Классификационная схема документов

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

1. Документы по общим административным вопросам (вопросам общего руководства организацией и его предпринимательской деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

2. Документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, функциональных подразделений.

Все документы также подразделяются на следующие классификационные группы:

· По способу документирования;

· По сфере использования (сфера деятельности);

· По наименованию;

· По содержанию; по характеру содержания;

· По месту составления;

· По грифу ограничения доступа (степени гласности);

· По происхождению;

· По юридической силе;

· По форме изложения (степени унификации);

· По срокам исполнения;

· По степени обязательности.

Внутри каждой группы документы классифицируются по видам.

По способу документирования различают документы:

- Рукописные;

- Машинописные;

- Электронные;

- Графические;

- Кино- и фотодокументы

- Типографские.

По сфере использования различают:

- Организационно-распорядительные

= организационно-нормативные

= распорядительные

= СИД (справочно-информационные документы)

= документы по личному составу

= обращения граждан

- Финансово-бухгалтерские;

- Научно-технические;

- Документы по труду;

- Отчетно-статистические.

- Снабженческо-сбытовые документы

- Юридические документы

По количеству отраженных вопросов (по содержанию) различают

- простые (документы, посвященные одному вопросу)

- сложные документы.

По характеру содержания:

- Первичные (содержащие исходную информацию);

- Вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

По месту составления:

- Внутренние (разработанные и используемые внутри организации);

- Входящие (поступившие в организацию);

- Исходящие (отправляемые из организации).

По грифу ограничения доступа (степени гласности):

- Открытые (несекретные документы);

- С грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):

1. «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);

2.  «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);

3. «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

4. «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

По происхождению различают:

- официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);

- личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

По юридической силе (по степени подлинности - Подлинные=Подложные=Черновики=Копии):

- оригиналы и подлинники (первые или единственные экземпляры официальные документов, подписанные автором); Оригинал - документ, созданный в первый раз.

- копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

- отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

- заверение копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

- выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);

- дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) – выдаются при утере или уничтожения подлинника.

По форме изложения (степени унификации):

- индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме);

- трафаретные (когда структура и часть содержания документа за ранее подготовлены, а другая часть составляется при его составлении);

-  типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления – например, типовой технологический процесс);

- примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

- унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему унификации).

По срокам исполнения различают:

- срочные (с указанием сроков исполнения документов);

- несрочные.

По срокам хранения различают:

- временного хранения (до 10 лет);

- долговременного хранения (свыше 10 лет);

- постоянного хранения.

По степени обязательности:

- информационные (содержащие сведения и факты)

- директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

По назначению

-Документ как средство передачи информации на расстоянии (служебное письмо).

- Документ как средство фиксирования фактов (отчеты, протоколы, акты)

По наименованию  - Существует множество видов.

Все документы делятся на РЕГИСТРИРУЕМЫЕ и НЕРЕГИСТРИРУЕМЫЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Документы для выполнения работы № 2 (задание 1.1)

ПРИЛОЖЕНИЕ 4