Хранение денежных документов в кассе организации.

       К денежным документам относят, например, почтовые марки, марки государственные пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и т. д. Они хранятся в кассе организации.

       Наличные и движение денежных документов отражается на субсчете «Денежные документы» к синтетическому счету 50 «Касса».

       Денежные документы учитывают по номинальной стоимости. Аналитический учет ведут по их видам.

Порядок учета денежных документов:

Пример:

Генеральный директор ООО «Элегия» в сентябре 2001г. принял решение о направлении коммерческого директора в командировку для заключения договора поставки.

Командировка назначена на октябрь.

В сентябре был приобретен билет для проезда железнодорожным транспортом стоимостью 1890 руб. (с учетом налога с продаж (5%) – 90 руб., НДС (20%) – 300 руб.).

Фактически поездка коммерческого директора приходится на октябрь, что подтверждено командировочным удостоверением и отчетом о командировке. Общая сумма расходов на командировку составила 3000 руб.

В бухгалтерском учете ООО «Элегия» должны быть оформлены следующие проводки.

В сентябре:

Дебет 50 субсчет «Денежные документы»

Кредит 50 субсчет «Касса организации»

- 1890 руб. – учтена стоимость заранее приобретенного билета по номинальной стоимости.

В октябре:

Дебет 71

Кредит 50 субсчет «Касса организации»

- 1110 руб. (3000 - 1890) – выдано по расходному кассовому ордеру под отчет на командировочные расходы;

Дебет 26

Кредит 71

- 1110 руб. – отражены командировочные расходы;

Дебет 26

Кредит 50 субсчет «Денежные документы»

                   - 1590 руб. (1890 – 300) – списана на затраты организации стоимость проездного документа (без учета НДС);

Дебет 19

Кредит 50 субсчет «Денежные документы»

                   - 300 руб. – учтен НДС по железнодорожному билету;

Дебет 68 субсчет «Расчет с бюджетом по НДС»

Кредит 19

                   - 300 руб. – принят к вычету НДС по железнодорожному билету.

Ревизия кассы.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

После издания приказа о назначении кассира, руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. После этого с ним заключается  договор о полной материальной ответственности.

В сроки, установленные письменным распоряжением руководителя предприятия, а также при смене кассира производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежных знаков и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Инвентаризация кассы проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия в кассе денег, разных ценностей и документов путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся до сведения руководителя. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного лица.

При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается сумма и обстоятельства возникновения. Наличные, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации, при этом производится следующая запись.

Дебет 50 «Касса организации»

Кредит 91 субсчет «Прочие доходы»

- отражен в составе внереализованных доходов излишек денежных средств в кассе

При обнаружении недостачи производится запись по дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей».

  Дебет 94

Кредит 50 субсчет «Касса организации»

– учтена недостача денег в кассе

Потом в бухгалтерском учете эти суммы списываются на материально ответственное лицо.

Дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94

- отнесена сумма недостачи за счет виновного лица

Выполнение предприятиями всех требований Порядка ведения кассовых операций контролируют банки, в которых обслуживаются предприятия. Соблюдение условий работы с наличностью физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, контролируется налоговыми органами.