Проведение аудита «на месте»

Проведение аудита осуществляется в сроки, установленные планом.

Руководитель проверяемого подразделения назначает лицо, ответственное за сопровождение аудиторов в процессе аудита.

В ходе работы аудитор должен получить достаточную и необходимую информацию и данные, которые позволяют сделать обоснованные выводы о функционировании процессов, выполнении документированных процедур и т.п.

Методы сбора информации включают:

- опрос персонала;

- анализ документов, устанавливающих требования к процессу;

- анализ записей;

- наблюдения за деятельностью, производственной средой и условиями в проверяемых подразделениях.

Вся информация, указывающая на возможность несоответствия, должна фиксироваться независимо от того, входит область выявленного несоответствия в план аудита или нет.

Аудиторы в обязательном порядке должны фиксировать сильные стороны подразделения с точки зрения соответствия ИСМ (интегрированная система менеджмента) критериям оценки.

Информация, полученная в ходе аудита, должна быть объективной и, при необходимости, подтверждена из других источников. Результаты опроса обобщаются аудитором и анализируются вместе с опрашиваемым лицом.

При необходимости руководитель группы по аудиту проводит с аудиторами промежуточные совещания, на которых он знакомится с предварительными результатами проверки.

Руководитель группы по аудиту и аудиторы анализируют полученную информацию, принимают решение об отражении её в отчете о результатах внутреннего аудита, классифицируют выявленные замечания по категориям несоответствий.

Все выявленные замечания, включая устраненные во время аудита, оформляются актами несоответствия или уведомления. На каждое несоответствие оформляется свой акт.

Акты несоответствий имеют сквозную нумерацию в течение года. Актам уведомлений присваиваются порядковые номера в рамках одного аудита.

В случае, если в подразделении выявлены замечания, связанные с ненадлежащим выполнением процедур со стороны другого подразделения, участвующего в процессе, то такие замечания в обязательном порядке отражаются в актах несоответствия или уведомления по проверяемому подразделению.

 

Проведение заключительного совещания

Заключительное совещание проводится не позднее, чем через 7 дней после окончания аудита.

На совещании руководитель группы по аудиту знакомит представителей проверяемых подразделений с результатами аудита, даёт необходимые пояснения.

Любые разногласия по наблюдениям и заключениям между аудиторам и представителями проверенных подразделений должны быть обсуждены и по возможности, разрешены. Если единое мнение не достигнуто, это должно быть отражено в протоколе совещания.

На совещании представителям проверенных подразделений передаются подписанные аудиторами оригиналы актов о несоответствии или уведомлении.

Результаты заключительного совещания оформляются протоколом произвольной формы, который подписывается руководителем группы по аудиту.

Оригинал протокола направляется в ОМК, копии - руководителям проверенных подразделений.

По просьбе проверяемого подразделения руководитель группы по аудиту и аудиторы могут дать свои рекомендации по проведению коррекций, корректирующих и предупреждающих действий.

 

Составление отчета о результатах аудита

В течение 7 дней после заключительного совещания руководитель группы по аудиту составляет отчёт о результатах аудита.

В выводах приводится информация, свидетельствующая о функционировании процессов ИСМ в проверенных подразделениях, а так же могут быть приведены рекомендации по улучшению деятельности, как отдельных подразделений, так и по реализации процессов в целом.

При необходимости аудиторы могут рекомендовать руководителям производств (служб) организовать проведение корректирующих и предупреждающих действий в целом по производству (службе), а не только в проверенных подразделениях.

Содержание отчёта обсуждается с рабочей группой по аудиту.

Ответственность за полноту, точность, достоверность данных и своевременность представления отчёта на согласование несёт руководитель группы по аудиту.