Основные функциональные системы документации в Российской Федерации

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в ней информации – массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной системы. Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему. Эта система состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим. Такая системная классификация документированной информации, базирующаяся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации. В основе классификационных систем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой документации в Российской Федерации определение понятия «система документации» стандартизировано. Согласно ГОСТ Р 51141-98, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению». В самом общем виде всё многообразие систем документации можно разделить на два основных типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные). Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизмененными в течение длительного времени. К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:

● Система организационно-распорядительной документации

● Система плановой документации

● Первичная учетная документация

● Отчетно-статистическая

● Документация по труду

● Система бухгалтерской документации

● Система финансовой и расчетно-денежной документации

● Система статистической и ведомственной отчетности и др.

В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений. Это системы:

● По оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функционирует в настоящее время Проектно-конструкторской документации

● Документации оперативного управления

● Медицинской

● Учебной и др.

более 40 крупных функциональных систем документации.

Система организационно-распорядительной документации (ОРД)

Это одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.

Система организационно-распорядительной документации состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

1. система организационной (или организационно-правовой) документации

2. система распорядительной документации.

Подсистема организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.

К организационно-правовым относятся такие виды документов, как:

1. устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);

2. положение об организации;

3. штатное распивание;

4. должностные инструкции, а также некоторые другие.

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.

Система плановой документации фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а также график, смета расходов и некоторые другие.