Создание запросов, форм, отчетов

Создание и использование запросов

Запрос в системе Access используются для поиска в одной или нескольких таблицах и выдаче на экран данных, которые отвечают условию, определенному пользователем. Они также используются как источники данных для форм и отчетов.

В Access предусмотрены 15 типов запросов, которые можно распределить на пять основных категорий:

Запрос на выборку. Это наиболее распространенный тип запроса. Выбирает данные из одной или нескольких таблиц и результаты отображает в режиме таблицы. Кроме того, используется для группировки записей, а также для вычисления сумм, средних значений, подсчета количества записей и расчета итоговых значений других типов. Запрос на выборку является стандартным типом запроса, на основе которого построено много других типов запросов. Он также называется простым запросом;

Запрос с параметрами. Это запрос, при запуске которого открывается диалоговое окно с приглашением ввести соответствующие условия выбора записей или значения для ввода в поле;

Перекрестный запрос. Отображает результаты статистических расчетов в виде матрицы, поскольку в таком виде удобнее выполнять сравнительный анализ полученных данных;

SQL. Этот запрос создан с помощью инструкций языка структурированных запросов SQL.

Запрос на изменение. Это запрос, который дает возможность, выполнив одну операцию, внести изменения в многие записи. Существует четыре основных типа запросов на изменения: на создание таблицы; на удаление записей; на добавление записей; на обновление записей.

Чтобы упростить создание запросов, можно воспользоваться помощью Мастера запросов.

Создание и использование форм

Формы также являются одним из основных средств просмотра и ввода информации в базу данных. Формы предоставляют большую гибкость при вводе данных сравнительно со строками и столбцами. Пользователь имеет возможность не только размещать вычисляемые поля в форме, но и добавлять правила проверки корректности ввода и элементы управления.

В Access предусмотрены три основных способа создания форм: в режиме конструктор, путем создания автоформы и с помощью Мастера форм. Быстрее всего создаются автоформы, которые содержат по одному полю, флажку или полю со списком. Формы с использованием данных из нескольких таблиц или запросов создаются либо в режиме конструктора форм, либо с помощью Мастера форм.

После создания формы можно начать ввод данных. Введя информацию в последнее поле, при нажатии клавиши Tab или Enter данные этой формы будут сохранены на диске, а на экране появится новая пустая форма.

Получение отчетов

Отчеты обеспечивают самый гибкий способ просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также разместить диаграммы и рисунки. Большинство сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, которые являются источником данных для отчета.

В Access предусмотрены три основных способа создания отчетов: автоматический, с помощью Мастера отчетов и самостоятельный.

Автоотчет является средством создания отчета, в котором выводятся все поля и записи из базовой таблицы или запроса. Хотя использование автоотчета – это самый быстрый способ создания отчета, нужно серьезно контролировать этот процесс. Для создания автоотчета следует щелкнуть кнопку Создать вкладчики Отчеты окна базы данных, а затем выбрать один из двух вариантов:

Автоотчет: в столбец – каждое поле образует отдельную строку с заглавием по левому краю;

Автоотчет: ленточный – поля каждой записи образуют отдельную строка. Заглавия печатаются сверху на каждой странице.

Мастер отчетов упрощает процесс расположения полей, ставя ряд вопросов о типе создаваемого отчета, а также автоматически создавая макет отчета. Этот режим полезен даже для опытного пользователя, поскольку дает возможность быстро разработать макет, что служит основой создаваемого отчета. При самостоятельном создании отчета значительно сложнее предоставить ему такой привлекательный вид, который имеют автоматически созданные отчеты.