Хранение документов ликвидируемой организации

Порядок хранения документов от организаций, ликвидируемых в процессе самоликвидации и банкротства на государственное и муниципальное хранение, в том числе документов по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности организаций, определяется:

4. Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ;

5. Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)» от 26.10.2002 №127-ФЗ (ред. от 06.12.2011);

6. Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 05.09.1985 №263;

7. Основными правилами работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива, от 06 февраля 2002 года.

При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами [Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ].

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.

При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Конкурсный управляющий обязан передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Ликвидационная комиссия обрабатывает и упорядочивает документарную базу организации, составляет опись-перечень всех документов с указанием их общих данных, сроков хранения (временного и постоянного) и подписывает акт приема-передачи установленного образца.

Ввиду вступления в действие в 2011 году «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 следует учитывать новые сроки хранения документов. При этом порядок исчисления срока хранения остался неизменным и производится стандартно - с 1 января следующего за окончанием делопроизводства года.

Постоянному хранению при ликвидации предприятия подлежат:

8. Книги учета доходов и расходов при ликвидации ИП и организаций, использовавших упрощенную систему налогообложения;

9. Свидетельства о постановке на учет;

10.Полисы страхования гражданской ответственности, выданные для опасных производственных объектов;

11.Финансово-бухгалтерская отчетность, сформированная по международным стандартам данных систем;

12.Акты о передаче прав на недвижимое имущество, а также документы по сделкам и залогу с ним;

13.Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности.

Увеличены сроки на хранение для следующих категорий дел:

· Табели учета рабочего времени и трудовые графики хранятся согласно новому Перечню не 1 год, а 5 лет;

· Документация об аттестации рабочих мест, включая протоколы и решения - 45 вместо 5 лет;

· Срок хранения книг учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним увеличен до 75 лет (ранее 50 лет);

· Справки о заработной плате, журналы и расчетные ведомости должны содержаться в архиве 5 лет (ранее 3 года);

· Подлинники невостребованных личных документов сотрудников содержаться в архиве в течение 75 лет (ранее 50 лет).

Однако для аналитической документации продолжительность архивного хранения уменьшена: годовая бухгалтерская (бюджетная) отчетность - до 5 лет (ранее постоянно), счета-фактуры - до 4 лет (ранее 5 лет).

В остальных категориях документов, согласно регламенту нового Перечня, сроки содержания в архиве остались неизменными.

Классификация и архивирование документов предприятия может производиться как уполномоченной ликвидационной комиссией, так и специализированными архивными организациями, с которыми заключается договор на хранение.

Архивное хранение документов с установленным сроком уничтожения может быть передано по решению ликвидационной комиссии непосредственно учредителю компании, что оформляется соответствующим распоряжением и актом приема-передачи [«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558].

Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии - вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.

В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору [Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 №263].

Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив - при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним - на платной основе.