Вопрос 16 – Официальный каталог выставки

Реклама – это вид деятельности по созданию и передаче рекламных сообщений на товарный рынок и рынок услуг, часто именуемый рекламным делом. Информационно-рекламная кампания имеет огромное значение для выставочного мероприятия. Если в ней все четко отлажено и каждое действие расписано, можно рассчитывать на успех и заполучить на выставочное мероприятие нужное количество участников и посетителей. Для информационного обслуживания экспонентов и посетителей составляются каталоги выставки на предстоящий год. Нужная и полная информация о предстоящей выставке – это именно то, что экспоненты и посетители ждут от каталога.

1. Каталог – это неотъемлемая часть выставки. Если выставка имеет статус международной, то каталог должен быть двуязычным.

2. Каталог – полноценный выставочный инструмент, несущий информационную нагрузку.

3. Дизайн каталога должен соответствовать тематике выставки.

4. Каталогами должны быть обеспечены выставочные мероприятия во весь период работы выставки.

5. Каталог должен отражать все то, что от него ждут экспоненты и посетители.

Организация церемонии открытия выставки

Открытие выставки – ответственный момент. Как правило, открытие выставки проходит в торжественной обстановке. До открытия выставки рассылаются красочные пригласительные билеты. Приглашается симфонический или духовой оркестр. Следует обратить, что время торжественной части ограничивается одним часом:

Торжественная речь официального лица;

Принято разрезать ленточку, условно обозначающую вход на выставку;

Директор выставки приглашает гостей ознакомиться с экспозициями.

С этого момента выставка начинает функционировать в утвержденном рабочем режиме.

Мероприятия, намечаемые и реализуемые после выставки.

Тщательный анализ результатов проведенной выставки, залог успешного развития. Завершение работы выставки определяется церемонией ее официального закрытия. Программа церемонии закрытия выставки обычно состоит из трех пунктов:

Выступление председателя оргкомитета с объявлением предварительных результатов выставки и приглашением участников принять участие в следующей выставке.

Награждение участников выставки.

Объявление о закрытии выставки, порядке демонтажа экспозиций и вывозе выставочных грузов с ее территории.

Основные направления работ в послевыставочный период

Работа после выставки позволяет оценить достижения, индивидуальные и групповые успехи или негативные итоги проделанной работы. Это в свою очередь позволяет принять решение о дальнейшем участии компании в выставках. Анализ результатов помогает поразмыслить, как исправить допущенные ошибки и неудачи в будущем. Типичная ошибка, которую совершают участники выставки, игнорирование установленных контактов и отсутствие планов дальнейшей работы. Довольно часто собранная информация передается в отдел сбыта, там теряется или забывается. Соответственно, о высоких результатах работы на выставке при таком подходе говорить не приходится. Если высшее руководство уделяет вопросам маркетинга серьезное внимание, то последующий процесс развивается так: после выставки по приобретенным на ней контактам начинаются встречи с клиентами, проводятся переговоры, происходит подписание контрактов и реальные продажи.

Очень важно правильно расставить приоритеты среди клиентов. Известно, что 20% покупателей приносят 80% прибыли, отсюда целесообразно в первую очередь расставить приоритеты для клиентов.

В отчете о работе выставки оцениваются результаты, которые произошли за период выставки. Цель комплексного анализа деятельности всего персонала и вложенных средств – не только оценить эффективность от участия в данной выставке, но и сравнить со всеми предыдущими выставочными проектами. Послевыставочная деятельность является важной и завершающей составляющей всего проекта. При правильном подходе подготовка и участие в выставке позволяют ярко выявить слабые и сильные места во всей деятельности фирмы. Результаты, полученные в отчетах, помогут оценить деятельность персонала и наметить новые цели работы фирмы на последующий период.