Информационные технологии функциональной обработки информации

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оно имеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

·   формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

·   обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

·   своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Система электронного документооборота(СЭД) - это организационно-техническая система, в основу которой положен специально разработанный программный продукт. СЭД - это система с помощью которой сопровождается процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

• регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);

• электронный архив документов;

• согласование и утверждение ОРД;

• контроль исполнения документов и поручений;

• автоматизация договорного процесса;

• управлении библиотекой книг (book management <http://www.alfaebooks.com/>);

• библиотека регламентов управленческих процедур;

• оформление командировок;

• организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений;

• система контроля выполнения должностных инструкций.      

Внедрение системы электронного документооборота это осмысленный и значимый шаг направленный на повышение конкурентоспособности компании, руководство которой приняло решение о выборе и внедрении СЭД.

Внедрение СЭД позволяет компаниям существенно упростить трудности, которые связаны с поиском, доступом и хранением информации и документов, и избежать большинство проблем, возникающих в процессе использования классического «бумажного» документооборота.

Основные задачи внедрения СЭД:

1. эффективное управление документопотоками на предприятии;

2. централизованное хранение документов;

.   усиление контроля исполнения работ по документам и поручениям от руководства подчиненным;

.   повышение продуктивности работы рядовых сотрудников;

.   упрощение процедуры доступа к информации и обеспечения руководящего персонала данными для принятия важных решений;

.   информационная безопасность предприятия.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.