Изучение базы данных ACCESS с помощью пошаговых инструкций.

Изучение базы данных ACCESS с помощью пошаговых инструкций.

Создание базы данных Access

1. Загрузить на выполнение базу данных Access.
2. Создать в свей папке новую базу данных и присвоить ей имя Клиника. mdb.
3. Познакомиться со структурой основного окна базы данных. Обратить внимание на следующие элементы:

ü Ярлыки объектов (Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули);

ü Кнопки управления объектами (Открыть, Конструктор, Создать).

1. Назначение объектов:

ü Таблицы – объект хранения данных. База данных может содержать несколько таблиц, таблицы могут быть связаны между собой для организации эффективного хранения информации.

ü Запросы – объект, с помощью которого осуществляется выборка из таблиц необходимых данных.

ü Формы – позволяют реализовывать 2 функции:

§ Служат для представления данных в удобном для просмотра и анализа виде;

§ Являются основой для программного управления базой данных. Позволяют встраивать элементы управления (текстовые поля, кнопки, флажки и т.п.) и использовать программную поддержку на языке Visual Basic.

ü Отчеты – объект, позволяющий готовить отобранные из базы данные для вывода на принтер с широким набором возможностей, включая построение диаграмм и графиков.

ü Макросы – объект, позволяющий управлять базой данных с помощью последовательности команд. В простых случаях заменяет программирование.

ü Модули – объект, содержащий программы на языке Visual Basic for Applications (VBA), управляющие работой базы данных.

1. Кнопки управления объектами:

ü Открыть – открывает объект для работы;

ü Конструктор – открывает объект в режиме конструктора, что дает возможность вносить изменения в его структуру;

ü Создать – открывает конструктор для создания нового объекта.

Создание таблиц

1. Переключиться на вкладку Таблица.
2. Щелкнуть по кнопке Создать. При этом откроется конструктор таблиц, который служит для создания табличной структуры. Он имеет вид таблицы, состоящей из 3 столбцов:

ü Имя поля – название столбца создаваемой таблицы;

ü Тип данных – определяет тип данных, которые должны находиться в этом поле;

ü Комментарий – необязательное поле, в котором может располагаться поясняющий текст к данному столбцу таблицы. При работе с таблицей комментарий выводится в строке состояния.

1. Типы данных, поддерживаемых Access:

ü Текст – текстовые данные размером не более 255 символов.

ü Поле МЕМО – текстовые данные большого объема размером до 65535 символов.

ü Числовой – числовые данные различных форматов, основные из них:

§ Байт – целое положительное число в диапазоне от 0 до 255;

§ Целое – целое число в диапазоне от –32768 до + 32767;

§ Длинное целое - целое число в диапазоне

от –2 147 483 648 до +2 147 483 647;

§ Одинарное с плавающей точкой – число в пределах от -3.402823E38 до
-1.401298E-45 для отрицательных чисел и от
1.401298E-45 до 3.402823E38 для положительных.;

§ Двойное с плавающей точкой – число в пределах от

-1.79769313486231E308 до -4.94065645841247E-324 для отрицательных чисел и от 1.79769313486231E308 до 4.94065645841247E-324 для положительных.

ü Дата/время – специальные форматы для обозначения даты и времени. Наиболее часто используется краткий формат даты, представляемый в виде 12.09.2006 (число, месяц, год).

ü Денежный – формат представления денежных величин. Обозначение используемой валюты зависит от настроек операционной системы.

ü Счетчик – специальный формат представления целых чисел. При вводе данных в таблицу поле счетчика заполняется автоматически. Используется для ключевых полей.

ü Логический – данные этого формата могут принимать только 2 значения – Истина или Ложь (допустимые варианты Да/Нет, Вкл/Выкл). Может использоваться, например, для характеристики заболеваемости пациента – Заболел/Не заболел, Госпитализирован/Не госпитализирован, Жив/Умер.

ü Поле объекта OLE – тип данных, допускающий размещение в поле таблицы документов, подготовленных в других программных продуктах, например, текстовый документ Word, рабочая книга электронной таблицы Excel или документы других программ, поддерживающих технологию OLE (технологию взаимного обмена данными).

1. Создать структуру таблицы со следующими полями:

§ Ключ Пациенты

§ Фамилия И О

§ Дата рождения

§ Пол

§ Место жительства

ü Поле Ключ Пациенты сделать ключевым (щелкнуть по кнопке с изображением ключа на панели инструментов) и присвоить ему тип данных Счетчик.

ü Типы данных остальных полей задать по смыслу содержащейся в них информации. Здесь и далее для полей типа Дата/Время установить краткий формат даты. Для этого в разделе Свойства поля щелкнуть по строке Формат поля и выбрать из выпадающего списка нужный формат.

1. Присвоить таблице имя Пациенты. Для этого закрыть конструктор таблицы (Файл/Закрыть), после чего появится диалоговое окно с запросом на имя таблицы.
2. Создать еще одну таблицу с именем Госпитализация со следующими полями:

§ Ключ Госпитализация

§ Связь Пациенты

§ Дата поступления

§ Диагноз

§ Дата выписки

§ Врач

ü Поле Ключ Госпитализация сделать ключевым.

ü Обе таблицы будут связаны друг с другом с помощью полей Ключ Пациенты и Связь Пациенты. Тип связи будет установлен один-ко-многим, что в данном случае означает, что одной записи в таблице Пациенты может соответствовать несколько записей в таблице Госпитализация. Другими словами, каждый пациент может быть госпитализирован несколько раз. Для нормального  Поэтому типы и форматы данных обоих полей должны в точности совпадать.

1. Открыть таблицу Пациенты и заполнить 6 записей (строк таблицы) произвольными, но разумными данными, соблюдая следующие условия:

ü Числа в ключевом поле Код пациента не должны повторяться. Чтобы не создавать лишние трудности при создании межтабличных связей, лучше всего использовать последовательные числа, начиная с 1.

ü Фамилии двух пациентов должны начинаться на одну букву.

ü В качестве места жительства указать 3 различных города (т.е. города в некоторых записях должны повторяться).

Изучение базы данных ACCESS с помощью пошаговых инструкций.

Создание базы данных Access

1. Загрузить на выполнение базу данных Access.
2. Создать в свей папке новую базу данных и присвоить ей имя Клиника. mdb.
3. Познакомиться со структурой основного окна базы данных. Обратить внимание на следующие элементы:

ü Ярлыки объектов (Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули);

ü Кнопки управления объектами (Открыть, Конструктор, Создать).

1. Назначение объектов:

ü Таблицы – объект хранения данных. База данных может содержать несколько таблиц, таблицы могут быть связаны между собой для организации эффективного хранения информации.

ü Запросы – объект, с помощью которого осуществляется выборка из таблиц необходимых данных.

ü Формы – позволяют реализовывать 2 функции:

§ Служат для представления данных в удобном для просмотра и анализа виде;

§ Являются основой для программного управления базой данных. Позволяют встраивать элементы управления (текстовые поля, кнопки, флажки и т.п.) и использовать программную поддержку на языке Visual Basic.

ü Отчеты – объект, позволяющий готовить отобранные из базы данные для вывода на принтер с широким набором возможностей, включая построение диаграмм и графиков.

ü Макросы – объект, позволяющий управлять базой данных с помощью последовательности команд. В простых случаях заменяет программирование.

ü Модули – объект, содержащий программы на языке Visual Basic for Applications (VBA), управляющие работой базы данных.

1. Кнопки управления объектами:

ü Открыть – открывает объект для работы;

ü Конструктор – открывает объект в режиме конструктора, что дает возможность вносить изменения в его структуру;

ü Создать – открывает конструктор для создания нового объекта.

Создание таблиц

1. Переключиться на вкладку Таблица.
2. Щелкнуть по кнопке Создать. При этом откроется конструктор таблиц, который служит для создания табличной структуры. Он имеет вид таблицы, состоящей из 3 столбцов:

ü Имя поля – название столбца создаваемой таблицы;

ü Тип данных – определяет тип данных, которые должны находиться в этом поле;

ü Комментарий – необязательное поле, в котором может располагаться поясняющий текст к данному столбцу таблицы. При работе с таблицей комментарий выводится в строке состояния.

1. Типы данных, поддерживаемых Access:

ü Текст – текстовые данные размером не более 255 символов.

ü Поле МЕМО – текстовые данные большого объема размером до 65535 символов.

ü Числовой – числовые данные различных форматов, основные из них:

§ Байт – целое положительное число в диапазоне от 0 до 255;

§ Целое – целое число в диапазоне от –32768 до + 32767;

§ Длинное целое - целое число в диапазоне

от –2 147 483 648 до +2 147 483 647;

§ Одинарное с плавающей точкой – число в пределах от -3.402823E38 до
-1.401298E-45 для отрицательных чисел и от
1.401298E-45 до 3.402823E38 для положительных.;

§ Двойное с плавающей точкой – число в пределах от

-1.79769313486231E308 до -4.94065645841247E-324 для отрицательных чисел и от 1.79769313486231E308 до 4.94065645841247E-324 для положительных.

ü Дата/время – специальные форматы для обозначения даты и времени. Наиболее часто используется краткий формат даты, представляемый в виде 12.09.2006 (число, месяц, год).

ü Денежный – формат представления денежных величин. Обозначение используемой валюты зависит от настроек операционной системы.

ü Счетчик – специальный формат представления целых чисел. При вводе данных в таблицу поле счетчика заполняется автоматически. Используется для ключевых полей.

ü Логический – данные этого формата могут принимать только 2 значения – Истина или Ложь (допустимые варианты Да/Нет, Вкл/Выкл). Может использоваться, например, для характеристики заболеваемости пациента – Заболел/Не заболел, Госпитализирован/Не госпитализирован, Жив/Умер.

ü Поле объекта OLE – тип данных, допускающий размещение в поле таблицы документов, подготовленных в других программных продуктах, например, текстовый документ Word, рабочая книга электронной таблицы Excel или документы других программ, поддерживающих технологию OLE (технологию взаимного обмена данными).

1. Создать структуру таблицы со следующими полями:

§ Ключ Пациенты

§ Фамилия И О

§ Дата рождения

§ Пол

§ Место жительства

ü Поле Ключ Пациенты сделать ключевым (щелкнуть по кнопке с изображением ключа на панели инструментов) и присвоить ему тип данных Счетчик.

ü Типы данных остальных полей задать по смыслу содержащейся в них информации. Здесь и далее для полей типа Дата/Время установить краткий формат даты. Для этого в разделе Свойства поля щелкнуть по строке Формат поля и выбрать из выпадающего списка нужный формат.

1. Присвоить таблице имя Пациенты. Для этого закрыть конструктор таблицы (Файл/Закрыть), после чего появится диалоговое окно с запросом на имя таблицы.
2. Создать еще одну таблицу с именем Госпитализация со следующими полями:

§ Ключ Госпитализация

§ Связь Пациенты

§ Дата поступления

§ Диагноз

§ Дата выписки

§ Врач

ü Поле Ключ Госпитализация сделать ключевым.

ü Обе таблицы будут связаны друг с другом с помощью полей Ключ Пациенты и Связь Пациенты. Тип связи будет установлен один-ко-многим, что в данном случае означает, что одной записи в таблице Пациенты может соответствовать несколько записей в таблице Госпитализация. Другими словами, каждый пациент может быть госпитализирован несколько раз. Для нормального  Поэтому типы и форматы данных обоих полей должны в точности совпадать.

1. Открыть таблицу Пациенты и заполнить 6 записей (строк таблицы) произвольными, но разумными данными, соблюдая следующие условия:

ü Числа в ключевом поле Код пациента не должны повторяться. Чтобы не создавать лишние трудности при создании межтабличных связей, лучше всего использовать последовательные числа, начиная с 1.

ü Фамилии двух пациентов должны начинаться на одну букву.

ü В качестве места жительства указать 3 различных города (т.е. города в некоторых записях должны повторяться).