

Совокупность мемориальных и первичных документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию.

Виды мемориальных банковских документов:

расчетные (поручения, требования, чеки, аккредитивы, платежные ордера, авизо, ордера-распоряжения кредитного отдела);

кассовые (объявления, денежные чеки, приходные, расходные ордера);

документы по внутрибанковским операциям (мемориальные ордера).

Расчетные, кассовые, кредитные и другие операции совершаются в банках и отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-денежных документов, оформленных в соответствии с установленными требованиями. Применение бланков не установленной формы или замена бланка одной формы другой формы может привести к неправильному отражению операций.

Совершение операций в кредитной организации может происходить на основании электронного платежного документа, а в случаях, установленных действующим законодательством и договором, - его бумажной копии, заверенной уполномоченным лицом. Электронные платежные документы должны содержать все реквизиты платежных документов, предусмотренные утвержденными форматами и нормативными актами Банка России. Бумажные копии электронных платежных документов, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организации и подписями ее работников. В электронных платежных документах должен быть обеспечен аналог собственноручной подписи клиента.

Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Требования к реквизитам документа содержатся в законе «О бухгалтерском учете».

Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:

дату документа (различается дата составления и дата исполнения документа: там, где не предполагается разрыв, - отметка, там, где предполагается разрыв, - отдельный реквизит);

номер документа;

наименование клиента (ИНН) и его банка (БИК);

наименование контрагента (ИНН) и его банка (БИК);

сумму (числом и прописью);

контировку - документы, служащие основанием для проводок, должны контироваться (иметь номера счетов по дебету и кредиту);

назначение платежа (содержание операции, а при необходимости - основание для ее совершения);

коды технической обработки;

подписи ответственных лиц клиента и оттиск его печати;

подписи работников банка, проверивших документ.

Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке. Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.

Порядок осуществления документооборота и его графики разрабатываются банком самостоятельно и утверждаются руководителем банка.

Документооборот по расчетам между банками в банках и расчетно-кассовых центрах организуется в соответствии с Положениями «Об организации межбанковских расчетов на территории Российской Федерации» и «Об организации расчетов между банками».