Фонды — учёт, хранение, комплектование и использование музейных фондов.

Музейные предметы и музейные коллекции являются основой знаний, компетенций, социальной интеграции и ценности музеев для общества.

3.1. Учёт.

Учёт музейных предметов и музейных коллекций ведётся в соответствии с Внутримузейной инструкцией. С 2003 года начала формироваться электронная база данных «Музейные фонды».

34972  музейных предметов внесены в автоматизированную музейную систему. Из них 18114  имеют цифровые изображения.

В 2019 году приобретена программа «1С:Музей» для комплексной автоматизации музейной деятельности. На 01.10.2019 г. в Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации зарегистрировано 6066 предметов. В 2019 году прирост составил 2557 предметов.

Ведётся работа по регистрации музейных предметов в Государственном каталоге Музейного фонда РФ.

Автоматизация музейной деятельности предполагает подготовку и переподготовку музейных специалистов в области информационных технологий. Только 30% хранителей фондов музея на сегодняшний день обучены работе с компьютерными программами. Тормозит работу по цифровизации музейных фондов слабая материально-техническая база, отсутствие сетевого хранилища.

3.2. Хранение.

Фондохранилища музея находятся в нескольких зданиях и занимают площадь 745,1 м². Некоторый их рост возможен после переезда экспозиции истории города из здания по улице Свердлова,49а в основное здание музея по улице Свердлова, 68 после завершения его капитального ремонта.

В зданиях музея установлены системы охранной и противопожарной сигнализации, но нет помещений, отвечающих требованиям температурно-влажностного, светового и биологического режимов хранения, предъявляемым к фондохранилищам.

Следует отметить, что главное здание музея после ремонта будет оборудовано системами, поддерживающими нормативные условия хранения и экспонирования музейных предметов и музейных коллекций.

В силу нехватки площадей под хранение фондов, а также оснащения их специальным оборудованием для различных групп предметов. музей осуществляет их смешанное хранение

Остро ощущается проблема нагрузки на одного музейного хранителя (в 2018 г. это в среднем более 9000 единиц хранения по всем фондам, в том числе более 2500 единиц хранения по основному фонду).

3.3. Комплектование.

Комплектование является важным направлением деятельности музея. Пополнение музейного фонда имеет непрерывный характер в соответствии с планом комплектования.

При формировании музейного собрания используются следующие методы комплектования: 

- систематическое комплектование позволяет пополнять музейные коллекции однотипными предметами.

- тематическое комплектование даёт возможность пополнить фонд разнотипными предметами музейного значения, отражающими конкретную тему. В настоящее время определена 21 тема комплектования.

Основными источниками комплектования фондов музея являются безвозмездная передача и дарение предметов. Отсутствие финансирования с 2016 года не позволяет использовать такие формы комплектования, как закуп; научные экспедиции; командировки.

Перспективы научно-фондовой работы.

Исходя из вышеизложенного, основными направлениями развития фондов музея на ближайшую перспективу до 2030 года представляются следующие:

1. Создание единого музейного информационного пространства на основе автоматизированной системы «1С: Музей».

2. Осуществление в установленном порядке учёта, инвентаризации, хранения музейных фондов.

3. Комплектование музейных фондов предметами и коллекциями, в том числе, за счёт бюджетных и внебюджетных средств.

4. Расширение и развитие научно-исследовательской деятельности.

5. Технологическое решение формирования цифровых коллекций.

6. Создание визуального архива выставок.

7. Интеграция в единое российское информационное пространство через оцифровывание музейных фондов.

8. Увеличение площадей фондохранения за счёт перераспределения имеющихся административных, хозяйственных, экспозиционных помещений.

9. Приобретение и установка современного фондового оборудования, приборов климат-контроля.

10.  Обновление материально-технической базы.

 11. Разработка и осуществление мероприятий по консервации и реставрации музейных предметов.

12. Создание на базе открытого хранения своеобразного эксплораториума, демонстрирующего имеющиеся в музее действующие образцы технических, образовательных, развлекательных и других устройств из недавнего прошлого, а также предметы инновационных направлений деятельности современных предприятий.

13. Разработка вопросов создания электронной Музейной библиотеки на базе Коллекции редких книг.