Глава 11. Порядок передачи документов

НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

 

172. Документы структурных подразделений Службы являются собственностью Калининградской области и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на государственное хранение в ГАКО как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

173. Для временного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение Служба образует архив.

174. Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает в себя проведение структурными подразделениями Службы экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

175. Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

176. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Службы путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

177. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

 На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

178. В каждом структурном подразделении Службы описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством инспектора хранилища документов. По этим описям документы передаются в архив.

 Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 19)в двух экземплярах. Первый экземпляр представляется в архив через год после завершения дел в делопроизводстве, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Службы.

179. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

2) порядок нумерации дел в описи - валовый;

3) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

4) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

5) графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

180. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта по установленной форме о выделении их к уничтожению (приложение № 20) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

181. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК. Согласованные с ЭК, акты утверждаются директором Службы только после утверждения ЭПМК описей дел постоянного хранения; только после этого структурное подразделение Службы имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

182. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Их передача производится только по описям дел.

183. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Службы и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

184. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с инспектором хранилища документов и утвержденному директором Службы.

185. В период подготовки дел структурным подразделением Службы к передаче в архив инспектором хранилища документов предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Службы.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения Службы обязаны устранить.

186. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. Вместе с делами в архив передаются базы данных системы «Дело». Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

187. В случае упразднения или реорганизации Службы сотрудник, ответственный за делопроизводство, в период проведения соответствующих мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

 

Директор Службы ГАСН

Калининградской области                                                      А. З. Цыбульский

 

 

Приложение № 1

СОГЛАСОВАНО

   

 

   

Вице-премьер Правительства                                      Вице-премьер Правительства

(реальный сектор)                                                           (социальный сектор)

личная подпись инициалы, фамилия  

личная подпись инициалы, фамилия

   

 

Руководитель Аппарата Правительства  

Полномочный представитель Губернатора Калининградской области в Калининградской областной Думе

личная подпись инициалы, фамилия  

личная подпись инициалы, фамилия

   

 

Министерство культуры  

Министерство экономики 

личная подпись инициалы, фамилия  

личная подпись инициалы, фамилия

   

 

Министерство образования  

Министерство финансов

личная подпись инициалы, фамилия  

личная подпись инициалы, фамилия

   

 

Министерство развития инфраструктуры  

Министерство по развитию террито­рий и взаимодействию с органами местного самоуправления

личная подпись инициалы, фамилия  

личная подпись инициалы, фамилия

   

 

Министерство ЖКХ и строительства  

Министерство сельского хозяйства и рыболовства

личная подпись инициалы, фамилия  

личная подпись инициалы, фамилия

   

 

Министерство здравоохранения  

Министерство социальной политики и труда

личная подпись инициалы, фамилия  

личная подпись инициалы, фамилия

    Административное управление  

Агентство по градостроению

личная подпись инициалы, фамилия  

личная подпись инициалы, фамилия

   

 

   

Конкурсное Агентство

   

личная подпись инициалы, фамилия

   

 

   

 

ВНЕСЕНО  

 

   

 

Министерство промышленности личная подпись инициалы, фамилия    

 

   

 

   

 

личная подпись юриста инициалы, фамилия    

 

   

 

инициалы, фамилия исполнителя 46 – 33 – 67  

 

 

Приложение № 2

СОГЛАСОВАНО

 

 

 

 

 

Вице-премьеры Правительства                                          

 

 

личная подпись инициалы, фамилия

 

 

 

 

личная подпись инициалы, фамилия