Резервное копирование и восстановление документов

12.1. Настоящие правила устанавливают порядок резервного копирования и восстановления документов, выполненных в электронном и бумажном виде. Документы, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

Возможными причинами потери информации могут быть:

•     возникновение аварийной ситуации, повлекшей за собой повреждение или утрату данных на бумажных или электронных носителях;

•     сбои и поломка компьютерных устройств;

•     сбои операционной системы и программного обеспечения;

•     непреднамеренное уничтожение информации в результате ошибки пользователей;

•     преднамеренное несанкционированное уничтожение информации;

•     при пожаре,  затоплении помещений в местах временного хранения, в архиве учреждения, а также краже имущества.

12.1.1. Ответственные лица за резервное копирование и восстановление документов назначаются приказом главного врача. Восстановление электронных данных осуществляет инженер-программист по запросу Руководителя ИЛЦ.

12.1.2. На рабочих местах ответственных лиц осуществляется сохранения резервной копии в формате PDF и/или JPEG в специально выделенных папках «Резервное копирование ИЛЦ» с именем файла «Имя__документа, дата копирования» (например, «Журнал регистрации проб (образцов), 13.01.20__»), и при помощи специализированного ПО Acronis True Image, FBackup, Cobian Backup 11 (Gravity) копируется 1 раз в неделю на разные сетевые и удаленные хранилища.

Резервному копированию подлежит информация следующих основных категорий согласно перечню:

•     Документы 1 уровня: Руководство по качеству ИЛЦ, Политика в области качества ИЛЦ, области аккредитации.

•     Документы 2 уровня: Документированные процедуры СМК ИЛЦ Филиала (ДП).

•     Документы 3 уровня: Стандартизированные операционные процедуры СМК на уровне структурных подразделений и лабораторий (СОП) 

•     Документы 4 уровня: Рабочие инструкции (РИ), функциональные обязанности (ФО), инструкции по технике безопасности (ИТБ)

•     Документы 5 уровня: Записи (документация по подтверждению качества; заявки, протоколы, акты и планы отбора проб (образцов), акты измерений, отчеты, рабочие журналы и т.д.) - формы/формуляры

Состав документов, подлежащих резервному копированию, определен Регистром документов СМК ИЛЦ. Регистр документов СМК ИЛЦ представляет собой систематизированный перечень документов. Перечень документов, подлежащий резервному копированию, составляется и утверждается приказом (Приложение Е, код формы: Ф.02.12.06.2019)

12.1.3. После проведения резервного копирования проводится проверка на возможность восстановления этих файлов, в случае необходимости. Хранение резервных копий в смарт-хранилище осуществляется в течении 3-х лет с момента внесения. По истечении трех лет хранения документов, записи по качеству изымаются из хранилища готовят к уничтожению. Акт уничтожения архивных документов (Приложение Г, код формы: Ф.02.12.04.2015) оформляется в 2 экземплярах, один экземпляр хранится у ответственного за архив ИЛЦ, второй – у ответственного за архив подразделения.

Для уничтожения записей создается комиссия в составе руководителя структурного подразделения ИЛЦ (чьи записи уничтожаются), сотрудника одноименного подразделения и ответственного за архив ИЛЦ.

Ответственным за хранение резервных копий является инженер-программист.

12.1.4. О выявленных попытках несанкционированного доступа к резервируемой информации, а также иных нарушениях, произошедших в процессе резервного копирования и доступе к резервируемым данным, сообщается Главному врачу служебной запиской в течение рабочего дня после обнаружения указанного события.

12.1.5. При установлении причин утраченных подлинников документов, в ИЛЦ назначается комиссия, в состав которой входят руководитель ИЛЦ, ответственный за качество, заведующий лаборатории, которые принимают меры по восстановлению этих документов. При утрате или порче бумажного документа ответственный сотрудник за хранение и восстановление распечатывает электронную копию документа, и комиссия подтверждает идентичность копии оригиналу.

12.1.6. Надпись, подтверждающая правильность восстановленного бумажного подлинника должна содержать «Восстановлено с копии. Верно (подпись, фамилия, дата)»

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Опись документов, сданных в архив

Код формы: Ф.02.12.01.2015

Дата «______»___________ г.

Подразделение____________

ПРИЛОЖЕНИЕ Б